Ugostiteljstvo i hoteli

Dobavljač stigne svaki dan u svaki lokal, otpremnica ostane u kuhinji, a knjigovođa do petog traži fakture.

Šef smene slika otpremnicu telefonom u fasciklu lokala, Arhivix je pročita, a fakture, otpremnice i fiskalni računi idu knjigovođi po pravilu koje podesite jednom.

Isprobajte besplatan paket Zatražite ponudu

Bez kartice.

Problemi koje poznajete.

Otpremnica ostane u kuhinji, a knjigovođa čeka.

Knjiženje kasni, menadžer na kraju meseca skuplja papire po lokalima, a izgubljena otpremnica više ne potvrđuje fakturu.

otpremnica_0388.jpg Potvrđeno

Fascikla Lokal Centar / Otpremnice
Predlog otpremnica 0388, Pekara Zrno

Podeljeno sa knjigovođom po pravilu lokala

Arhivix danas: Šef smene slika otpremnicu telefonom u fasciklu lokala, Arhivix predloži broj i dobavljača, a automacija je podeli sa knjigovođom. Odobrene ulazne e-⁠fakture knjigovođi šalje modul Slanje knjigovođi, pojedinačno ili zbirno po rasporedu.
Propis: Alkoholna pića i kafa su akcizni proizvodi, pa njihove isporuke od 1. januara 2026. idu uz e-⁠otpremnicu (Zakon o elektronskim otpremnicama, Sl. glasnik RS 94/2024).

Šef kuhinje kupi namirnice u marketu, a fiskalni račun ostane u jakni do kraja meseca.

Trošak bez računa knjigovođa ne može da proknjiži, a mesec se zatvara bez njega.

fiskalni_0571.jpg Arhivirano

Prodavac Market Centar d.o.o.
Iznos 3.480,00 RSD

Slanje knjigovođi: zbirno, svakog petka

Arhivix danas: Šef kuhinje slika račun telefonom još na kasi: aplikacija pročita QR kod i arhivira račun, a bez signala račun čeka u telefonu dok se veza ne vrati. Arhivirane fiskalne račune Slanje knjigovođi prosleđuje knjigovođi, pojedinačno ili zbirno po rasporedu.

Sanitarni pregled sezonca ističe usred sezone, a datum stoji u fascikli koju niko ne otvara.

Radnik bez važećeg pregleda ne sme da radi sa hranom, pa smena ostaje bez čoveka kad je najpotrebniji.

sanitarni_0003.pdf Rok upisan

Predlog važi do 20.07.2027.
Pristup samo menadžer lokala

Rokovi: podsetnik 30 dana pre isteka

Arhivix danas: Uverenje svakog radnika slika se telefonom u fasciklu lokala, a Arhivix ga pročita i predloži datum do kog važi. Rok sledećeg pregleda upišete jednom u Rokove, pa podsetnik javi pre nego što istekne.
Propis: Zaposleni koji rade sa hranom idu na sanitarni pregled na svakih šest meseci, po pravilniku objavljenom u Sl. glasniku RS 3/2017.

PP aparati idu na kontrolu na šest meseci, hidranti jednom godišnje, a zapisnik ostaje kod servisera.

Kad zatreba, dokumentacija se ne pravi nego pokazuje, a ono što je kod servisera tog dana ne postoji.

zapisnik_pp_0412.pdf Razvrstano

Fascikla Lokal Centar / Zaštita od požara
Sledeća kontrola 12.04.2027., u Rokovima

Pravilo: mejl servisera ide u ovu fasciklu

Arhivix danas: Zapisnik koji serviser pošalje mejlom razvrstava se po pravilu u fasciklu objekta, a papirni se slika telefonom. Datume sledećih kontrola i obuka novih radnika upišete u Rokove sa podsetnikom, pa je požarna dokumentacija objekta na jednom mestu.
Propis: Aparati za gašenje požara kontrolno se ispituju na šest meseci, hidrantska mreža jednom godišnje, a novi zaposleni prolazi obuku iz zaštite od požara (Zakon o zaštiti od požara, Sl. glasnik RS 111/2009 i izmene).

Računi za pretplate, opremu i provizije stižu na tri mejl adrese, a svaki lokal čita samo svoju.

Račun koji niko ne otvori ne stigne do knjigovođe na vreme, a isti račun ponekad stigne dvaput.

provizija_0915.pdf Razvrstano

Stiglo na recepcija@firma.rs
Fascikla Ulazne fakture / Provizije

Mogući duplikat: isti račun stigao je i na racuni@firma.rs

Arhivix danas: Povežete sandučiće svih lokala (Gmail, Microsoft 365 ili IMAP), a Arhivix pročita svaki prilog i razvrsta ga po pravilu; nesigurni čekaju vašu potvrdu u Smart Inbox-⁠u. Kad isti račun stigne dvaput, Arhivix ga označi kao mogući duplikat, a vi odlučite.

Ugovor sa turističkom agencijom za sezonu ističe, a rok da ga otkažete ili promenite cene prošao je dok je stajao u mejlu.

Sezona ide po prošlogodišnjim cenama i uslovima.

ugovor_sezona.pdf Rok postavljen

Predlog ističe 31.03.2027.
Otkazni rok 60 dana

Obnova 30.01.2027., sa podsetnikom

Arhivix danas: Kad ugovor stigne, Arhivix pročita datum isteka i otkazni rok i sam postavi dva roka: istek i poslednji dan za otkaz, koje možete da izmenite ili odbacite, a podsetnik dodate sami. Nov cenovnik otpremite preko starog, a raniji ostaje u istoriji verzija.

Jedan dokument kroz vašu firmu.

Presek kroz firmu iz vaše delatnosti: kako dokument stiže, šta Arhivix pročita, ko potvrđuje i gde ostaje.

Šef smene slika otpremnicu telefonom otpremnica_0388.jpg
Arhivix pročita predlog: otpremnica 0388, Pekara Zrno
Kancelarija menadžera menadžer potvrđuje, knjigovođi ide po pravilu
Arhiva rok čuvanja iz liste kategorija

Stiglo

Šef smene slika otpremnicu telefonom otpremnica_0388.jpg
Pročitano

Arhivix pročita predlog: otpremnica 0388, Pekara Zrno
Prava osoba potvrđuje

Kancelarija menadžera menadžer potvrđuje, knjigovođi ide po pravilu
Sačuvano

Arhiva rok čuvanja iz liste kategorija

Isprobajte besplatan paket

Odobrenja i veza sa vašim ERP-⁠om se podešavaju za vašu firmu.

Zatražite ponudu

Dokumenti i pravila vaše delatnosti.

Dokumenti koji stižu

Otpremnice otpremnica_pekara_0388.jpg
Ulazne fakture faktura_mlekara_2214.pdf
Fiskalni računi fiskalni_racun_0571.jpg
Pregledi i atesti sanitarni_pregled_0003.pdf
Ugovori ugovor_dobavljac_0012.pdf

Pravila koja rade sama

Kada otpremnica stigne u fasciklu lokala Onda obavesti menadžera
Kada menadžer odobri e-fakturu Onda knjigovođi po rasporedu
Kada upišete rok sanitarnog pregleda Onda podsetnik pred istek

Pravila obaveštavaju, dele i podsećaju; svaki pročitan podatak je predlog koji čovek potvrdi.

E-otpremnice, fiskalni računi i knjigovođa u istom sistemu

Od 1. oktobra 2027. e-⁠otpremnica prati svaku isporuku između firmi, pa i hleb i mleko, a ne samo alkohol i kafu (Zakon o elektronskim otpremnicama, Sl. glasnik RS 94/2024).
E-⁠otpremnica stiže pravo u Arhivix, a prijem potvrdite e-⁠prijemnicom sa primljenom i prihvaćenom količinom. Fiskalne račune sa QR kodom čuva modul Fiskalni računi.
Slanje knjigovođi prosleđuje povezanom knjigovođi odobrene e-⁠fakture sa SEF-⁠a, prihvaćene e-⁠otpremnice i prijemnice i fiskalne račune, pojedinačno ili zbirno po rasporedu.

Vodič: e-otpremnice za alkohol i kafu

Počinje bez projekta.

Povežete sanduče firme ili otpremite postojeće foldere, a Arhivix u pozadini pročita sve.
Papir sa terena slikate telefonom ili skenirate; Arhivix predloži vrstu i podatke, a vi potvrdite.
Pravilo za sanduče potvrdite jednom: sledeći put se takav prilog razvrsta sam, a nesigurni čekaju vašu potvrdu.

Za male firme

Bez kartice. Plaćeni paketi od 2.210 RSD + PDV mesečno uz godišnje plaćanje, cena po firmi.

Besplatan paket pretražuje po nazivu fajla; pretraga po sadržaju i AI pretraga su u plaćenim paketima.

Isprobajte besplatan paket

Za više od 20 naloga i za agencije

Jedan razgovor o vašim tokovima, migraciji i vezama sa programima koje koristite. Odgovaramo u roku od jednog radnog dana.

Zatražite ponudu

Ko vidi vaše dokumente i gde su.

500+ kompanija u Srbiji i regionu
92% dokumenata klasifikovano automatski
2 EU regiona za svaki dokument

Skladište: Naš EU cloud ili vaš S3 (Enterprise).
Enkripcija: AES-256 u skladištu, TLS 1.3 u prenosu.
Pristup: Samo oni kojima vi dozvolite, uz 2FA. Svaki pregled je u logu.

Javan cenovnik, cena po firmi

Paket Arhivix Lite je besplatan i ne traži karticu. Plaćeni paketi počinju od 2.210 RSD + PDV mesečno uz godišnje plaćanje, a već najmanji uključuje 5 korisničkih naloga, bez naplate po korisniku. Za više od 20 naloga pravimo ponudu.

Pogledajte pakete i cene

Često postavljena pitanja

Svaki lokal dobija svoju fasciklu ili svoj radni prostor, a pristup dajete po lokalu: šef smene vidi svoj lokal, menadžer sve. Knjigovođa dobija ono što pravila podele, iz svih lokala. Broj radnih prostora i email sandučića raste sa paketom: Lite ima po jedan, a Basic dva radna prostora i do tri sandučića.

Ne treba. Šef smene slika otpremnicu mobilnom aplikacijom, koja pronađe ivice stranice, ispravi je i više stranica spoji u jedan dokument. Ako vam je lakše, skener i otpremanje sa računara rade isto.

Može, kao rok sa podsetnikom. Uverenje se slika u fasciklu lokala, Arhivix predloži datum do kog važi, a rok sledećeg pregleda upišete jednom u Rokove i podsetnik javi pre isteka. Pristup fascikli sa uverenjima date samo menadžeru. Arhivix nije registar pregleda: uverenje je dokument sa rokom i podsetnikom.

Otpremite postojeće foldere ili povežete inbox firme, a Arhivix u pozadini indeksira sve. Za standardne pakete nema migracionog projekta ni konsultanata. U Enterprise ugovoru postojeća arhiva se prenosi uz očuvanu logiku foldera, metapodatke i rokove čuvanja.

Naravno. Možete otkazati iz podešavanja naloga jednim klikom. Vaši podaci ostaju dostupni do kraja tekućeg obračunskog perioda. Nakon toga, nalog se pauzira, a za izvoz podataka imate 30 dana.

Ne vidite svoj odgovor? Pišite nam na support@arhivix.com

Pošaljite prvi dokument. Arhivix ga organizuje.

Isprobajte besplatan paket Zatražite ponudu

Bez obaveza, bez kreditne kartice.

NOTIX DOO Beograd · MB 21993310 Proverite matični broj u registru APR-a (otvara se u novom prozoru) · PIB 114240716

Dušana Matića 26, 11000 Beograd

Ponedeljak do petak, 09:00 do 17:00 CET

Faktura_Panonija_118.pdf Prosleđeno

Stiglo mejlom 14:32
Pročitano, podaci potvrđeni
Provereno na terenu i odobreno
Prosleđeno knjigovođi i u vaš program

Sledi: vaš prvi dokument

Snimak: Pexels (Sururi Ballıdağ), Pexels licenca.