Elektronsko arhiviranje dokumentov postaja vse pomembnejse za poslovanje, zlasti zaradi novih zakonskih obveznosti, kot je oddaja arhivske knjige leta 2025. Ker elektronsko arhiviranje postaja obvezno, je bistveno razumeti razliko med elektronskimi in digitaliziranimi dokumenti.
Kaj je elektronski dokument?
Elektronski dokument je zapis, ustvarjen neposredno v digitalnem formatu, in je lahko:
- Elektronski racun
- Digitalno podpisana pogodba
- Dokument, ustvarjen v programski opremi za elektronsko arhiviranje
V skladu z Zakonom o elektronskih dokumentih, elektronski identifikaciji in storitvah zaupanja v elektronskem poslovanju je elektronski dokument opredeljen kot "nabor podatkov, sestavljen iz crk, stevilk, simbolov, graficnih, zvocnih in video materialov v elektronski obliki".
Prednosti elektronskega arhiviranja dokumentov:
- Zmanjsani stroski papirja in tiskanja
- Hitro iskanje in deljenje
- Vecja pravna varnost z digitalnimi podpisi in sifriranjem
Kaj je digitaliziran dokument?
Digitaliziran dokument je papirni dokument, pretvorjen v digitalno obliko. To so na primer skenirani racuni ali digitalne kopije pogodb.
Pomen digitalizacije za obvezno arhiviranje dokumentov:
Digitalizacija omogoca boljso organizacijo arhivskega gradiva in olajsa izpolnjevanje zakonskih obveznosti, kot je oddaja arhivske knjige.
Kljucne razlike med elektronskimi in digitaliziranimi dokumenti
| Znacilnost | Elektronski dokument | Digitaliziran dokument |
|---|---|---|
| Izvor | Ustvarjen digitalno | Pretvorjen iz papirja |
| Uporaba | Idealen za nove poslovne procese | Arhiviranje starejsih zapisov |
| Pravna veljavnost | Vecja pravna moc z digitalnim podpisom | Odvisno od postopka digitalizacije |
Kako izbrati pravo strategijo za elektronsko arhiviranje?
Vasa strategija naj zdruzuje oba pristopa. Elektronsko arhiviranje je idealno za nove dokumente, medtem ko digitalizacija pomaga organizirati obstojecih arhive in olajsa oddajo arhivske knjige leta 2025.
Razumevanje razlik med elektronskimi in digitaliziranimi dokumenti je kljuc do uspesnega upravljanja arhivov. Ceprav se zdi zapleteno, lahko z Arhivix enostavno uvedete resitve za elektronsko arhiviranje in uskladite poslovanje z zakonskimi zahtevami.
