Gostinstvo in hoteli

Dobavitelj pride vsak dan v vsak lokal, dobavnica ostane v kuhinji, računovodja pa do petega v mesecu lovi račune.

Vodja izmene dobavnico fotografira v mapo lokala, Arhivix jo prebere, računi in dobavnice pa gredo vašemu računovodji po pravilu, ki ga nastavite enkrat.

Preizkusite brezplačni paket Zahtevajte ponudbo

Brez kartice.

Težave, ki jih poznate.

Dobavnica ostane v kuhinji, vaš računovodja pa čaka.

Knjiženje zamuja, vodja konec meseca zbira papirje iz vsakega lokala, izgubljena dobavnica pa ne podpira več računa.

dobavnica_0388.jpg Potrjeno

Mapa Center / Dobavnice
Predlog dobavnica 0388, Pekarna Zrno

Deljeno z računovodjo po pravilu

Arhivix danes: Vodja izmene dobavnico fotografira v mapo lokala, Arhivix predlaga njeno številko in dobavitelja, avtomatizacija pa jo deli z vašim računovodjo. Računi iz nabiralnika lokala se razvrstijo po pravilu in delijo na enak način.

Računi za naročnine, opremo in provizije prihajajo na tri e-⁠poštne naslove, vsak lokal pa bere samo svojega.

Račun, ki ga nihče ne odpre, ne pride pravočasno do računovodje, včasih pa isti račun pride dvakrat.

provizija_0915.pdf Razvrščeno

Prispelo na recepcija@podjetje.si
Mapa Prejeti računi / Provizije

Možen dvojnik: isti račun je prispel tudi na racuni@podjetje.si

Arhivix danes: Povežite nabiralnike vseh lokalov (Gmail, Microsoft 365 ali IMAP), Arhivix pa prebere vsako prilogo in jo razvrsti po pravilu; negotove počakajo na vašo potrditev v Smart Inbox. Ko isti račun pride dvakrat, ga Arhivix označi kot možen dvojnik, odločitev pa je vaša.

Sezonska pogodba s turističnim organizatorjem se izteka, rok za odpoved ali spremembo cen pa je potekel, medtem ko je ležala v nabiralniku.

Sezona teče po lanskih cenah in pogojih.

pogodba_sezona.pdf Rok nastavljen

Predlog poteče 31. 3. 2027
Odpovedni rok 60 dni

Podaljšanje 30. 1. 2027, z opomnikom

Arhivix danes: Ko pogodba prispe, Arhivix prebere datum izteka in odpovedni rok ter sam nastavi rok izteka in zadnji dan za odpoved, ki ju lahko spremenite ali zavrnete, opomnik pa dodate sami. Nov cenik naložite čez starega, prejšnji pa ostane v zgodovini različic.

Zdravstveni pregled sezonskega delavca poteče sredi sezone, datum pa je v mapi, ki je nihče ne odpre.

Delavec brez veljavnega pregleda ne sme delati s hrano, zato izmeni manjka človek ravno takrat, ko ga najbolj potrebuje.

zdravstveni_0003.pdf Rok nastavljen

Predlog velja do 20. 7. 2027
Dostop samo vodja lokala

Roki: opomnik 30 dni pred iztekom

Arhivix danes: Potrdilo vsakega delavca se fotografira v mapo lokala, Arhivix pa ga prebere in predlaga datum, do katerega velja. Naslednji pregled enkrat vnesete v Roke, opomnik pa pride pred iztekom.

Gasilni aparati in hidranti imajo vsak svoje roke pregledov, zapisnik pa ostane pri serviserju.

Ko je treba, se dokumentacija pokaže, ne izdeluje, kar je pri serviserju, pa tisti dan ne obstaja.

gasilniki_0412.pdf Razvrščeno

Mapa Center / Varstvo pred požarom
Naslednji pregled 12. 4. 2027, v Rokih

Pravilo: e-⁠pošta serviserja gre v to mapo

Arhivix danes: Zapisnik, ki ga serviser pošlje po e-⁠pošti, se po pravilu razvrsti v mapo lokala, papirnatega pa fotografirate. Naslednje preglede in usposabljanje novih delavcev vnesete v Roke z opomnikom, zato je požarni dosje lokala na enem mestu.

En dokument skozi vaše podjetje.

Prerez podjetja iz vaše panoge: kako dokument prispe, kaj Arhivix prebere, kdo potrdi in kje ostane.

Vodja izmene jo fotografira s telefonom dobavnica_0388.jpg
Arhivix ga prebere predlog: dobavnica 0388, Pekarna Zrno
Pisarna vodje vodja potrdi, računovodja ga dobi po pravilu
Arhiv vsaka različica ostane, vsak dostop je zapisan

Prispelo

Vodja izmene jo fotografira s telefonom dobavnica_0388.jpg
Prebrano

Arhivix ga prebere predlog: dobavnica 0388, Pekarna Zrno
Prava oseba potrdi

Pisarna vodje vodja potrdi, računovodja ga dobi po pravilu
Shranjeno

Arhiv vsaka različica ostane, vsak dostop je zapisan

Preizkusite brezplačni paket

Odobritve in povezava z vašim ERP-⁠jem se nastavijo za vaše podjetje.

Zahtevajte ponudbo

Dokumenti in pravila vaše panoge.

Dokumenti, ki prihajajo

Dobavnice dobavnica_pekarna_0388.jpg
Računi dobaviteljev račun_mlekarna_2214.pdf
Blagajniški računi blagajna_0571.jpg
Pregledi in certifikati zdravstveni_pregled_0003.pdf
Pogodbe pogodba_dobavitelj_0012.pdf

Pravila, ki delujejo sama

Ko dobavnica pride v mapo lokala Potem obvesti vodjo
Ko se račun razvrsti Potem ga deli z računovodjo
Ko vnesete datum zdravstvenega pregleda Potem opomnik pred iztekom

Pravila obveščajo, delijo in opominjajo; vsak prebran podatek je predlog, ki ga potrdi človek.

Velja za vsak dokument

Vsaka sprememba je nova različica, prejšnjo pa vrnete z enim klikom.
Povezava za deljenje ima veljavnost in geslo, dnevnik pa pokaže, kdo jo je odprl.
Dostop dodelite po mapi in dokumentu; vsako odpiranje, prenos in deljenje ostane zapisano.

Začne se brez projekta.

Povežete nabiralnik podjetja ali naložite obstoječe mape, Arhivix pa v ozadju vse prebere.
Papir s terena fotografirate s telefonom ali skenirate; Arhivix predlaga vrsto in podatke, vi pa potrdite.
Pravilo za nabiralnik potrdite enkrat: naslednjič se taka priloga razvrsti sama, negotove pa počakajo na vašo potrditev.

Za mala podjetja

Brez kartice. Plačljivi paketi od 22 EUR na mesec ob letnem obračunu, cena na podjetje.

Brezplačni paket išče po imenu datoteke; iskanje po vsebini in UI iskanje sta v plačljivih paketih.

Preizkusite brezplačni paket

Za več kot 20 uporabniških računov in za agencije

En pogovor o vaših tokovih, selitvi in povezavah s programi, ki jih uporabljate. Odgovorimo v enem delovnem dnevu.

Zahtevajte ponudbo

Kdo vidi vaše dokumente in kje so.

500+ podjetij
92 % dokumentov samodejno razvrščenih
2 regiji EU za vsak dokument

Shramba: Naš oblak v EU ali vaš lastni S3 (Enterprise).
Šifriranje: AES-256 v mirovanju, TLS 1.3 med prenosom.
Dostop: Samo tisti, ki jim dovolite, z 2FA. Vsak ogled je zabeležen.

Javni cenik, cena na podjetje

Paket Arhivix Lite je brezplačen in ne zahteva kartice. Plačljivi paketi se začnejo pri 22 EUR na mesec ob letnem obračunu, že najmanjši pa vključuje 5 uporabniških računov, brez zaračunavanja po uporabniku. Za več kot 20 uporabniških računov pripravimo ponudbo po meri.

Oglejte si pakete in cene

Pogosto zastavljena vprašanja

Vsak lokal dobi svojo mapo ali delovni prostor, dostop pa dodelite po lokalu: vodja izmene vidi svoj lokal, vodja vse. Vaš računovodja dobi, kar delijo pravila, iz vsakega lokala. Število delovnih prostorov in e-poštnih nabiralnikov raste s paketom: Lite ima po enega, Basic pa dva delovna prostora in do tri nabiralnike.

Ne. Vodja izmene dobavnico fotografira z mobilno aplikacijo, ki najde robove strani, jo poravna in več strani združi v en dokument. Skener ali nalaganje z računalnika deluje enako, če vam je tako lažje.

Lahko, kot rok z opomnikom. Potrdilo se fotografira v mapo lokala, Arhivix predlaga datum, do katerega velja, naslednji pregled pa enkrat vnesete v Roke, da opomnik pride pred iztekom. Dostop do mape s potrdili dajte samo vodji. Arhivix ni register pregledov: potrdilo je dokument z rokom in opomnikom.

Naložite obstoječe mape ali povežete e-poštni predal podjetja, Arhivix pa vse indeksira v ozadju. Standardni paketi ne potrebujejo ne projekta migracije ne svetovalcev. S pogodbo Enterprise se obstoječi arhiv prenese z ohranjeno logiko map, metapodatki in roki hrambe.

Absolutno. Z enim klikom lahko prekličete iz nastavitev računa. Vaši podatki ostanejo dostopni do konca trenutnega obračunskega obdobja. Po tem se račun začasno zaustavi, za izvoz podatkov pa imate 30 dni.

Ne najdete odgovora? Pišite nam na support@arhivix.com

Pošljite prvi dokument. Arhivix ga uredi.

Preizkusite brezplačni paket Zahtevajte ponudbo

Brez obveznosti, brez kreditne kartice.

NOTIX DOO Beograd · MB 21993310 Preverite matično številko v javnem poslovnem registru APR (odpre se v novem oknu) · PIB 114240716

Dušana Matića 26, 11000 Beograd

Od ponedeljka do petka, od 09:00 do 17:00 CET

Račun_Hansa_118.pdf Posredovano

Prispelo po e-pošti 14:32
Prebrano, podatki potrjeni
Preverjeno na terenu in odobreno
Posredovano računovodji in v vaš program

Sledi: vaš prvi dokument

Posnetek: Pexels (Sururi Ballıdağ), licenca Pexels.