Digitalizacija: Vec kot le skeniranje
Mnogi mislijo, da digitalizacija = skeniranje. A skeniranje je le prvi korak. Pravi cilj digitalizacije je narediti papirni dokument iskljiv, organiziran in trajno ohranjen v digitalni obliki.
Brez OCR obdelave je skeniran dokument le slika -- ne morete iskati besedila, kopirati vsebine ali samodejno izvleci podatkov.
OCR: Tehnologija, ki bere dokumente
OCR (opticno prepoznavanje znakov) je tehnologija, ki pretvori slike besedila v dejansko, iskljivo besedilo. Sodobni sistemi OCR, zlasti tisti, ki temeljijo na AI, dosegajo natancnost 99 %+ tudi pri dokumentih slabe kakovosti.
Kaj OCR lahko prepozna:
- Natisnjeno besedilo v anglescini, nemscini, srbscini in drugih jezikih
- Tabele in strukturirane podatke
- Zige in podpise (kot slike, ne kot besedilo)
- Razlicne pisave in velikosti besedila
- Besedilo na zavrnjenih ali pokovsenih dokumentih
Kateri format uporabiti za hrambo?
Izbira pravega formata je kljucna za dolgorocno hrambo:
| Format | Prednosti | Najbolj primeren za |
|---|---|---|
| PDF/A | Standard ISO za arhiviranje, samostojen | Dolgorocno hrambo, pravne dokumente |
| Univerzalno zdruzen | Vsakodnevno uporabo | |
| TIFF | Kakovost brez izgub, podpira veckratne datoteke | Visokokakovostno arhivsko skeniranje |
Priporocilo: Uporabite PDF/A za vse poslovne dokumente, ki morajo biti hranjeni vec kot 5 let.
Pravni vidiki digitalizacije dokumentov
V EU in mnogih jurisdikcijah po svetu:
- Digitalizirani dokumenti imajo lahko enako pravno veljavnost kot izvirniki, pod dolocenimi pogoji
- Postopek digitalizacije mora biti dokumentiran
- Zagotovljena mora biti celovitost digitaliziranega dokumenta (dokazilo, da ni bil spremenjen)
- Za dolocene kategorije dokumentov je morda potreben kvalificiran elektronski pecat ali podpis
- Papirne izvirnike je mogoce uniciti po digitalizaciji, razen ce zakon doloca drugace
Kako organizirati postopek digitalizacije
1. faza: Priprava (1-2 tedna)
- Ustvarite inventar vseh papirnih dokumentov
- Dolocite prednosti (najpogosteje uporabljeni dokumenti najprej)
- Opredelite strukturo map in pravila poimenovanja
- Izberite DMS (Arhivix ali drug)
2. faza: Skeniranje (2-4 tedne za povprecno podjetje)
- Skenirajte v serijah po kategorijah
- Uporabite skener ADF za masovno skeniranje
- Preverite kakovost skeniranja
- Uporabite OCR za vsak dokument
3. faza: Organizacija in preverjanje (1 teden)
- Preverite, ali so vsi dokumenti pravilno kategorizirani
- Preizkusite iskanje -- ali lahko najdete dokumente?
- Nastavite nadzor dostopa
- Ustvarite strategijo varnostnega kopiranja
Koliko stane digitalizacija?
Stroski so odvisni od obsega:
- Samostojno: Skener (200-1.000 EUR) + narocnina DMS + vas cas
- Profesionalna storitev skeniranja: 0,05-0,15 EUR na stran (za velike kolicine)
- Celotna storitev: Skeniranje + organizacija + nastavitev DMS: odvisno od obsega
Zakljucek
Digitalizacija dokumentov je nalozba, ki se veckratno povrne. Manj prostora, hitrejse iskanje, boljsa varnost in skladnost s predpisi.
Z Arhivix digitalizirani dokumenti takoj postanejo iskljivi z AI -- nalozite skeniran dokument in ga najdite v sekundah, brez rocnega oznacevanja.
