Vrste dokumentacije v arhivski knjigi
Arhivska knjiga je zbirka vseh poslovnih dokumentov, ki morajo biti sistematicno evidentirani in ohranjeni. To vkljucuje:
- Financne dokumente: racune, bancne izpiske, pogodbe z dobavitelji in strankami.
- Kadrovske dokumente: pogodbe o zaposlitvi, prijave in odjave obveznosti, porocila o delovni dobi.
- Premozenjsko dokumentacijo: prodajne, nakupne in najemne pogodbe.
Rok hrambe dokumentacije
Dokumenti, vneseni v arhivsko knjigo, morajo biti evidentirani za ustrezen rok hrambe v skladu z zakonskimi normami:
| Vrsta dokumentacije | Rok hrambe |
|---|---|
| Financna dokumentacija | 10 let |
| Kadrovska dokumentacija | 50 let ali vec |
| Premozenjska dokumentacija | 20 let |
Zakaj je pravilen vnos dokumentacije pomemben?
Pravilen vnos dokumentacije v arhivsko knjigo omogoca:
- Lazji dostop do informacij in ucinkovito organizacijo.
- Skladnost z zakonskimi zahtevami.
- Enostavnejse resevanje morebitnih tezav s pristojnimi arhivi.
Ob upostevanju zakonskih obveznosti uporaba orodij za elektronsko arhiviranje, kot je sistem Arhivix, omogoca enostavno upravljanje dokumentov in lazje izpolnjevanje zakonskih norm za oddajo arhivske knjige do leta 2026.
