Zakaj opustiti papir?
Povprecna pisarna porabi 10.000 listov papirja na zaposlenega na leto. Za podjetje z 20 zaposlenimi je to 200.000 listov -- ali priblizno 24 dreves. A tezava ni le okoljska.
Papirni dokumenti:
- Zasedajo fizicni prostor, ki stane denar (najemnina, police, skladiscenje)
- Niso iskljivi -- morate jih najti rocno
- Se lahko poskodujejo (voda, ogenj, vlaga)
- Jih je tezko deliti z oddaljenimi ekipami
- Upocasnjujejo procese -- natisni, podpisi, posli, arhiviraj
1. korak: Preglejte obstojecih dokumentov
Preden zacnete z digitalizacijo, morate vedeti, kaj imate. Ustvarite inventar:
- Katere vrste dokumentov obstajajo (pogodbe, racuni, porocila ...)?
- Koliko jih je skupaj?
- Kaksni so zakonski roki hrambe?
- Kateri so aktivni in kateri so za arhiv?
To vam pomaga dolociti prednosti -- zacnite z dokumenti, ki se uporabljajo najpogosteje.
2. korak: Izberite pravi DMS
Sistem za upravljanje dokumentov je srce pisarne brez papirja. Pri izbiri bodite pozorni na:
- Zmogljivosti OCR -- ali lahko prepozna besedilo iz skeniranih dokumentov?
- Iskanje -- ali podpira iskanje po celotnem besedilu?
- Varnost -- sifriranje, nadzor dostopa, varnostno kopiranje?
- Razsirljivost -- ali raste skupaj z vasim podjetjem?
- Integracije -- ali deluje z vasimi obstojecimi orodji?
3. korak: Digitalizirajte obstojecih dokumentacijo
Skeniranje je najbolj delovno intenziven del postopka, a ko je koncano -- je koncano za vedno. Nasveti:
- Uporabite skener s samodejnim podajalnikom dokumentov (ADF) za masovno skeniranje
- Skenirajte v formatu PDF/A -- standard za dolgorocno hrambo
- Uporabite OCR, da dokumenti postanejo iskljivi
- Datoteke poimenujte dosledno (datum_vrsta_opis)
- Organizirajte v jasno strukturo map
Za velike kolicine razmislite o profesionalnih storitvah skeniranja.
4. korak: Vzpostavite digitalne delovne tokove
Pisarna brez papirja ni le skeniranje starih dokumentov -- gre za spremembo nacina dela:
- Elektronski podpisi namesto natisni-podpisi-skeniraj
- Digitalni obrazci namesto papirnatih obrazcev
- E-posta/DMS za odobritve namesto fizicnega podpisovanja
- Elektronski racuni prek sistemov e-fakturiranja
- Oblacna hramba namesto fizicnih arhivov
5. korak: Usposobite svojo ekipo
Tehnologija je neuporabna, ce je ljudje ne uporabljajo. Usposabljanje mora biti:
- Kratko in prakticno -- osredotoceno na vsakodnevne naloge
- Ponovljeno -- ne le enkrat na zacetku
- Podprto s strani vodstva -- ce sef se vedno tiska, se nihce ne bo spremenil
Prihranki pri opustitvi papirja
| Kategorija | Letni prihranki (podjetje z 20 zaposlenimi) |
|---|---|
| Papir in toner | ~2.000 EUR |
| Fizicni prostor za hrambo | ~3.000 EUR |
| Cas, porabljen za iskanje dokumentov | ~500+ ur |
| Posiljanje/dostava dokumentov | ~1.000 EUR |
Zakljucek
Opustitev papirja je proces, ne enkratni dogodek. A vsak korak prinasa merljive prihranke pri casu, denarju in prostoru.
Zacnite z Arhivix -- postavite sistem za digitalno upravljanje dokumentov v manj kot enem dnevu in zacnite prihranjevati od prve minute.
