Obveznost e-računa v Sloveniji se širi. Vaš arhiv mora slediti.
Eno državo za drugo papirnate račune in PDF nadomeščajo strukturirani elektronski računi, poslani prek državnih ali omrežnih kanalov. V Sloveniji to pomeni e-račun v formatu eSLOG, že obvezen za B2G, z obvezno uvedbo za B2B v pripravi. Pravila se ne končajo pri pošiljanju: vsak e-račun mora biti arhiviran, ostati berljiv in na zahtevo predložen leta vnaprej.
E-račun, ki ga med revizijo ne morete predložiti, je e-račun, ki ga nikoli niste poslali.
Celina hkrati prehaja na strukturirano izstavljanje računov.
To ni ena reforma. Je val ločenih nacionalnih obveznosti, vsaka s svojim formatom, kanalom in rokom, pod enotno usmeritvijo EU.
Pod vplivom evropske reforme DDV v digitalni dobi (ViDA) in vrste nacionalnih zakonov večina evropskih davčnih uprav uvaja obvezno strukturirano izdajanje e-računov v segmentu B2B. Strukturiran e-račun je strojno berljiv podatek (XML ali hibridni PDF), ne pa skenogram ali navaden PDF, tako da ga davčna uprava lahko prebere samodejno.
Za podjetje, ki posluje v več državah, je težava v tem, da obveznosti niso usklajene. Nemčija, Francija, Poljska, Belgija, Romunija, Italija in Španija imajo vsaka svoj format, svoj model prenosa in svoj časovni načrt. Skupna jim je obveznost za računom: ohraniti ga, nedotaknjenega in priklicljivega, ves zakonski rok hrambe.
Kje stoji vsak trg v letu 2026.
Posnetek sredine leta 2026. Datumi in pragovi so se že premikali, zato pred ukrepanjem za svojo državo preverite trenutno veljavno pravilo.
Drugi trgi (Hrvaška, Srbija, Portugalska, Madžarska, Grčija, Turčija in Zaliv) imajo svoje sisteme. Za lokalne podrobnosti glejte vodnike po državah na blogu. Vsi članki
V eni obveznosti se skrivajo trije premiki.
Pošiljanje e-računa je le vidni del. Z njim prideta še dve obveznosti.
Strukturiran format, ne PDF
Račun postane strojno berljiv podatek (XML ali hibrid, kot sta Factur-X in ZUGFeRD), zgrajen na evropskem standardu EN 16931, tako da ga davčna uprava lahko obdela, ne da bi ga prebral človek.
Nadzorovan kanal, ne e-pošta
Račun potuje po določeni poti: omrežje Peppol, akreditirana platforma (PDP v Franciji) ali državni obračunski sistem (KSeF na Poljskem, SdI v Italiji, e-Factura v Romuniji), ne pa priponka v vašem nabiralniku.
Obvezno arhiviranje, ne mapa
Vsak izdani in prejeti e-račun mora biti shranjen v izvirni strukturirani obliki, berljiv in nespremenjen, ves zakonski rok hrambe, in na zahtevo predložen v reviziji. Hramba je del obveznosti, ne naknadna misel.
Izdajanje je polovica pravila. Hramba računa je druga polovica.
Večina hrupa je o tem, kako poslati skladen e-račun. Tiha obveznost, tista, ki jo revizorji dejansko preverjajo, je, ali ga lahko še čez leta predložite.
Po vsej Evropi je treba e-račune hraniti dolga obdobja, običajno od osem do enajst let glede na državo, pri čemer morata biti ves čas ohranjeni njihova pristnost, celovitost in berljivost. Strukturiran XML, ki ga noben sodoben sistem ne more odpreti, ali tak, ki je bil neopazno spremenjen, ne prestane preizkusa, tudi če je bil račun pravilno poslan.
EU je zdaj tudi to plat formalizirala. Kvalificirano elektronsko arhiviranje je postalo regulirana storitev zaupanja po eIDAS 2.0, Izvedbena uredba Komisije (EU) 2025/2532 (v veljavi od 6. januarja 2026) pa zanjo določa referenčne standarde. Dolgoročno arhiviranje, odporno na revizijo, prehaja iz dobre prakse v določen okvir EU.
Tu se projekt e-računa sreča z arhiviranjem dokumentov. Ne glede na kanal, prek katerega pošiljate, morajo računi pristati nekje, kjer ostanejo šifrirani, v pravi jurisdikciji, verzionirani in hranjeni do zakonske ure, z zapisom o vsakem dostopu.
Skladen dom za vsak račun, ki ga pošljete in prejmete.
Arhivix ne nadomesti vašega kanala za e-račun. Je arhiv pod njim, zgrajen prav za to obveznost hrambe.
Zajem iz kanala
Prevzemite izdane in prejete e-račune v njihovi izvirni strukturirani obliki, naj prihajajo iz Peppola, nacionalne platforme ali vaše računovodske programske opreme.
Hramba do zakonske ure
Vsak račun ohranite šifriran v EU, verzioniran in nespremenjen, hranjen za obdobje, ki ga zahteva vaša država, nato pa po urniku uničen z zapisom o dejanju.
Predložitev na zahtevo
Vsak račun najdite v nekaj sekundah in revizorju izročite popoln, berljiv zapis z zabeleženimi dostopi, dokaz, ki ga obveznost dejansko preverja.
Zgrajen okoli standardov, ki jih uporabljajo obveznosti.
EN 16931 in nacionalni formati, ohranjeni natanko tako, kot so bili izdani.
Pogosto zastavljena vprašanja
Kaj je strukturiran e-račun in ali je PDF e-račun?
Strukturiran e-račun je strojno berljiv podatek (običajno XML ali hibridni format, kot sta Factur-X ali ZUGFeRD, ki nosita XML znotraj PDF), zgrajen na standardu EN 16931. Navaden PDF ali skenogram ni strukturiran e-račun, ker ga davčna uprava ne more obdelati samodejno.
Kako dolgo moram hraniti e-račune?
Odvisno od države, vendar večina Evrope zahteva, da se računi hranijo približno od osem do enajst let, pri čemer morata biti ves čas ohranjeni njihova pristnost, celovitost in berljivost. Preživeti mora izvirna strukturirana datoteka, ne le izpis.
Kaj je Peppol in kaj je obračunski oziroma PDP model?
Peppol je evropsko omrežje za izmenjavo e-računov prek akreditiranih dostopnih točk. Obračunski model (kot poljski KSeF, italijanski SdI ali romunska e-Factura) usmerja račune skozi državno platformo, medtem ko Francija uporablja akreditirane zasebne platforme, imenovane PDP. To so različni kanali prenosa za isto vrsto strukturiranega računa.
Ali e-račun pomeni tudi, da moram spremeniti način arhiviranja?
Da. Pošiljanje skladnega e-računa in skladno arhiviranje sta dve ločeni obveznosti. Strukturiran račun mora biti hranjen, nespremenjen in berljiv, ves zakonski rok, zato je kvalificirano elektronsko arhiviranje zdaj formalna storitev zaupanja EU po eIDAS 2.0.
Poslujem v več državah. Ali potrebujem en sistem na obveznost?
Izpolniti morate pravila o pošiljanju vsake države, ne potrebujete pa ločenega arhiva za vsako državo. En sam skladen arhiv lahko hrani račune z vseh trgov v njihovi izvirni obliki, hranjene do ure vsake države, kar je del, ki ga pokriva Arhivix.
Vaši dokumenti so zdaj živi. Premikajo se sami.
Naj ima tudi vaše podjetje avtomatiziran pretok dokumentov, zakonsko skladen in dostopen v vsakem trenutku.
Brez obveznosti, brez kreditne kartice.