Zaprtje podjetja ≠ Zaprtje arhiva
Mnogi lastniki podjetij verjamejo, da zaprtje podjetja konca obveznost hrambe dokumentov. To ni res. Zakoni o arhivskem gradivu zahtevajo, da se dokumentacija ohrani tudi po prenehanju delovanja pravne osebe.
Zakonske obveznosti ob zaprtju
- Organizacija dokumentacije -- vsi dokumenti morajo biti razporejeni po letu in kategoriji
- Posodobitev arhivske knjige -- popoln popis vse dokumentacije
- Locitev trajnih evidenc -- dokumenti trajne vrednosti se locijo
- Predaja drzavnemu arhivu -- trajne evidence se predajo pristojnemu arhivu
- Unicenje netrajnega materiala -- samo z odobritvijo arhiva
Roki hrambe, ki veljajo po zaprtju
| Vrsta dokumenta | Rok hrambe |
|---|---|
| Letni izkazi | Trajno |
| Davcna dokumentacija | 10 let |
| Placilne evidence | Trajno |
| Pogodbe o zaposlitvi | Trajno |
| Poslovne pogodbe | 10 let po preteku |
| Racuni | 10 let |
Kako DMS olajsa zaprtje
- Organizirana predaja: vsi dokumenti ze kategorizirani z metapodatki
- Samodejna arhivska knjiga: generirajte popolno arhivsko knjigo za predajo
- Izvoz v standardnih formatih: PDF/A za dolgorocno hrambo
- Revizijska sled: dokaz celovitosti dokumentov skozi celotno obdobje hrambe
Zakljucek
Arhivix vam pomaga zapreti podjetje v skladu z zakonom. Samodejna arhivska knjiga, organizirana dokumentacija in izvoz za predajo drzavnemu arhivu. Ne cakajte do zadnjega trenutka -- organizirajte dokumente zdaj.
