Delovno okolje iz panoge nabava in prejeti računi, brez ljudi

Nabava in prejeti računi

Račun čaka, prevzemnica pa je še v skladišču.

Arhivix prejete račune zbere iz e-⁠pošte, s skenerja in s telefona, jih prebere in predlaga polja, opozori na možen dvojnik, prevzemnico in dobavnico pa hrani v isti mapi dobavitelja. Usklajevanje z naročilnico in knjiženje v vaš ERP sta v razvoju.

Preizkusite brezplačni paket Zahtevajte ponudbo

Brez kartice.

Kako proces teče skozi Arhivix.

Vsak korak je označen: kaj Arhivix naredi danes, kaj je v razvoju in kaj ostane v vašem računovodstvu, ERP-ju ali banki.

  1. Naročilnica

    Zunaj Arhivixa

    Nastane v vašem ERP-ju ali računovodskem programu. Ko prispe po e-pošti kot PDF, jo Arhivix shrani v mapo dobavitelja.

  2. Prevzemnica in dobavnica

    Deluje danes

    Skladišče papir fotografira ali skenira, dokument pa je v mapi dobavitelja, kjer ga v plačljivih paketih najdete tudi po vsebini.

  3. Prejeti račun

    Deluje danes

    Prispe po e-pošti, s skenerja ali s telefona. Arhivix kot predlog prebere dobavitelja, številko, znesek in datume, vi pa potrdite.

  4. Možen dvojnik

    Deluje danes

    Ko prispe račun z isto številko, dobaviteljem in zneskom, ga Arhivix označi, vi pa odločite, kaj sledi. Nič se ne izbriše samo od sebe.

  5. Pregled

    Deluje danes

    Dokumenti, ki jih Arhivix ne more zanesljivo razvrstiti, čakajo na vašo potrditev v Smart Inbox.

  6. Usklajevanje z naročilnico in prevzemnico

    V razvoju

    Preverjanje, ali se račun ujema z naročilnico in prevzeto količino. Danes so vsi trije dokumenti v isti mapi dobavitelja, zato preverjanje poteka na enem mestu.

  7. Odobritev po znesku in knjiženje v ERP

    V razvoju

    Verige odobritev s pragovi zneskov in pošiljanje v ERP so v razvoju. Danes račun v računovodski program vnese vaš računovodja.

  8. Arhiv

    Deluje danes

    Račun, prevzemnica in dobavnica ostanejo skupaj, z zgodovino različic in zapisom vsakega odpiranja.

Deluje danes
Danes na voljo v aplikaciji.
V razvoju
Razvijamo ga. Še ni del ponudbe in ga ne prodajamo kot dokončanega.
Zunaj Arhivixa
Opravi se v vašem računovodskem programu, ERP-ju, banki ali pri strokovnjaku. Arhivix za ta korak hrani dokument.

Isto delo v različnih panogah.

Stranka račune pošilja po e-⁠pošti, fotografije prek WhatsAppa, ostalo pa prinese v kuverti zadnji dan.

Razvrščanje gre iz vaših ur, ne strankinih, in vsak mesec se začne znova.

račun_118.pdf Prebrano
  • Stranka Hansa Facilities BV
  • Mapa Hansa Facilities BV/2026-⁠07
  • Predlog prejeti račun, Jeklo Promet
Pošta in skeni končajo v isti mapi stranke.
Arhivix danes
Stranka papir s telefonom fotografira v mapo, deljeno z vašo pisarno, pošta na nabiralnik vaše pisarne pa se po pravilu razvrsti po strankah. Arhivix prebere vsak dokument ter predlaga vrsto in podatke, da jih potrdite.

Isti račun pride po e-⁠pošti, na papirju in kot fotografija s telefona, in se knjiži dvakrat.

Dvojno knjiženje ali dvojno plačilo, nato pa popravek, ki stane več kot samo knjiženje.

rač_2291.pdf Možen dvojnik
  • Številka računa 2291
  • Dobavitelj Jeklo Promet
  • Znesek 1.240,00 EUR
Ista številka, dobavitelj in znesek kot v skenu. Odločite vi.
Arhivix danes
Arhivix prepozna možen dvojnik po številki računa, dobavitelju in znesku ali po isti datoteki in vam to sporoči, vi pa odločite, ali gre za isti dokument.

Račun dobavitelja stoji, ker nihče ne najde prevzemnice in certifikata.

Brez dokaza o prevzemu račun ne gre v plačilo, zato dobavitelju plačate pozno ali plačate blago, ki ga ni nihče preveril.

prevzemnica_0917.jpg razvrščeno
  • Mapa Jeklo Promet d.o.o.
  • Predlog prevzemnica 0917, 16. 10. 2026
  • Obveščeni nabava
Iskanje Jeklo Promet oktober vrne prevzemnico, certifikat in račun.
Arhivix danes
Skladišče prevzemnico in certifikat fotografira v mapo dobavitelja, Arhivix ju prebere ter predlaga številko in datum. Opozorilo obvesti nabavo, ki oba papirja in račun najde z enim iskanjem.

Dobavnica ostane v kuhinji, vaš računovodja pa čaka.

Knjiženje zamuja, vodja konec meseca zbira papirje iz vsakega lokala, izgubljena dobavnica pa ne podpira več računa.

dobavnica_0388.jpg Potrjeno
  • Mapa Center / Dobavnice
  • Predlog dobavnica 0388, Pekarna Zrno
Deljeno z računovodjo po pravilu
Arhivix danes
Vodja izmene dobavnico fotografira v mapo lokala, Arhivix predlaga njeno številko in dobavitelja, avtomatizacija pa jo deli z vašim računovodjo. Računi iz nabiralnika lokala se razvrstijo po pravilu in delijo na enak način.

Beton je prispel na gradbišče, dobavnica je odšla z mešalnikom, račun dobavitelja pa že čaka.

Račun se plača brez potrjene količine ali čaka, dokler nekdo ne najde dobavnice, manjka pa nihče ne more dokazati.

dobavnica_0412.pdf Fotografirano
  • Dobavitelj Hansa Facilities BV
  • Mapa Objekt B / Dobavnice
  • Prevzeto 14. 10., 07:40
Z računom: Hansa dobavnice oktober.
Arhivix danes
Delovodja dobavnico fotografira v mapo projekta, preden mešalnik odpelje. Kdor preverja račun dobavitelja, z enim iskanjem najde vsako dobavnico tega dobavitelja.

Začne se brez projekta.

  1. Povežete nabiralnik podjetja ali naložite obstoječe mape, Arhivix pa v ozadju vse prebere.

  2. Papir s terena fotografirate s telefonom ali skenirate; Arhivix predlaga vrsto in podatke, vi pa potrdite.

  3. Pravilo za nabiralnik potrdite enkrat: naslednjič se taka priloga razvrsti sama, negotove pa počakajo na vašo potrditev.

Za mala podjetja

Brez kartice. Plačljivi paketi od 22 EUR na mesec ob letnem obračunu, cena na podjetje.

Brezplačni paket išče po imenu datoteke; iskanje po vsebini in UI iskanje sta v plačljivih paketih.

Preizkusite brezplačni paket

Za več kot 20 uporabniških računov in za agencije

En pogovor o vaših tokovih, selitvi in povezavah s programi, ki jih uporabljate. Odgovorimo v enem delovnem dnevu.

Zahtevajte ponudbo

Javni cenik, cena na podjetje

Paket Arhivix Lite je brezplačen in ne zahteva kartice. Plačljivi paketi se začnejo pri 22 EUR na mesec ob letnem obračunu, že najmanjši pa vključuje 5 uporabniških računov, brez zaračunavanja po uporabniku. Za več kot 20 uporabniških računov pripravimo ponudbo po meri.

Oglejte si pakete in cene

Pogosto zastavljena vprašanja

Še ne. Usklajevanje z naročilnico in prevzemnico je v razvoju. Danes Arhivix vse tri dokumente enega dobavitelja hrani v isti mapi in prebere njihova polja, zato preverjanje poteka na enem mestu, ne v petih nabiralnikih.

Ko se številka, dobavitelj in znesek ujemajo, ga Arhivix označi kot možen dvojnik, vi pa odločite, ali gre za isti račun. Arhivix sam ne izbriše ničesar.

Še ne. Povezave z ERP-ji in računovodskimi programi so v razvoju, povezave po meri pa zgradimo v okviru pogodbe Enterprise. Danes račune v računovodski program vnese vaš računovodja.

Naložite obstoječe mape ali povežete e-poštni predal podjetja, Arhivix pa vse indeksira v ozadju. Standardni paketi ne potrebujejo ne projekta migracije ne svetovalcev. S pogodbo Enterprise se obstoječi arhiv prenese z ohranjeno logiko map, metapodatki in roki hrambe.

Absolutno. Z enim klikom lahko prekličete iz nastavitev računa. Vaši podatki ostanejo dostopni do konca trenutnega obračunskega obdobja. Po tem se račun začasno zaustavi, za izvoz podatkov pa imate 30 dni.

Ne najdete odgovora? Pišite nam na support@arhivix.com

Pošljite prvi dokument. Arhivix ga uredi.

Preizkusite brezplačni paket Zahtevajte ponudbo

Brez obveznosti, brez kreditne kartice.

NOTIX DOO Beograd · MB 21993310 Preverite matično številko v javnem poslovnem registru APR (odpre se v novem oknu) · PIB 114240716

Dušana Matića 26, 11000 Beograd

Od ponedeljka do petka, od 09:00 do 17:00 CET

Račun_Hansa_118.pdf Posredovano
  • Prispelo po e-pošti 14:32
  • Prebrano, podatki potrjeni
  • Preverjeno na terenu in odobreno
  • Posredovano računovodji in v vaš program

Sledi: vaš prvi dokument

Posnetek: Pexels (Karola G, Kaboompics), licenca Pexels.