Guias de Remessa Eletrónicas e o Livro de Arquivo

Introdução: Porque Estão a Ser Introduzidas as Guias de Remessa Eletrónicas?

A partir de 2026, inicia-se a implementação gradual da Lei sobre Guias de Remessa Eletrónicas. O objetivo e registar o movimento de mercadorias digitalmente, de forma mais rápida e precisa, com automatização total do rastreamento de transporte. Em vez de papel, carimbos e preenchimento manual, cada envio de mercadorias será acompanhado por um documento eletrónico que passa por um sistema estatal central.

Esta e uma das maiores digitalizações nos negócios e afeta diretamente quase todas as empresas que enviam, recebem ou transportam mercadorias.

O Que e uma Guia de Remessa Eletrónica?

Uma guia de remessa eletrónica e um documento digital que acompanha as mercadorias durante o transporte. Deve ser criada, enviada e recebida através do sistema estatal oficial, num formato estruturado que permite o processamento automático.

Contem dados essenciais, tais como:

Quem esta a enviar as mercadorias
Quem esta a receber as mercadorias
O que esta a ser enviado e em que quantidade
Hora e local de partida
Hora e local de entrega
Quem e o transportador
Código QR para verificação

O objetivo do sistema e proporcionar um rastreamento transparente e sempre disponível do movimento de mercadorias, sem manipulação ou erros.

Quem e Obrigado a Enviar Guias de Remessa Eletrónicas?

A obrigação aplica-se a:

Entidades do setor privado (contribuintes de IVA e empresas que participam no despacho de mercadorias)
Entidades do setor publico
Operadores de transporte (quando mantem registos em nome de clientes)
Transportadores (para recolha e apresentação de guias de remessa durante inspeções)

Os indivíduos que não exercem atividades empresariais não estão abrangidos pela lei.

Quando Entram em Vigor as Obrigações?

De acordo com a lei e as suas alterações:

Para o setor publico: a partir de 1 de janeiro de 2026
Para o setor privado relativamente a produtos sujeitos a impostos especiais: a partir de 1 de janeiro de 2026
Para o setor privado em todo o comercio de mercadorias: a partir de 1 de outubro de 2027

Portanto, todas as empresas abrangidas terão de mudar para o sistema de guias de remessa eletrónicas ate outubro de 2027, o mais tardar.

Quando Não e Necessária uma Guia de Remessa Eletrónica?

A lei prevê varias exceções. Uma guia de remessa não e necessária em situações como:

Fornecimento de agua, eletricidade, gás e bens semelhantes através de redes
Comercio a retalho (um recibo fiscal e suficiente)
Entregas dentro da mesma entidade publica
Devolução de mercadorias utilizando o mesmo veiculo de transporte
Entregas no âmbito de ensaios clínicos aprovados

Isto simplifica significativamente as operações para lojas de retalho e partes do sistema publico.

Como e o Processo na Pratica?

O remetente cria uma guia de remessa eletrónica no sistema.
O transportador recolhe a guia de remessa através do sistema ou recebe uma exibição QR impressa se não for utilizador do sistema.
O destinatário confirma a receção física das mercadorias no prazo de 3 dias úteis apos a entrega.
Depois aceita ou rejeita a guia de remessa no prazo de 8 dias.

Se o destinatário não enviar uma confirmação de receção:

Para o setor publico: as mercadorias são consideradas aceites
Para o setor privado: as mercadorias são consideradas rejeitadas

Isto garante que o movimento de mercadorias e registado sem atrasos e que cada parte tem uma responsabilidade clara.

E Se o Sistema Estiver em Baixo ou Não Houver Internet?

A lei prevê também esta possibilidade: uma empresa pode utilizar temporariamente uma guia de remessa em papel com autocolante holográfico emitido pelo Instituto Nacional de Impressão de Notas.

Quando a internet ou o sistema forem restaurados, a empresa e obrigada a introduzir todos os dados no sistema ate ao dia útil seguinte, o mais tardar.

O Que Isto Significa para as Empresas na Pratica?

1. Menos Papel, Mais Negócios Digitais

As guias de remessa em papel estão a ser substituídas por um sistema automatizado. As empresas precisam de adaptação técnica: software, formação de funcionários, ligação de internet fiável.

2. Controlo e Transparência Mais Fortes

O sistema permite ao Estado rastrear o movimento de mercadorias em tempo real. Isto reduz as oportunidades de abuso mas aumenta a responsabilidade das empresas.

3. Penalidades por Incumprimento

Estão previstas penalidades por:

Envio de guia de remessa fora do prazo prescrito
Falta de confirmação de receção
Utilização indevida de dados

Penalidades para pessoas coletivas: 200.000 a 2.000.000 RSD
Para empresários: 50.000 a 500.000 RSD

4. Período de Ajustamento

De 1 de janeiro a 30 de junho de 2026, os erros no preenchimento de dados não serão penalizados: este e um período de aprendizagem e otimização de processos.

5. Supervisão e Comprovativo de Entrega Mais Simples

Tudo e arquivado digitalmente, facilmente acessível, sem perda de papeis e sem disputas sobre se as mercadorias foram efetivamente entregues.

O Que Isto Significa para os Cidadãos?

Embora a lei afete principalmente as empresas, os cidadãos obtem vários benefícios indiretos:

Entregas mais seguras e transparentes
Menos espaço para a economia paralela
Processos de aquisição e entrega mais rápidos e fiáveis
Melhor proteção do consumidor

Os cidadãos que não são empresários não tem novas obrigações.

Conclusão

As guias de remessa eletrónicas representam um passo importante na digitalização dos negócios. Embora a transição exija tempo e preparação técnica, a longo prazo trazem menos burocracia, menos erros e processos mais rápidos.

Isto não e apenas uma mudança administrativa, e uma transição para um sistema mais moderno, mais organizado e mais seguro que beneficia tanto as empresas como os consumidores.