Porque Nao Pode Simplesmente Deitar Fora Documentos
Muitas empresas na Serbia acumulam documentacao durante anos e depois um dia decidem "limpar o arquivo". Descartam pastas antigas, eliminam ficheiros e esvaziam salas de armazenamento. O problema? E ilegal.
De acordo com a Lei sobre Materiais de Arquivo e Atividades Arquivisticas, nenhuma pessoa coletiva pode destruir documentacao sem aprovacao escrita previa do arquivo competente. Mesmo quando o periodo de retencao expirou.
Base Legal
Artigo 14 da Lei ("Jornal Oficial da RS", n.o 6/2020) afirma claramente:
"O criador e detentor nao pode destruir material de registo sem aprovacao previa do arquivo competente."
O arquivo competente tem o direito de selecionar documentos de valor permanente historico, cultural ou cientifico do material proposto para destruicao.
Procedimento de Destruicao -- Passo a Passo
Passo 1: Identificar Documentacao com Retencao Expirada
Com base na sua Lista de Categorias de Material de Registo e livro de arquivo, identifique toda a documentacao cujo periodo de retencao prescrito expirou.
Passo 2: Preparar uma Lista de Destruicao
Crie uma lista detalhada de documentacao proposta para destruicao contendo:
- Numero sequencial do livro de arquivo
- Marca de classificacao
- Descricao da documentacao
- Ano de criacao
- Periodo de retencao e data de expiracao
- Quantidade (pastas, caixas, MB)
Passo 3: Submeter Pedido ao Arquivo Competente
Envie a lista juntamente com um pedido de aprovacao. O arquivo pode:
- Aprovar a destruicao na totalidade
- Selecionar documentos de valor permanente (que sao transferidos para o arquivo)
- Solicitar informacoes adicionais
Passo 4: Aguardar Aprovacao Escrita
Nao destrua nada ate receber um ato de aprovacao oficial. O tempo de resposta do arquivo pode variar.
Passo 5: Destruir a Documentacao
Apos receber aprovacao, destrua a documentacao de forma segura:
- Documentacao em papel: trituracao industrial, incineracao
- Documentacao eletronica: eliminacao permanente de todos os suportes de armazenamento, destruicao de discos
Passo 6: Criar um Auto
Prepare um auto de destruicao assinado por uma comissao (minimo 2-3 membros). Conserve este auto permanentemente como prova de que o procedimento foi conduzido legalmente.
Erros Mais Comuns
- Destruicao sem aprovacao -- O maior e mais comum erro. Multas ate 2 milhoes de RSD
- Destruicao antes da expiracao da retencao -- Verifique os periodos exatos para cada tipo de documento
- Sem auto de destruicao -- Sem auto, nao tem prova de que a destruicao foi conduzida legalmente
- Destruicao seletiva -- Nao pode escolher "que faturas eliminar" -- toda a categoria para um dado ano e destruida
- Eliminar documentos eletronicos sem procedimento -- As mesmas regras aplicam-se a ficheiros digitais e a papel
Periodos de Retencao -- Lembrete
| Tipo de Documento | Periodo Minimo |
|---|---|
| Documentacao de constituicao | Permanente (nao se destroi) |
| Documentacao de RH | Permanente |
| Demonstracoes financeiras | Permanente |
| Faturas (contribuintes de IVA) | 10 anos |
| Documentos contabilisticos | 5 anos |
| Documentacao fiscal | 5 anos |
| Documentacao de SST | 40 anos |
| Correspondencia geral | 2 anos |
Conclusao
Destruir documentacao na Serbia nao e "deitar fora papel velho" -- e um procedimento formal com um enquadramento legal claro. Respeite os prazos, solicite aprovacao, mantenha registos.
O Arhivix rastreia automaticamente os periodos de retencao de cada documento e notifica-o quando uma categoria expira. Gera listas de destruicao com um clique e mantem registos completos -- para que esteja sempre em conformidade com a lei.
