Porque as Empresas Utilizam o Google Drive
O Google Drive e popular porque e gratuito (ate 15 GB), simples e integrado com o Gmail. Para pequenas equipas que partilham apresentacoes e folhas de calculo, e perfeitamente adequado.
Mas quando a sua empresa cresce, quando surgem requisitos regulamentares, quando os documentos se tornam criticos para as operacoes -- o Google Drive mostra as suas limitacoes.
7 Razoes Pelas Quais o Google Drive Nao Pode Substituir um DMS
1. Sem Controlo de Versoes para PDFs e Documentos Digitalizados
O Google Drive tem versionamento para Google Docs, Sheets e Slides. Mas para PDFs, ficheiros Word, folhas de calculo Excel e documentos digitalizados -- que constituem 90% da documentacao empresarial -- nao ha versionamento. Se alguem apagar ou substituir acidentalmente um ficheiro, o original perde-se.
2. A Pesquisa Nao Compreende o Conteudo de PDFs
O Google Drive pode pesquisar texto dentro de documentos Google, mas para ficheiros PDF, a pesquisa funciona apenas em nomes de ficheiros. Documentos digitalizados sao completamente impesquisaveis. Um DMS com OCR e pesquisa por IA encontra documentos pelo conteudo, mesmo em digitalizacoes.
3. Sem Periodos de Retencao
O Google Drive nao sabe que uma fatura deve ser mantida por 7 anos ou que um contrato de trabalho deve ser retido por 6 anos apos a cessacao. Um DMS rastreia automaticamente os periodos de retencao legais e alerta-o antes da expiracao.
4. O Controlo de Acesso Granular e Limitado
O Google Drive tem partilha por pasta ou ficheiro, mas para grandes equipas isto rapidamente se torna impraticavel. Um DMS tem controlo de acesso baseado em funcoes (RBAC) -- defina funcoes (contabilista, diretor, motorista) e cada funcao recebe automaticamente acesso aos documentos apropriados.
5. Sem Trilho de Auditoria
Quem abriu o documento? Quem o modificou? Quando? O Google Drive mantem um historico basico mas nao fornece o trilho de auditoria detalhado necessario para auditorias fiscais e inspecoes regulamentares. Um DMS regista cada acao.
6. Sem Assinatura Eletronica
O Google Drive nao tem funcao integrada para assinatura eletronica qualificada. Tem de utilizar uma ferramenta de terceiros (DocuSign, Adobe Sign) e transferir ficheiros manualmente. Um DMS como o Arhivix tem eSign integrado -- assine documentos sem sair do sistema.
7. Sem Categorizacao Automatica
No Google Drive, a organizacao e 100% manual -- cria pastas, move ficheiros, nomeia documentos. Um DMS com IA categoriza automaticamente documentos no momento em que os carrega.
Comparacao Detalhada
| Funcionalidade | Google Drive | Arhivix DMS |
|---|---|---|
| Pesquisa de conteudo PDF | Limitada | Pesquisa IA + OCR |
| Documentos digitalizados | Impesquisaveis | OCR - pesquisaveis |
| Versionamento de PDF | Nao | Sim -- historico completo |
| Periodos de retencao | Nao | Rastreamento automatico |
| Assinatura eletronica | Nao (terceiros) | QES integrada + carimbo temporal |
| Categorizacao automatica | Nao | Categorizacao por IA |
| Trilho de auditoria | Basico | Registo de auditoria detalhado |
| Conformidade regulamentar | Parcial | Completa (RGPD, eIDAS) |
| Preco (10 utilizadores) | ~70EUR/mes (Business) | A partir de 25EUR/mes |
Quando e o Google Drive Suficiente?
O Google Drive e perfeitamente adequado se:
- Tem menos de 5 funcionarios
- Nao trabalha com documentos regulamentados (faturas, contratos, guias de remessa)
- Nao precisa de assinaturas eletronicas
- Os documentos nao sao criticos para as suas operacoes
Para todos os outros -- um DMS e essencial.
Como Migrar do Google Drive para um DMS
A transicao e mais simples do que pensa:
- Exporte todos os ficheiros do Google Drive (Google Takeout ou sincronizacao)
- Importe para o Arhivix -- carregamento em massa com categorizacao automatica
- A pesquisa por IA indexa imediatamente todos os documentos
- Configure acessos -- defina quem pode ver o que
- Cancele o Google Workspace (ou mantenha-o apenas para e-mail)
Conclusao
O Google Drive e otimo para partilhar fotos de ferias. Mas para documentos empresariais com requisitos legais de retencao, que necessitam de assinaturas e devem ser pesquisaveis -- precisa de um DMS adequado.
Mude para o Arhivix e deixe de utilizar uma ferramenta de ficheiros pessoais para negocios serios.
