SharePoint: Poderoso, Mas Demasiado Complexo?
O Microsoft SharePoint e uma plataforma de colaboracao, intranet e gestao de conteudos. Com o Microsoft 365, milhoes de empresas utilizam-no. Mas a questao raramente colocada e: precisa realmente de todo o SharePoint apenas para gerir documentos?
O SharePoint pode fazer muito -- mas precisamente porque pode fazer tanto, a configuracao e manutencao e complexa, cara e requer especialistas de TI.
O Problema com o SharePoint para Gestao Documental
1. Configuracao Complexa
Para fazer o SharePoint funcionar como DMS, precisa de configurar bibliotecas de documentos, colunas de metadados, fluxos de trabalho, niveis de permissao e politicas de retencao. Isto requer um administrador ou consultor SharePoint -- para pequenas e medias empresas, este e um custo desnecessario.
Um DMS como o Arhivix funciona imediatamente -- carregue um documento e o sistema trata automaticamente da classificacao, retencao e acesso.
2. Confusao entre OneDrive e SharePoint
O Microsoft 365 vem com o OneDrive (espaco pessoal) e SharePoint (espaco de equipa). Os funcionarios frequentemente nao sabem onde armazenar o que. Os documentos acabam no lugar errado, aparecem duplicados por todo o lado. Um DMS tem uma localizacao central para todos os documentos -- sem confusao.
3. A Pesquisa Requer Metadados Bem Configurados
A pesquisa do SharePoint e poderosa -- SE os documentos estiverem devidamente etiquetados com metadados. Na pratica, os funcionarios raramente preenchem campos de metadados. Resultado: a pesquisa devolve centenas de resultados irrelevantes. Um DMS com IA extrai automaticamente metadados do conteudo dos documentos -- a pesquisa funciona mesmo sem etiquetagem manual.
4. Sem Localizacao para Regulamentacoes Locais
O SharePoint nao conhece as leis de arquivo locais, regulamentos de gestao de escritorio ou periodos de retencao especificos de cada pais. Tudo deve ser configurado manualmente -- etiquetas de retencao, revisoes de eliminacao, politicas de conformidade. Um DMS localizado tem tudo isto incorporado.
5. O Licenciamento e Complexo e Caro
Para funcionalidade DMS completa no SharePoint, precisa de um plano Microsoft 365 E3 ou E5. Isso custa 25 a 57 USD por utilizador por mes. Para uma empresa de 50 funcionarios, sao 1.250-2.850 USD por mes -- so em licencas, sem implementacao. Um DMS especializado custa significativamente menos.
6. Sem Assinaturas Eletronicas Integradas
A Microsoft oferece integracao com Adobe Sign ou DocuSign -- mas sao licencas adicionais e custos adicionais. Um DMS com assinaturas eletronicas integradas permite assinar diretamente no fluxo documental.
7. Sem Livro de Arquivo
O SharePoint nao tem conceito de livro de arquivo -- para empresas com requisitos regulamentares, isto significa trabalho manual adicional ou software adicional. Um DMS gera automaticamente registos de arquivo a partir de todos os documentos categorizados.
SharePoint vs DMS: Comparacao
| Criterio | SharePoint / OneDrive | DMS (Arhivix) |
|---|---|---|
| Configuracao | Complexa (equipa TI necessaria) | Pronto em 5 minutos |
| Classificacao automatica | Manual (metadados) | Classificacao por IA |
| Pesquisa | Requer metadados | OCR + IA (funciona sem etiquetas) |
| Regulamentacoes locais | Configuracao manual | Incorporado |
| Custo (50 utilizadores) | 1.250-2.850 USD/mes | Significativamente menos |
| Assinaturas eletronicas | Licenca adicional | Integradas |
| Livro de arquivo | Nao disponivel | Automatico |
| Aplicacao movel | Sim (aplicacao SharePoint) | Sim |
Quando e o SharePoint a Escolha Certa?
O SharePoint faz sentido se:
- Ja tem licencas Microsoft 365 E3/E5
- Tem uma equipa de TI que pode configurar e manter o SharePoint
- Precisa de intranet, wiki e colaboracao alem do DMS
- Opera em multiplos paises e precisa de uma solucao global
Quando e um DMS Especializado Melhor?
Um DMS e melhor se:
- Precisa de uma solucao que funcione imediatamente, sem configuracao
- Nao tem uma equipa de TI para manter o SharePoint
- Precisa de conformidade com regulamentacoes locais
- Quer assinaturas eletronicas, fluxos de trabalho e registos de arquivo num so sistema
- O seu orcamento nao permite licencas Microsoft 365 Enterprise
Conclusao
O SharePoint e uma ferramenta poderosa -- mas o poder vem com complexidade. Para empresas que querem gestao documental simples, rapida e em conformidade, um DMS especializado e a escolha mais inteligente.
O Arhivix da-lhe tudo o que precisa de um DMS -- sem equipa de TI, sem configuracao complexa, sem licencas caras.
