KSeF i obowiązek faktury ustrukturyzowanej nadchodzą. Twoje archiwum musi za nimi nadążyć.
Wraz z KSeF faktury papierowe i PDF zastąpi w Polsce faktura ustrukturyzowana FA(3), przesyłana przez krajowy kanał państwowy. Przepisy nie kończą się na wysyłce: każdą fakturę trzeba zarchiwizować, utrzymać w czytelnej formie i okazać na żądanie przez wiele lat.
Faktura ustrukturyzowana, której nie okażesz podczas kontroli, to faktura, której nigdy nie wystawiłeś.
Cały kontynent naraz przechodzi na fakturowanie ustrukturyzowane.
To nie jedna reforma. To fala odrębnych krajowych obowiązków, każdy z własnym formatem, kanałem i terminem, pod jednym kierunkiem UE.
Napędzane reformą UE VAT w erze cyfrowej (ViDA) oraz szeregiem ustaw krajowych, większość europejskich administracji podatkowych wprowadza obowiązkową fakturę ustrukturyzowaną B2B. Faktura ustrukturyzowana to dane czytelne maszynowo (XML lub hybrydowy PDF), a nie skan czy zwykły PDF, dzięki czemu administracja podatkowa może odczytać ją automatycznie.
Dla firmy działającej w kilku krajach trudnością jest to, że obowiązki nie są ze sobą zgrane. Niemcy, Francja, Polska, Belgia, Rumunia, Włochy i Hiszpania, każdy kraj prowadzi inny format, inny model przesyłu i inny harmonogram. Wspólny pozostaje obowiązek stojący za fakturą: zachować ją, nienaruszoną i możliwą do odtworzenia, przez cały okres przechowywania.
Gdzie znajduje się każdy rynek w 2026 roku.
Stan na połowę 2026 roku. Daty i progi już wcześniej się zmieniały, dlatego przed działaniem potwierdź aktualny przepis dla swojego kraju.
Inne rynki (Chorwacja, Serbia, Portugalia, Węgry, Grecja, Turcja oraz Zatoka Perska) prowadzą własne systemy. Szczegóły lokalne znajdziesz w przewodnikach krajowych na blogu. Wszystkie artykuły
W jednym obowiązku kryją się trzy zmiany.
Wysłanie faktury elektronicznej to tylko widoczna część. Towarzyszą jej dwa kolejne obowiązki.
Format ustrukturyzowany, a nie PDF
Faktura staje się danymi czytelnymi maszynowo (XML lub hybryda taka jak Factur-X i ZUGFeRD) zbudowanymi na europejskim standardzie EN 16931, dzięki czemu administracja podatkowa może ją przetworzyć bez odczytu przez człowieka.
Kontrolowany kanał, a nie e-mail
Faktura podróżuje określoną drogą: siecią Peppol, akredytowaną platformą (PDP we Francji) lub państwowym systemem rozliczeniowym (KSeF w Polsce, SdI we Włoszech, e-Factura w Rumunii), a nie załącznikiem w skrzynce odbiorczej.
Obowiązkowa archiwizacja, a nie folder
Każda wystawiona i otrzymana faktura elektroniczna musi być przechowywana w oryginalnej formie ustrukturyzowanej, czytelna i niezmieniona, przez ustawowy okres przechowywania, oraz okazana na żądanie podczas kontroli. Przechowywanie jest częścią obowiązku, a nie dodatkiem na później.
Wystawienie to połowa przepisu. Zachowanie faktury to druga połowa.
Najwięcej szumu dotyczy tego, jak wysłać zgodną fakturę elektroniczną. Cichszy obowiązek, ten, który faktycznie sprawdzają kontrolerzy, to czy potrafisz okazać ją jeszcze po latach.
W całej Europie faktury elektroniczne muszą być przechowywane przez długi czas, zwykle od ośmiu do jedenastu lat w zależności od kraju, z zachowaną autentycznością, integralnością i czytelnością przez cały ten okres. Ustrukturyzowany XML, którego nie otworzy żaden obecny system, lub taki, który został po cichu zmieniony, nie przejdzie testu, nawet jeśli fakturę wysłano poprawnie.
UE sformalizowała teraz także tę stronę. Kwalifikowana archiwizacja elektroniczna stała się regulowaną usługą zaufania w ramach eIDAS 2.0, a rozporządzenie wykonawcze Komisji (UE) 2025/2532 (obowiązujące od 6 stycznia 2026) ustanawia dla niej normy referencyjne. Długoterminowa, odporna na kontrole archiwizacja przechodzi z dobrej praktyki w określone ramy UE.
Tutaj projekt fakturowania elektronicznego spotyka się z archiwizacją dokumentów. Niezależnie od tego, jakim kanałem wysyłasz, faktury muszą trafić w miejsce, które przechowuje je zaszyfrowane, we właściwej jurysdykcji, wersjonowane i przechowywane zgodnie z ustawowym zegarem, z zapisem każdego dostępu.
Zgodny z prawem dom dla każdej faktury, którą wysyłasz i otrzymujesz.
Arhivix nie zastępuje Twojego kanału fakturowania elektronicznego. To archiwum pod nim, zbudowane dokładnie pod ten obowiązek przechowywania.
Przejmij z kanału
Wczytuj wystawione i otrzymane faktury elektroniczne w ich oryginalnej formie ustrukturyzowanej, niezależnie od tego, czy pochodzą z Peppol, platformy krajowej, czy Twojego oprogramowania księgowego.
Przechowuj zgodnie z ustawowym zegarem
Trzymaj każdą fakturę zaszyfrowaną w UE, wersjonowaną i niezmienioną, przechowywaną przez okres wymagany w Twoim kraju, a następnie usuwaną w terminie z zapisem tej czynności.
Okazuj na żądanie
Znajdź dowolną fakturę w kilka sekund i przekaż kontrolerowi kompletny, czytelny zapis z historią dostępu, dowód, którego naprawdę wymaga obowiązek.
Zbudowane wokół standardów, których używają obowiązki.
EN 16931 i formaty krajowe, zachowane dokładnie tak, jak wystawiono.
Często zadawane pytania
Czym jest faktura ustrukturyzowana i czy PDF nią jest?
Faktura ustrukturyzowana to dane czytelne maszynowo (zazwyczaj XML lub format hybrydowy taki jak Factur-X czy ZUGFeRD, który niesie XML wewnątrz PDF) zbudowane na standardzie EN 16931. Zwykły PDF lub skan nie jest fakturą ustrukturyzowaną, ponieważ administracja podatkowa nie może go przetworzyć automatycznie.
Jak długo muszę przechowywać faktury elektroniczne?
Zależy to od kraju, ale większość Europy wymaga przechowywania faktur przez około osiem do jedenastu lat, z zachowaną autentycznością, integralnością i czytelnością przez cały ten czas. Przetrwać musi oryginalny plik ustrukturyzowany, a nie tylko wydruk.
Czym jest Peppol oraz czym jest model rozliczeniowy lub PDP?
Peppol to europejska sieć do wymiany faktur elektronicznych przez akredytowane punkty dostępu. Model rozliczeniowy (jak polski KSeF, włoski SdI czy rumuńska e-Factura) kieruje faktury przez platformę państwową, podczas gdy Francja używa akredytowanych platform prywatnych zwanych PDP. To różne kanały przesyłu dla tego samego rodzaju faktury ustrukturyzowanej.
Czy faktura elektroniczna oznacza także, że muszę zmienić sposób archiwizacji?
Tak. Wysłanie zgodnej faktury elektronicznej i jej zgodna archiwizacja to dwa odrębne obowiązki. Faktura ustrukturyzowana musi być przechowywana, niezmieniona i czytelna, przez ustawowy okres, dlatego kwalifikowana archiwizacja elektroniczna jest teraz formalną usługą zaufania UE w ramach eIDAS 2.0.
Działam w kilku krajach. Czy potrzebuję jednego systemu na każdy obowiązek?
Musisz spełnić zasady wysyłki każdego kraju, ale nie potrzebujesz osobnego archiwum na każdy kraj. Jedno zgodne archiwum może przechowywać faktury z każdego rynku w ich oryginalnej formie, przechowywane zgodnie z zegarem każdego kraju, i to jest część, którą pokrywa Arhivix.
Twoje dokumenty są teraz żywe. Poruszają się same.
Zapewnij swojej firmie zautomatyzowany obieg dokumentów, zgodny z prawem i dostępny w każdej chwili.
Bez zobowiązań, bez karty kredytowej.