Miejsce pracy z branży zakupy i faktury przychodzące, bez ludzi

Zakupy i faktury przychodzące

Faktura czeka, a PZ wciąż leży w magazynie.

Arhivix przyjmuje faktury przychodzące z maila, skanera i telefonu, odczytuje je i proponuje pola, oznacza możliwy duplikat i trzyma PZ oraz WZ w tej samej teczce dostawcy. Uzgadnianie z zamówieniem i księgowanie w Twoim ERP są w przygotowaniu.

Wypróbuj bezpłatny plan Poproś o wycenę

Bez karty.

Jak proces przebiega przez Arhivix.

Każdy krok jest oznaczony: co Arhivix robi dziś, co jest w przygotowaniu, a co zostaje w Twojej księgowości, ERP albo banku.

  1. Zamówienie zakupu

    Poza Arhivix

    Powstaje w Twoim ERP albo programie księgowym. Gdy przychodzi mailem jako PDF, Arhivix archiwizuje je w teczce dostawcy.

  2. PZ i WZ

    Działa dziś

    Magazyn fotografuje albo skanuje papier, a ten leży w teczce dostawcy i w płatnych planach da się go znaleźć po treści.

  3. Faktura przychodząca

    Działa dziś

    Przychodzi mailem, ze skanera albo z telefonu. Arhivix odczytuje dostawcę, numer, kwotę i daty jako propozycję, a Ty potwierdzasz.

  4. Możliwy duplikat

    Działa dziś

    Gdy przychodzi faktura z tym samym numerem, dostawcą i kwotą, Arhivix ją oznacza, a Ty decydujesz, co dalej. Nic nie jest usuwane samo.

  5. Przegląd

    Działa dziś

    Dokumenty, których Arhivix nie umie z pewnością przyporządkować, czekają w Smart Inbox na Twoje potwierdzenie.

  6. Uzgadnianie z zamówieniem i PZ

    W przygotowaniu

    Sprawdzenie, czy faktura zgadza się z zamówieniem i przyjętą ilością. Dziś wszystkie trzy dokumenty leżą w tej samej teczce dostawcy, więc sprawdzenie odbywa się w jednym miejscu.

  7. Akceptacja według kwoty i księgowanie w ERP

    W przygotowaniu

    Ścieżki akceptacji z progami kwot i wysyłka do ERP są w przygotowaniu. Dziś fakturę do programu księgowego wprowadza Twój księgowy.

  8. Archiwum

    Działa dziś

    Faktura, PZ i WZ zostają razem, z historią wersji i zapisem każdego otwarcia.

Działa dziś
Dostępne dziś w aplikacji.
W przygotowaniu
Budujemy to. Nie jest jeszcze częścią oferty i nie sprzedajemy tego jako gotowego rozwiązania.
Poza Arhivix
Odbywa się w Twoim programie księgowym, ERP, banku albo u specjalisty. Arhivix przechowuje dokument potrzebny do tego kroku.

Ta sama praca w różnych branżach.

Klient wysyła faktury mailem, zdjęcia przez WhatsApp, a resztę przynosi w kopercie ostatniego dnia.

Sortowanie zabiera Twój czas, nie czas klienta, a każdy miesiąc zaczyna się od zera.

skan_fv_118.pdf Odczytany
  • Klient Hansa Facilities BV
  • Teczka Hansa Facilities BV/2026-⁠07
  • Propozycja faktura zakupu, Marendo Trade
Poczta i skany trafiają do tej samej teczki klienta.
Arhivix dziś
Klient fotografuje papier telefonem do teczki udostępnionej Twojemu biuru, a poczta na skrzynkę biura trafia według reguły do teczek klientów. Arhivix odczytuje każdy dokument i proponuje rodzaj i dane, które potwierdzasz.

Ta sama faktura przychodzi mailem, na papierze i jako zdjęcie z telefonu, i jest księgowana dwa razy.

Podwójne księgowanie albo podwójna płatność, a potem korekta, która kosztuje więcej niż samo księgowanie.

fv_2291.pdf Możliwy duplikat
  • Numer faktury 2291
  • Dostawca Marendo Trade
  • Kwota 5290,00 PLN
Ten sam numer, dostawca i kwota co w skanie. Ty decydujesz.
Arhivix dziś
Arhivix wykrywa możliwy duplikat po numerze faktury, dostawcy i kwocie albo po tym samym pliku i informuje Cię, a Ty decydujesz, czy to ten sam dokument.

Faktura dostawcy stoi, bo nikt nie może znaleźć PZ i atestu.

Bez dowodu przyjęcia faktura nie idzie do zapłaty, więc płacisz dostawcy z opóźnieniem albo płacisz za towar, którego nikt nie sprawdził.

PZ_0917.jpg na miejscu
  • Teczka Marendo Trade sp. z o.o.
  • Propozycja PZ 0917, 16.10.2026
  • Powiadomiono dział zakupów
Wyszukiwanie Marendo Trade październik zwraca PZ, atest i fakturę.
Arhivix dziś
Magazyn fotografuje PZ i atest do teczki dostawcy, a Arhivix je odczytuje i proponuje numer i datę. Dział zakupów dostaje powiadomienie i jednym wyszukiwaniem znajduje oba dokumenty i fakturę.

WZ zostaje w kuchni, a Twoje biuro rachunkowe czeka.

Księgowość ma opóźnienia, kierownik pod koniec miesiąca zbiera papiery z każdego lokalu, a zgubiony WZ przestaje potwierdzać fakturę.

WZ_0388.jpg Potwierdzony
  • Teczka Centrum / Dokumenty WZ
  • Propozycja WZ 0388, Piekarnia Ziarno
Udostępniono biuru rachunkowemu według reguły
Arhivix dziś
Kierownik zmiany fotografuje WZ do teczki lokalu, Arhivix proponuje numer i dostawcę, a automatyzacja udostępnia go Twojemu biuru rachunkowemu. Faktury ze skrzynki lokalu trafiają na miejsce według reguły i są udostępniane tak samo.

Beton dotarł na budowę, WZ odjechał z betonowozem, a faktura dostawcy już czeka.

Faktura jest płacona bez potwierdzonej ilości albo czeka, aż ktoś znajdzie WZ, a niedostawy nikt nie udowodni.

WZ_0412.pdf Sfotografowany
  • Dostawca Hansa Facilities BV
  • Teczka Budynek B / Dokumenty WZ
  • Przyjęto 14.10, 07:40
Przy fakturze: Hansa WZ październik.
Arhivix dziś
Majster fotografuje WZ do teczki projektu, zanim betonowóz odjedzie. Kto sprawdza fakturę dostawcy, znajduje każdy WZ tego dostawcy jednym wyszukiwaniem.

Zaczyna się bez projektu.

  1. Podłączasz skrzynkę firmy albo wgrywasz istniejące teczki, a Arhivix w tle wszystko odczytuje.

  2. Papier z terenu fotografujesz telefonem albo skanujesz; Arhivix proponuje rodzaj i dane, a Ty potwierdzasz.

  3. Regułę dla skrzynki potwierdzasz raz: następnym razem taki załącznik sam trafi na miejsce, a niepewne czekają na Twoje potwierdzenie.

Dla małych firm

Bez karty. Płatne plany od 95 PLN miesięcznie przy rozliczeniu rocznym, cena za firmę.

Bezpłatny plan szuka po nazwie pliku; wyszukiwanie w treści i AI jest w płatnych planach.

Wypróbuj bezpłatny plan

Dla ponad 20 kont oraz dla biur i agencji

Jedna rozmowa o Twoich procesach, migracji i połączeniach z programami, których używasz. Odpowiadamy w ciągu jednego dnia roboczego.

Poproś o wycenę

Publiczny cennik, cena za firmę

Plan Arhivix Lite jest bezpłatny i nie wymaga karty. Płatne plany zaczynają się od 95 PLN miesięcznie przy rozliczeniu rocznym, a nawet najmniejszy obejmuje 5 kont użytkowników, bez opłat za użytkownika. Dla ponad 20 kont przygotowujemy indywidualną wycenę.

Zobacz pakiety i ceny

Często zadawane pytania

Jeszcze nie. Uzgadnianie z zamówieniem i PZ jest w przygotowaniu. Dziś Arhivix trzyma wszystkie trzy dokumenty jednego dostawcy w tej samej teczce i odczytuje ich pola, więc sprawdzasz je w jednym miejscu, a nie w pięciu skrzynkach.

Gdy numer, dostawca i kwota się zgadzają, Arhivix oznacza ją jako możliwy duplikat, a Ty decydujesz, czy to ta sama faktura. Arhivix niczego nie usuwa sam.

Jeszcze nie. Połączenia z systemami ERP i programami księgowymi są w przygotowaniu, a połączenia na miarę budujemy w ramach umowy Enterprise. Dziś faktury do programu księgowego wprowadza Twój księgowy.

Wgrywasz istniejące foldery albo podłączasz firmową skrzynkę e-mail, a Arhivix indeksuje wszystko w tle. Standardowe plany nie wymagają projektu migracji ani konsultantów. W umowie Enterprise istniejące archiwum zostaje przeniesione z zachowaniem logiki folderów, metadanych i okresów przechowywania.

Oczywiście. Możesz anulować jednym kliknięciem z ustawień konta. Twoje dane pozostają dostępne do końca bieżącego okresu rozliczeniowego. Następnie konto zostaje wstrzymane i masz 30 dni na eksport swoich danych.

Nie widzisz swojej odpowiedzi? Napisz do nas na support@arhivix.com

Wyślij pierwszy dokument. Arhivix go uporządkuje.

Wypróbuj bezpłatny plan Poproś o wycenę

Bez zobowiązań, bez karty kredytowej.

NOTIX DOO Beograd · MB 21993310 Sprawdź numer rejestrowy w publicznym rejestrze przedsiębiorstw APR (otwiera się w nowym oknie) · PIB 114240716

Dušana Matića 26, 11000 Belgrad

Od poniedziałku do piątku, od 09:00 do 17:00 CET

Faktura_Hansa_118.pdf Przekazano
  • Odebrano e-mailem 14:32
  • Odczytano, dane potwierdzone
  • Sprawdzono w terenie i zaakceptowano
  • Przekazano do biura rachunkowego i do Twojego programu

Dalej: Twój pierwszy dokument

Nagranie: Pexels (Karola G, Kaboompics), licencja Pexels.