Dlaczego warto przejsc na biuro bez papieru?
Przecietne biuro zuzywa 10 000 arkuszy papieru na pracownika rocznie. Dla firmy liczacej 20 osob to 200 000 arkuszy — czyli okolo 24 drzew.
Dokumenty papierowe:
- Zajmuja fizyczna przestrzen, ktora kosztuje
- Nie sa przeszukiwalne
- Moga ulec uszkodzeniu
- Trudno je udostepniac zespolom zdalnym
- Spowalniaja procesy
Krok 1: audyt istniejacych dokumentow
Zanim zaczniecie digitalizowac, musicie wiedziec, co macie. Stworzcie inwentaryzacje:
- Jakie typy dokumentow istnieja?
- Ile ich jest w sumie?
- Jakie sa prawne okresy przechowywania?
- Ktore sa aktywne, a ktore archiwalne?
Krok 2: wybierzcie odpowiedni DMS
System Zarzadzania Dokumentami jest sercem biura bez papieru.
- Mozliwosci OCR
- Wyszukiwanie pelnotekstowe
- Bezpieczenstwo — szyfrowanie, kontrola dostepu
- Skalowalnosc
- Integracje
Krok 3: zdigitalizujcie istniejaca dokumentacje
Skanowanie to najbardziej praco-chlonna czesc procesu, ale gdy zostanie wykonane — jest zrobione na zawsze.
- Uzywajcie skanera z ADF do skanowania masowego
- Skanujcie w formacie PDF/A
- Uzywajcie OCR
- Nazywajcie pliki konsekwentnie
- Organizujcie w jasna strukture folderow
Krok 4: ustanowcie cyfrowe procesy
- Podpisy elektroniczne zamiast drukuj-podpisz-skanuj
- Formularze cyfrowe zamiast papierowych
- Faktury elektroniczne przez systemy e-fakturowania
- Przechowywanie w chmurze zamiast fizycznych archiwow
Krok 5: przeszkol swoj zespol
- Krotkie i praktyczne szkolenia
- Powtarzane regularnie
- Wspierane przez zarzad
Oszczednosci z przejscia na biuro bez papieru
| Kategoria | Roczne oszczednosci (firma 20-osobowa) |
|---|---|
| Papier i toner | ~2 000 EUR |
| Fizyczna przestrzen magazynowa | ~3 000 EUR |
| Czas szukania dokumentow | ~500+ godzin |
| Wysylka/dostarczanie dokumentow | ~1 000 EUR |
Podsumowanie
Przejscie na biuro bez papieru to proces, nie jednorazowe wydarzenie. Ale kazdy krok przynosi wymierne oszczednosci.
Zacznijcie z Arhivix — skonfigurujcie cyfrowy system zarzadzania dokumentami w mniej niz jeden dzien i zacznijcie oszczedzac od pierwszej minuty.
