Digitalizacja: wiecej niz tylko skanowanie
Wiele osob mysli, ze digitalizacja = skanowanie. Ale skanowanie to dopiero pierwszy krok. Prawdziwym celem digitalizacji jest uczynienie dokumentu papierowego przeszukiwalnym, zorganizowanym i trwale zachowanym w formie cyfrowej.
Bez przetwarzania OCR zeskanowany dokument jest tylko obrazem — nie mozna przeszukiwac tekstu, kopiowac tresci ani automatycznie wyodrebniac danych.
OCR: technologia, ktora czyta dokumenty
OCR (optyczne rozpoznawanie znakow) to technologia konwertujaca obrazy tekstu na rzeczywisty, przeszukiwalny tekst. Nowoczesne systemy OCR, szczegolnie oparte na AI, osiagaja dokladnosc 99%+ nawet na dokumentach slabej jakosci.
Jaki format wybrac do przechowywania?
| Format | Zalety | Najlepszy do |
|---|---|---|
| PDF/A | Standard ISO do archiwizacji | Dlugoterminowe przechowywanie, dokumenty prawne |
| Uniwersalnie kompatybilny | Codzienne uzytkowanie | |
| TIFF | Bezstratna jakosc, obsluguje wielostronicowe pliki | Wysokiej jakosci skanowanie archiwalne |
Zalecenie: uzywajcie PDF/A dla wszystkich dokumentow biznesowych przechowywanych dluzej niz 5 lat.
Aspekty prawne digitalizacji dokumentow
- Zdigitalizowane dokumenty moga miec taka sama waznosc prawna jak oryginaly, pod pewnymi warunkami
- Proces digitalizacji musi byc udokumentowany
- Integralnosc zdigitalizowanego dokumentu musi byc zapewniona
- Moze byc wymagana kwalifikowana pieczec lub podpis elektroniczny
- Oryginaly papierowe moga byc zniszczone po digitalizacji, chyba ze prawo stanowi inaczej
Jak zorganizowac proces digitalizacji
Faza 1: przygotowanie (1-2 tygodnie)
- Stworzcie inwentaryzacje dokumentow papierowych
- Ustalcie priorytety
- Zdefiniujcie strukture folderow i konwencje nazewnictwa
- Wybierzcie DMS
Faza 2: skanowanie (2-4 tygodnie)
- Skanujcie partiami wg kategorii
- Sprawdzajcie jakosc skanow
- Zastosujcie OCR do kazdego dokumentu
Faza 3: organizacja i weryfikacja (1 tydzien)
- Zweryfikujcie prawidlowa kategoryzacje
- Przetestujcie wyszukiwanie
- Skonfigurujcie kontrole dostepu
- Stworzcie strategie kopii zapasowych
Podsumowanie
Digitalizacja dokumentow to inwestycja, ktora zwraca sie wielokrotnie. Mniej przestrzeni, szybsze wyszukiwanie, lepsze bezpieczenstwo i zgodnosc z regulacjami.
Dzieki Arhivix zdigitalizowane dokumenty staja sie natychmiast przeszukiwalne z AI — przeslij zeskanowany dokument i znajdz go w sekundach, bez recznego tagowania.
