Czym jest RODO i dlaczego powinno Panstwa to obchodzic?
Ogolne rozporzadzenie o ochronie danych (RODO) to kompleksowe europejskie prawo o ochronie danych. Dotyczy kazdej firmy, ktora przetwarza dane osobowe mieszkancow UE — niezaleznie od tego, gdzie firma ma siedzibe.
Jesli macie pracownikow, klientow lub dostawcow — przetwarzacie dane osobowe. Imiona i nazwiska, adresy, numery telefonow, adresy e-mail, dane o wynagrodzeniach, numery identyfikacji podatkowej — to wszystko sa dane osobowe chronione przez RODO.
Gdzie w dokumentach znajduja sie dane osobowe?
Dane osobowe sa wszedzie w dokumentacji firmowej:
- Umowy o prace — imie i nazwisko, adres, numer PESEL, wynagrodzenie
- Faktury — nazwa firmy, NIP, adres, osoba kontaktowa
- Akta osobowe — pelne dane osobowe pracownikow
- Oferty i zamowienia — dane kontaktowe klientow
- Korespondencja e-mail — imiona i nazwiska, adresy, tresc komunikacji
- Dokumentacja medyczna — dane zdrowotne pracownikow (kategoria szczegolna)
5 kluczowych obowiazkow RODO w zarzadzaniu dokumentami
1. Minimalizacja danych
Mozna zbierac tylko te dane, ktore sa faktycznie potrzebne. Nie prosce o numer PESEL, gdy potrzebujecie tylko adresu e-mail. Dotyczy to takze dokumentow — nie przechowujcie dokumentow zawierajacych dane osobowe dluzej niz to konieczne.
2. Ograniczenie przechowywania
Dane osobowe moga byc przechowywane tylko tak dlugo, jak jest to niezbedne do realizacji celu. Gdy ustawowy okres przechowywania dokumentu wygasa — musicie go usunac lub zanonimizowac.
DMS pomaga automatycznie sledzic terminy i usuwac dokumenty na czas.
3. Bezpieczenstwo danych
Musicie wdrozyc "odpowiednie srodki techniczne i organizacyjne" w celu ochrony danych. To oznacza:
- Szyfrowanie dokumentow zawierajacych dane osobowe
- Kontrola dostepu — tylko upowaznione osoby moga miec dostep
- Rejestrowanie — kto uzyskal dostep do jakich danych i kiedy
- Kopia zapasowa — ochrona przed utrata danych
4. Prawo dostepu i prawo do usuwania
Kazda osoba ma prawo zadac:
- Jakie dane na jej temat posiadacie
- Kopii tych danych
- Usuniecia wszystkich jej danych ("prawo do bycia zapomnianym")
Bez DMS znalezienie wszystkich dokumentow zawierajacych dane jednej osoby moze zajac kilka dni.
5. Rejestr czynnosci przetwarzania
Musicie prowadzic rejestr wszystkich czynnosci przetwarzania danych osobowych. Obejmuje to dostep do dokumentow zawierajacych dane osobowe.
Kary za naruszenie RODO
| Naruszenie | Maksymalna kara |
|---|---|
| Niewystarczajace srodki ochrony danych | 10 mln EUR lub 2% rocznego obrotu |
| Bezprawne przetwarzanie / naruszenie danych | 20 mln EUR lub 4% rocznego obrotu |
| Brak powiadomienia o naruszeniu danych | 10 mln EUR lub 2% rocznego obrotu |
| Ignorowanie praw osob, ktorych dane dotycza | 20 mln EUR lub 4% rocznego obrotu |
Jak DMS pomaga w zgodnosci z RODO
Arhivix zostal zaprojektowany z wbudowana ochrona danych:
- Szyfrowanie AES-256 — wszystkie dokumenty szyfrowane w spoczynku i podczas przesylania
- Szczegolowa kontrola dostepu — okreslacie, kto moze widziec kazdy dokument
- Pelny dziennik audytu — kazdy dostep do dokumentu jest rejestrowany
- Automatyczne okresy przechowywania — dokumenty sa oznaczane do usuniecia po wygasnieciu okresu ustawowego
- Wyszukiwanie osob — znajdzcie wszystkie dokumenty dotyczace jednej osoby w kilka sekund
- Przechowywanie danych w UE — dane przechowywane na serwerach AWS w Europie
Podsumowanie
Zgodnosc z RODO nie jest opcjonalna — to prawny obowiazek z surowymi karami. Dokumenty sa najczestszym zrodlem danych osobowych w firmach, a ich wlasciwe zarzadzanie jest kluczem do zgodnosci.
Z Arhivix ochrona danych jest wbudowana w system — nie musicie o tym myslec, bo wszystko dzieje sie automatycznie.
