Gastronomia i hotele

Dostawca przyjeżdża codziennie do każdego lokalu, WZ zostaje w kuchni, a biuro rachunkowe do piątego upomina się o faktury.

Kierownik zmiany fotografuje WZ do teczki lokalu, Arhivix go odczytuje, a faktury i dokumenty WZ trafiają do Twojego biura rachunkowego według reguły ustawionej raz.

Wypróbuj bezpłatny plan Poproś o wycenę

Bez karty.

Problemy, które znasz.

WZ zostaje w kuchni, a Twoje biuro rachunkowe czeka.

Księgowość ma opóźnienia, kierownik pod koniec miesiąca zbiera papiery z każdego lokalu, a zgubiony WZ przestaje potwierdzać fakturę.

WZ_0388.jpg Potwierdzony

Teczka Centrum / Dokumenty WZ
Propozycja WZ 0388, Piekarnia Ziarno

Udostępniono biuru rachunkowemu według reguły

Arhivix dziś: Kierownik zmiany fotografuje WZ do teczki lokalu, Arhivix proponuje numer i dostawcę, a automatyzacja udostępnia go Twojemu biuru rachunkowemu. Faktury ze skrzynki lokalu trafiają na miejsce według reguły i są udostępniane tak samo.

Faktury za abonamenty, sprzęt i prowizje przychodzą na trzy adresy mailowe, a każdy lokal czyta tylko swój.

Faktura, której nikt nie otworzy, nie trafia na czas do biura rachunkowego, a czasem ta sama faktura przychodzi dwa razy.

prowizja_0915.pdf Na miejscu

Przyszła na recepcja@firma.pl
Teczka Faktury dostawców / Prowizje

Możliwy duplikat: ta sama faktura przyszła też na faktury@firma.pl

Arhivix dziś: Podłączasz skrzynki wszystkich lokali (Gmail, Microsoft 365 lub IMAP), a Arhivix odczytuje każdy załącznik i kieruje go według reguły; niepewne czekają na Twoje potwierdzenie w Smart Inbox. Gdy ta sama faktura przyjdzie dwa razy, Arhivix oznacza ją jako możliwy duplikat, a decyzja należy do Ciebie.

Umowa sezonowa z biurem podróży dobiega końca, a termin na jej wypowiedzenie albo zmianę cen minął, gdy leżała w skrzynce.

Sezon idzie na zeszłorocznych cenach i warunkach.

umowa_sezon.pdf Z terminem

Propozycja kończy się 31.03.2027
Okres wypowiedzenia 60 dni

Odnowienie 30.01.2027, z przypomnieniem

Arhivix dziś: Gdy umowa przychodzi, Arhivix odczytuje datę końca i okres wypowiedzenia i sam ustawia dwa terminy: wygaśnięcie i ostatni dzień na wypowiedzenie, które możesz zmienić albo odrzucić, a przypomnienie dodajesz samodzielnie. Nowy cennik wgrywasz na stary, a poprzedni zostaje w historii wersji.

Badanie sanepidowskie pracownika sezonowego wygasa w środku sezonu, a data leży w teczce, której nikt nie otwiera.

Pracownik bez ważnego badania nie może pracować z żywnością, więc na zmianie brakuje osoby akurat wtedy, gdy jest najbardziej potrzebna.

sanepid_0003.pdf Z terminem

Propozycja ważne do 20.07.2027
Dostęp tylko kierownik lokalu

Terminy: przypomnienie 30 dni przed wygaśnięciem

Arhivix dziś: Zaświadczenie każdego pracownika fotografuje się do teczki lokalu, a Arhivix je odczytuje i proponuje datę ważności. Kolejne badanie wpisujesz raz w Terminach, a przed wygaśnięciem przychodzi przypomnienie.

Gaśnice i hydranty mają osobne terminy przeglądów, a protokół zostaje u firmy serwisowej.

Gdy dokumentacja jest potrzebna, trzeba ją pokazać, a nie dopiero przygotować; to, co leży u serwisanta, tego dnia nie istnieje.

ppoż_0412.pdf Na miejscu

Teczka Centrum / Ochrona przeciwpożarowa
Następny przegląd 12.04.2027, w Terminach

Reguła: maile od serwisu trafiają tutaj

Arhivix dziś: Protokół, który serwis przysyła mailem, trafia według reguły do teczki lokalu, a papierowy fotografujesz. Kolejne przeglądy i szkolenie nowych pracowników wpisujesz z przypomnieniem w Terminach, więc dokumentacja przeciwpożarowa lokalu jest w jednym miejscu.

Droga jednego dokumentu przez Twoją firmę.

Przekrój firmy z Twojej branży: jak dokument przychodzi, co Arhivix odczytuje, kto potwierdza i gdzie zostaje.

Kierownik zmiany robi zdjęcie telefonem WZ_0388.jpg
Arhivix odczytuje propozycja: WZ 0388, Piekarnia Ziarno
Biuro kierownika kierownik potwierdza, biuro rachunkowe dostaje je według reguły
Archiwum każda wersja zachowana, każdy dostęp zapisany

Odebrano

Kierownik zmiany robi zdjęcie telefonem WZ_0388.jpg
Odczytano

Arhivix odczytuje propozycja: WZ 0388, Piekarnia Ziarno
Właściwa osoba potwierdza

Biuro kierownika kierownik potwierdza, biuro rachunkowe dostaje je według reguły
Zachowano

Archiwum każda wersja zachowana, każdy dostęp zapisany

Wypróbuj bezpłatny plan

Akceptacje i połączenie z Twoim ERP ustawia się pod Twoją firmę.

Poproś o wycenę

Dokumenty i reguły Twojej branży.

Dokumenty, które przychodzą

Dokumenty WZ WZ_piekarnia_0388.jpg
Faktury dostawców faktura_mleczarnia_2214.pdf
Paragony paragon_0571.jpg
Badania i atesty badania_sanepid_0003.pdf
Umowy umowa_dostawca_0012.pdf

Reguły, które działają same

Gdy WZ trafia do teczki lokalu Wtedy powiadom kierownika
Gdy faktura trafia na miejsce Wtedy udostępnij ją biuru rachunkowemu
Gdy wpisujesz datę badania Wtedy przypomnienie przed wygaśnięciem

Reguły powiadamiają, udostępniają i przypominają; każde odczytane pole to propozycja, którą potwierdza człowiek.

Dotyczy każdego dokumentu

Każda zmiana to nowa wersja, a wcześniejszą przywracasz jednym kliknięciem.
Link do udostępnienia ma datę ważności i hasło, a dziennik pokazuje, kto go otworzył.
Dostęp nadajesz na poziomie teczki i dokumentu; każde otwarcie, pobranie i udostępnienie zostaje zapisane.

Zaczyna się bez projektu.

Podłączasz skrzynkę firmy albo wgrywasz istniejące teczki, a Arhivix w tle wszystko odczytuje.
Papier z terenu fotografujesz telefonem albo skanujesz; Arhivix proponuje rodzaj i dane, a Ty potwierdzasz.
Regułę dla skrzynki potwierdzasz raz: następnym razem taki załącznik sam trafi na miejsce, a niepewne czekają na Twoje potwierdzenie.

Dla małych firm

Bez karty. Płatne plany od 95 PLN miesięcznie przy rozliczeniu rocznym, cena za firmę.

Bezpłatny plan szuka po nazwie pliku; wyszukiwanie w treści i AI jest w płatnych planach.

Wypróbuj bezpłatny plan

Dla ponad 20 kont oraz dla biur i agencji

Jedna rozmowa o Twoich procesach, migracji i połączeniach z programami, których używasz. Odpowiadamy w ciągu jednego dnia roboczego.

Poproś o wycenę

Kto widzi Twoje dokumenty i gdzie one są.

500+ firm
92% dokumentów klasyfikowanych automatycznie
2 regiony UE przechowujące każdy dokument

Przechowywanie: Nasza chmura w UE albo Twój własny S3 (Enterprise).
Szyfrowanie: AES-256 w spoczynku, TLS 1.3 w transmisji.
Dostęp: Tylko osoby, którym pozwolisz, z 2FA. Każdy podgląd jest zapisywany.

Publiczny cennik, cena za firmę

Plan Arhivix Lite jest bezpłatny i nie wymaga karty. Płatne plany zaczynają się od 95 PLN miesięcznie przy rozliczeniu rocznym, a nawet najmniejszy obejmuje 5 kont użytkowników, bez opłat za użytkownika. Dla ponad 20 kont przygotowujemy indywidualną wycenę.

Zobacz pakiety i ceny

Często zadawane pytania

Każdy lokal dostaje własną teczkę albo przestrzeń roboczą, a dostęp nadajesz osobno dla każdego lokalu: kierownik zmiany widzi swój lokal, a menedżer widzi wszystkie. Twoje biuro rachunkowe dostaje to, co udostępniają reguły, z każdego lokalu. Liczba przestrzeni roboczych i skrzynek rośnie z planem: Lite ma po jednej, Basic dwie przestrzenie i do trzech skrzynek.

Nie. Kierownik zmiany fotografuje WZ aplikacją mobilną, która znajduje krawędzie strony, prostuje ją i łączy kilka stron w jeden dokument. Skaner albo wgranie z komputera działa tak samo, jeśli tak jest wygodniej.

Tak, jako termin z przypomnieniem. Zaświadczenie fotografuje się do teczki lokalu, Arhivix proponuje datę ważności, a kolejne badanie wpisujesz raz w Terminach, żeby przypomnienie przyszło przed wygaśnięciem. Dostęp do teczki z zaświadczeniami daj tylko kierownikowi. Arhivix nie jest rejestrem badań: zaświadczenie to dokument z terminem i przypomnieniem.

Wgrywasz istniejące foldery albo podłączasz firmową skrzynkę e-mail, a Arhivix indeksuje wszystko w tle. Standardowe plany nie wymagają projektu migracji ani konsultantów. W umowie Enterprise istniejące archiwum zostaje przeniesione z zachowaniem logiki folderów, metadanych i okresów przechowywania.

Oczywiście. Możesz anulować jednym kliknięciem z ustawień konta. Twoje dane pozostają dostępne do końca bieżącego okresu rozliczeniowego. Następnie konto zostaje wstrzymane i masz 30 dni na eksport swoich danych.

Nie widzisz swojej odpowiedzi? Napisz do nas na support@arhivix.com

Wyślij pierwszy dokument. Arhivix go uporządkuje.

Wypróbuj bezpłatny plan Poproś o wycenę

Bez zobowiązań, bez karty kredytowej.

NOTIX DOO Beograd · MB 21993310 Sprawdź numer rejestrowy w publicznym rejestrze przedsiębiorstw APR (otwiera się w nowym oknie) · PIB 114240716

Dušana Matića 26, 11000 Belgrad

Od poniedziałku do piątku, od 09:00 do 17:00 CET

Faktura_Hansa_118.pdf Przekazano

Odebrano e-mailem 14:32
Odczytano, dane potwierdzone
Sprawdzono w terenie i zaakceptowano
Przekazano do biura rachunkowego i do Twojego programu

Dalej: Twój pierwszy dokument

Nagranie: Pexels (Sururi Ballıdağ), licencja Pexels.