Okresy przechowywania dokumentów w Europie: bezpłatne narzędzie | Arhivix
Arhivix świętuje 2 lata: jeden system dla ponad 500 firm. Zarejestruj się i wypróbuj za darmo przez 14 dni
Bezpłatne narzędzie

Jak długo trzeba przechowywać dokumenty?

Ustawowe okresy przechowywania dokumentów firmowych w 18 jurysdykcjach. Przy każdej wartości podajemy ustawę i artykuł, z którego wynika, więc można powołać się na źródło zamiast wierzyć nam na słowo. Tam, gdzie nie udało nam się potwierdzić przepisu, mówimy o tym wprost zamiast zgadywać.

Poland

7 / 7 potwierdzonych rodzajów dokumentów

Faktury wystawione i otrzymane 5 lat

Od kiedy biegnie termin

end of the calendar year in which the VAT payment deadline fell (usually the year of issue; the following year for December invoices). Structured invoices are stored by KSeF for 10 years from the end of the year of issue, and during that time the taxpayer has no parallel storage duty of its own, because art. 112 and 112a are expressly excluded by art. 112aa.

Podstawa prawna

Ustawa o podatku od towarów i usług, art. 112 i art. 112a (podatnik przechowuje faktury do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego) w zw. z Ordynacja podatkowa, art. 70 § 1 (przedawnienie 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku). Stan na 2026: obowiązuje już art. 106ga (obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur) oraz art. 112aa - faktury ustrukturyzowane są przechowywane w KSeF przez 10 lat, licząc od końca roku, w którym zostały wystawione, i art. 112 oraz art. 112a się do nich nie stosuje; jeżeli te 10 lat upłynie przed upływem przedawnienia, podatnik przechowuje je dalej poza KSeF. Art. 112 i art. 112a nadal stosuje się do faktur pozostających poza KSeF, m.in. faktur dla osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej, podatników nieposiadających siedziby ani stałego miejsca prowadzenia działalności w Polsce oraz procedur szczególnych (wyłączenia z art. 106ga ust. 2).

Otwórz źródło
Księgi rachunkowe i sprawozdania roczne 5 lat

Od kiedy biegnie termin

beginning of the year following the financial year the books relate to; for approved annual financial statements, the beginning of the year following the year in which the statement was approved

Podstawa prawna

Ustawa o rachunkowości, art. 74 ust. 1 (zatwierdzone roczne sprawozdania finansowe - przechowywanie przez okres co najmniej 5 lat) oraz art. 74 ust. 2 pkt 1 (księgi rachunkowe - 5 lat). Art. 74 ust. 3 określa sposób liczenia terminu: okresy przechowywania oblicza się od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dane zbiory dotyczą.

Otwórz źródło
Dokumentacja płacowa 10 lat

Od kiedy biegnie termin

end of the calendar year in which the employee ceased working for that payer, for people registered for insurance after 31 Dec 2018 (art. 125a ust. 4a pkt 1). For people registered between 1 Jan 1999 and 31 Dec 2018 whose employer filed ZUS OSW and the ZUS RIA information report: end of the calendar year in which the RIA report was filed (art. 125a ust. 4a pkt 2). In every other case the default art. 125a ust. 4 rule still applies: 50 years counted from the day the insured person stopped working for that payer, not from a year-end.

Podstawa prawna

Ustawa o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych, art. 125a. Zasadą z art. 125a ust. 4 jest przechowywanie list płac, kart wynagrodzeń albo innych dowodów, na podstawie których następuje ustalenie podstawy wymiaru emerytury lub renty, przez okres 50 lat od dnia zakończenia przez ubezpieczonego pracy u danego płatnika. Art. 125a ust. 4a skraca ten okres do 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym: 1) ubezpieczony zakończył pracę u danego płatnika składek - w przypadku ubezpieczonego zgłoszonego do ubezpieczeń po dniu 31 grudnia 2018 r., albo 2) został złożony raport informacyjny ZUS RIA. Ustawa o rachunkowości, art. 74 ust. 2 pkt 2 odsyła w zakresie kart wynagrodzeń do przepisów emerytalnych, rentowych i podatkowych, nie krócej jednak niż 5 lat.

Otwórz źródło
Akta osobowe pracowników 10 lat

Od kiedy biegnie termin

end of the calendar year in which the employment relationship was terminated or expired; if the same employer rehires the person, the period runs from the end of the year in which the latest employment relationship ended (art. 94(5) § 2). The 50-year regime applies to pre-2019 insurance registrations on the same terms as payroll, and filing ZUS OSW + RIA shortens it to 10 years counted from the year-end in which RIA was filed.

Podstawa prawna

Kodeks pracy, art. 94 pkt 9b - obowiązek przechowywania dokumentacji pracowniczej (w tym akt osobowych pracowników) w sposób gwarantujący zachowanie jej poufności, integralności, kompletności oraz dostępności, przez okres zatrudnienia, a także przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres. Kodeks pracy, art. 94(5) § 2: w razie ponownego nawiązania stosunku pracy z tym samym pracownikiem pracodawca kontynuuje dotychczasową dokumentację, a okres liczy się od końca roku kalendarzowego, w którym kończący się najpóźniej stosunek pracy rozwiązał się lub wygasł. Dłuższy okres, o którym mowa w art. 94 pkt 9b, wynika z art. 125a ust. 4 ustawy o emeryturach i rentach z FUS (50 lat) dla ubezpieczonych zgłoszonych do ubezpieczeń przed 1 stycznia 2019 r., o ile płatnik nie złożył ZUS OSW i ZUS RIA.

Otwórz źródło
Deklaracje podatkowe i dokumenty źródłowe 5 lat

Od kiedy biegnie termin

end of the calendar year in which the tax payment deadline expired; the limitation period can be suspended or interrupted under art. 70 § 2-8 (e.g. deferral or instalment arrangements, declaration of bankruptcy, enforcement measures, criminal-fiscal or court proceedings), which extends the keeping obligation accordingly. Under art. 70 § 8 liabilities secured by mortgage or tax lien are not time-barred at all.

Podstawa prawna

Ordynacja podatkowa, art. 86 § 1 (podatnicy obowiązani do prowadzenia ksiąg podatkowych przechowują księgi i związane z ich prowadzeniem dokumenty do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego) w zw. z art. 70 § 1 (zobowiązanie podatkowe przedawnia się z upływem 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku).

Otwórz źródło
Umowy handlowe 5 lat

Od kiedy biegnie termin

beginning of the year following the financial year in which the transaction, operation or proceeding was finally completed, paid, settled or became time-barred (art. 74 ust. 2 pkt 4), not the signing date. Commercially, keep at least until the KC art. 118 limitation runs out: 3 years for claims connected with business activity, 6 years otherwise, with the term ending on 31 December.

Podstawa prawna

Ustawa o rachunkowości, art. 74 ust. 2 pkt 4 - dowody księgowe dotyczące środków trwałych w budowie, pożyczek, kredytów oraz umów handlowych, a także roszczeń dochodzonych w postępowaniu cywilnym lub objętych postępowaniem karnym albo podatkowym: 5 lat. Przepis dotyczy dowodów księgowych związanych z umową; nie potwierdzono odrębnego ustawowego obowiązku przechowywania samej umowy handlowej. Kodeks cywilny, art. 118 wyznacza jedynie przedawnienie roszczeń: 6 lat, a 3 lata dla roszczeń o świadczenia okresowe oraz roszczeń związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej, przy czym koniec terminu przedawnienia przypada na ostatni dzień roku kalendarzowego, chyba że termin jest krótszy niż dwa lata.

Otwórz źródło
Wyciągi bankowe i dowody płatności 5 lat

Od kiedy biegnie termin

beginning of the year following the financial year the statements relate to (accounting rule, art. 74 ust. 3); for tax purposes, the end of the calendar year in which the tax payment deadline expired (art. 70 § 1). Use whichever ends later.

Podstawa prawna

Ustawa o rachunkowości, art. 74 ust. 2 pkt 8 (pozostałe dowody księgowe i sprawozdania, których obowiązek sporządzenia wynika z ustawy - 5 lat; wyciągi bankowe traktowane są jako dowody księgowe) oraz Ordynacja podatkowa, art. 86 § 1 w zw. z art. 70 § 1. Żaden przepis nie wymienia wyciągów bankowych z nazwy: okres wynika z ich kwalifikacji jako dowodów księgowych i dokumentacji związanej z prowadzeniem ksiąg podatkowych. Oba tytuły prowadzą do tego samego okresu 5 lat, różnią się jedynie sposobem liczenia.

Otwórz źródło

Zweryfikowano 7 sierpnia 2026 roku i zgodnie z naszą najlepszą wiedzą na ten dzień dane są prawidłowe. Przepisy o przechowywaniu dokumentów zmieniają się, a okres dla konkretnego dokumentu może zależeć od branży, zapisów umowy lub trwającej kontroli podatkowej. Proszę traktować to jako punkt wyjścia i przed zniszczeniem jakichkolwiek dokumentów potwierdzić okres u swojego księgowego lub prawnika.

Jak Arhivix przechowuje i archiwizuje dokumenty Obowiązek e-fakturowania w Europie

Twoje dokumenty są teraz żywe. Poruszają się same.

Zapewnij swojej firmie zautomatyzowany obieg dokumentów, zgodny z prawem i dostępny w każdej chwili.

Wypróbuj za darmo przez 14 dni Zobacz, jak to działa

Bez zobowiązań, bez karty kredytowej.