Ile czasu marnujecie na reczna prace z dokumentami?
Przecietny pracownik biurowy spedza 40% czasu pracy na zadaniach zwiazanych z dokumentami: nazywanie, sortowanie, wysylanie do zatwierdzenia, archiwizacja, wyszukiwanie. Wiekszosc tych zadan jest powtarzalna i moze byc zautomatyzowana.
Automatyzacja dokumentow nie oznacza zastapienia ludzi maszynami — oznacza uwolnienie ludzi od zudnej pracy, aby mogli skupic sie na zadaniach, ktore faktycznie wymagaja ludzkiej inteligencji.
Co mozna zautomatyzowac?
1. Automatyczne nazywanie plikow
Zamiast pozwalac kazdemu pracownikowi na dowolne nazywanie plikow, DMS moze automatycznie nazywac dokumenty na podstawie zdefiniowanych regul:
- Faktura przeslana ->
2026-02-14_faktura_klient-ABC_001.pdf - Umowa zeskanowana ->
2026-02-14_umowa_dostawca-XYZ.pdf
AI rozpoznaje typ dokumentu i automatycznie wydobywa kluczowe dane (date, nazwe klienta, kwote).
2. Automatyczna kategoryzacja
Gdy przesylacie dokument, AI analizuje go i automatycznie umieszcza w odpowiednim folderze:
- Faktura -> Finanse / Faktury / 2026 / Luty
- Umowa o prace -> Kadry / Umowy / Aktywne
- List przewozowy -> Logistyka / Listy przewozowe / 2026
Koniec z recznym przenoszeniem plikow z folderu Pobrane.
3. Obiegi zatwierdzania
Wiele dokumentow wymaga zatwierdzenia przed finalizacja: oferty, umowy, zamowienia zakupu. Zautomatyzowany obieg:
- Pracownik tworzy/przesyla dokument
- System automatycznie wysyla go do kierownika do zatwierdzenia
- Kierownik zatwierdza lub odsyla do poprawy (jednym kliknieciem)
- Dokument jest automatycznie podpisywany i archiwizowany
- Wszyscy zainteresowani otrzymuja powiadomienie
Koniec z "Wyslij mi e-mail z dokumentem, zebym mogl go podpisac" — wszystko dzieje sie w systemie.
4. Automatyczna archiwizacja
Dokumenty starsze niz X miesiecy automatycznie przenosza sie z folderow aktywnych do archiwalnych. Dokumenty po wygasnieciu ustawowego okresu przechowywania sa automatycznie oznaczane do usuniecia.
5. Automatyczne powiadomienia
DMS moze automatycznie powiadamiac, gdy:
- Umowa wygasa za 30 dni — czas na odnowienie
- Faktura nie zostala oplacona od 15 dni — czas na przypomnienie
- Dokument czeka na zatwierdzenie od 3+ dni — eskalacja
- Okres przechowywania wygasa — przeglad przed usunieciem
Zwrot z inwestycji w automatyzacje dokumentow
| Zadanie | Recznie (miesiecznie) | Zautomatyzowane | Oszczednosc |
|---|---|---|---|
| Nazywanie i sortowanie | ~15 godzin | 0 godzin | 15 godzin |
| Wyszukiwanie dokumentow | ~20 godzin | ~1 godzina | 19 godzin |
| Obiegi zatwierdzania | ~10 godzin | ~1 godzina | 9 godzin |
| Archiwizacja | ~5 godzin | 0 godzin | 5 godzin |
| Razem | 50 godzin | 2 godziny | 48 godzin |
Dla firmy z 10 pracownikami to 480 godzin miesiecznie — czyli 3 pelne etaty.
Jak zaczac automatyzacje
- Zidentyfikujcie powtarzalne zadania — co Wasz zespol robi codziennie z dokumentami?
- Zdefiniujcie reguly — jak dokumenty powinny byc nazywane, sortowane, zatwierdzane?
- Wybierzcie DMS z automatyzacja — nie kazdy DMS ma takie funkcje
- Zacznijcie od jednego procesu — np. automatyczna kategoryzacja faktur
- Rozszerzajcie stopniowo — dodawajcie obiegi, powiadomienia, archiwizacje
Podsumowanie
Automatyzacja dokumentow to nie przyszlosc — to standard, ktory konkurencja juz stosuje. Kazda godzina, ktora pracownicy spedzaja na recznym nazywaniu, sortowaniu i wyszukiwaniu dokumentow, to godzina, ktora mogliby poswiecic na prace faktycznie tworzaca wartosc.
Arhivix automatyzuje 90% recznej pracy z dokumentami od pierwszego dnia — przeslijcie dokument, a AI zajmie sie reszta.
