CSRD i ESRS w Polsce: nowy obowiazek dokumentacyjny, ktory dotknie firmy juz w 2027 roku

Nowy rozdzial w ustawie o rachunkowosci

6 grudnia 2024 roku Sejm przyjal ustawe wdrazajaca unijna dyrektywe CSRD do polskiego prawa. Najwazniejsza zmiana to nowy rozdzial 6c ustawy o rachunkowosci, zatytulowany Sprawozdawczosc zrownowazonego rozwoju, obejmujacy artykuly od 63p do 63zd. Od tego momentu wybrane firmy w Polsce musza dolaczac do sprawozdania z dzialalnosci osobny raport ESG, sporzadzony wedlug europejskich standardow ESRS, obejmujacy dane srodowiskowe, spoleczne i dotyczace ladu korporacyjnego.

To nie jest kolejny formularz do wypelnienia raz w roku. Sprawozdanie zrownowazonego rozwoju wymaga zebrania i udokumentowania danych z dziesiatkow zrodel: zuzycia energii i wody, emisji gazow cieplarnianych, struktury zatrudnienia, polityk antykorupcyjnych, relacji z dostawcami czy szkolen BHP. Kazda liczba w raporcie musi miec mozliwe do prześledzenia zrodlo, poniewaz caly dokument podlega niezaleznej weryfikacji przez bieglego rewidenta. Dla wielu dzialow finansowych bedzie to pierwszy raz, gdy dane spoza ksiegowosci trafiaja pod tak formalny nadzor audytowy.

Harmonogram: kto raportuje kiedy

Poczatkowo obowiazek mial objac kolejne grupy firm w szybkim tempie. Dyrektywa UE 2025/794, znana jako stop the clock, wdrozona do polskiego prawa ustawa z 9 lipca 2025 roku, przesunela terminy dla dwoch fal przedsiebiorstw o dwa lata. Duze jednostki, ktore nie raportowaly wczesniej na podstawie starych przepisow o danych niefinansowych, zaczna sporzadzac sprawozdanie zrownowazonego rozwoju za rok obrotowy 2027, ze zlozeniem raportu w 2028 roku. Male i srednie spolki notowane na rynkach regulowanych w Europejskim Obszarze Gospodarczym maja jeszcze wiecej czasu, poniewaz ich obowiazek dotyczy dopiero roku obrotowego 2028, z raportem skladanym w 2029 roku. Dodatkowo ustawa z 27 lutego 2026 roku, ogloszona w Dzienniku Ustaw 13 marca 2026 roku, wprowadzila mozliwosc zwolnienia z obowiazku sporzadzania sprawozdawczosci zrownowazonego rozwoju za lata 2025 i 2026 dla czesci jednostek juz objetych przepisami. Efekt jest taki, ze wiele firm dzisiaj nie ma pewnosci, czy i kiedy dokladnie musi raportowac, co samo w sobie jest ryzykiem dla planowania budzetow i zasobow kadrowych na kolejne lata.

Kary za brak lub falszywe dane

Ustawa o rachunkowosci traktuje sprawozdawczosc zrownowazonego rozwoju rownie powaznie jak standardowe sprawozdania finansowe. Rozdzial 9 ustawy, dotyczacy odpowiedzialnosci karnej, przewiduje, ze osoba odpowiedzialna za niesporzadzenie sprawozdania, sporzadzenie go niezgodnie z przepisami lub zamieszczenie w nim nierzetelnych danych podlega grzywnie albo karze pozbawienia wolnosci do dwoch lat. Dzialanie nieumyslne jest zagrozone grzywna albo kara ograniczenia wolnosci. To oznacza, ze braki w dokumentacji zrodlowej, ktore uniemozliwiaja rzetelne wykazanie danych ESG, moga przelozyc sie na odpowiedzialnosc karna osob zarzadzajacych, a nie tylko na sankcje administracyjne wobec samej spolki.

Dlaczego to problem dokumentacyjny, nie tylko ksiegowy

W wiekszosci firm dane potrzebne do raportu ESG leza rozproszone w dzialach, ktore nigdy wczesniej nie wspolpracowaly z ksiegowoscia: kadry, dzial srodowiskowy, zakupy, flota, BHP, dzial prawny. Kazdy z tych dzialow generuje faktury, protokoly, certyfikaty, umowy z dostawcami i raporty wewnetrzne, ktore staja sie dowodem zrodlowym dla liczb w sprawozdaniu. Typowy zestaw dokumentow zrodlowych dla jednego raportu ESG obejmuje miedzy innymi:

• faktury za energie elektryczna, gaz i paliwo dla calej floty pojazdow
• umowy i ankiety od kluczowych dostawcow dotyczace ich wlasnych emisji
• protokoly szkolen BHP oraz polityki antydyskryminacyjne i antykorupcyjne
• dane kadrowe o strukturze zatrudnienia, wynagrodzeniach i rotacji

Bez jednego, uporzadkowanego miejsca przechowywania tych dokumentow, przygotowanie raportu zamienia sie w coroczne polowanie na pliki rozsiane po skrzynkach mailowych i dyskach lokalnych pracownikow, ktorzy czesto juz nie pracuja w firmie w momencie audytu. Bieglemu rewidentowi trzeba wtedy pokazac nie tylko finalna liczbe, ale i cala sciezke, ktora do niej doprowadzila.

Ile trzeba przechowywac dowody ESG

Sprawozdanie zrownowazonego rozwoju jest czescia sprawozdania z dzialalnosci, ktore zgodnie z artykulem 74 ustawy o rachunkowosci podlega przechowywaniu przez okres co najmniej 5 lat, liczac od poczatku roku nastepujacego po roku obrotowym, w ktorym sprawozdanie finansowe zostalo zatwierdzone. W praktyce oznacza to, ze rowniez dokumentacja zrodlowa, na podstawie ktorej powstal raport ESG, powinna byc dostepna przez cala te piecioletnia perspektywe, poniewaz to ona stanowi dowod w razie kontroli lub ponownego audytu przez bieglego rewidenta.

Co zrobic juz teraz

Przesuniecie terminow dla drugiej i trzeciej fali nie oznacza, ze temat mozna odlozyc na 2027 rok. Dane srodowiskowe i spoleczne za caly rok obrotowy trzeba zbierac na biezaco, a nie odtwarzac wstecz z pamieci pracownikow czy z historii korespondencji mailowej sprzed dwoch lat. Firmy, ktore juz teraz zaczna gromadzic faktury energetyczne, umowy z dostawcami, polityki wewnetrzne i protokoly szkolen w jednym uporzadkowanym systemie z jasnym oznaczeniem dat i zrodel, unikna paniki w roku, w ktorym obowiazek faktycznie ich dotknie. Warto takze ustalic juz teraz, do ktorej fali dana firma nalezy, poniewaz od tego zalezy, czy dwa lata odroczenia to komfortowy zapas czasu, czy tylko chwilowa ulga przed spietrzeniem pracy w kolejnych latach.