Staż pracy 2026: nowa fala zaświadczeń, którą działy kadr muszą zarchiwizować
Nowelizacja Kodeksu pracy z 26 września 2025 r. pozwala wliczać do stażu pracy zlecenia, działalność gospodarczą i pracę za granicą, a pracodawcy dostaną teraz falę zaświadczeń do zebrania, zweryfikowania i trwałego przechowania.
Nowelizacja, która zmienia definicję stażu pracy
26 września 2025 r. Sejm uchwalił ustawę o zmianie ustawy Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. 2025 poz. 1423). Do tej pory do stażu pracy, od którego zależy m.in. wymiar urlopu wypoczynkowego, długość okresu wypowiedzenia, prawo do odprawy czy nagrody jubileuszowej, liczyły się w praktyce niemal wyłącznie okresy zatrudnienia na podstawie umowy o pracę. Nowelizacja to zmienia. Od teraz do stażu pracy można zaliczyć również okresy prowadzenia pozarolniczej działalności gospodarczej, współpracy przy prowadzeniu takiej działalności, wykonywania umów zlecenia oraz niektórych innych umów cywilnoprawnych, a także udokumentowaną pracę za granicą i czas zawieszenia działalności gospodarczej w związku ze sprawowaniem osobistej opieki nad dzieckiem.
Przepisy weszły w życie etapami: od 1 stycznia 2026 r. obowiązują pracodawców z sektora finansów publicznych, a od 1 maja 2026 r., czyli sześć miesięcy po ogłoszeniu ustawy, obejmują wszystkich pozostałych pracodawców w Polsce. Dla działów kadr oznacza to, że od maja bieżącego roku każdy pracownik może zgłosić się z prośbą o przeliczenie swojego stażu na nowych zasadach.
24 miesiące na udokumentowanie i lawina zaświadczeń
Ustawa daje pracownikom 24 miesiące od dnia wejścia przepisów w życie na dostarczenie pracodawcy dokumentów potwierdzających wcześniejsze okresy, które mają zostać wliczone do stażu. To oznacza, że przez najbliższe dwa lata do działów kadr będą systematycznie napływać zaświadczenia z ZUS, umowy zlecenia, wyciągi z CEIDG oraz dokumenty potwierdzające zatrudnienie za granicą. W dużej firmie zatrudniającej kilkuset pracowników może to oznaczać tysiące nowych dokumentów, z których każdy trzeba przypisać do konkretnej osoby, zweryfikować, uwzględnić w przeliczeniu uprawnień i trwale dołączyć do akt osobowych.
Przepisy nie wprowadzają zamkniętego katalogu dokumentów potwierdzających poszczególne okresy. W praktyce najczęściej wykorzystywane będą:
| Rodzaj okresu | Typowy dokument potwierdzający |
|---|---|
| Prowadzenie działalności gospodarczej | Zaświadczenie ZUS o okresie podlegania ubezpieczeniom, wpis w CEIDG |
| Współpraca przy prowadzeniu działalności | Zaświadczenie ZUS o okresie ubezpieczenia jako osoba współpracująca |
| Umowa zlecenia lub inna umowa cywilnoprawna | Kopia umowy, potwierdzenie zgłoszenia do ubezpieczeń, zaświadczenie zleceniodawcy |
| Zawieszenie działalności z powodu opieki nad dzieckiem | Wpis w CEIDG o zawieszeniu, dokumenty potwierdzające okres opieki |
| Praca za granicą | Dokumenty zagranicznego pracodawcy lub instytucji ubezpieczeniowej, tłumaczenie przysięgłe |
Dla wielu z tych okresów jedynym wiarygodnym dowodem będzie zaświadczenie z ZUS, ale tam, gdzie dana aktywność nie podlegała obowiązkowi ubezpieczenia (np. część pracy za granicą), pracownik będzie mógł posłużyć się każdym dokumentem, który w sposób wiarygodny potwierdza wykonywanie odpłatnej pracy.
Co musi zrobić pracodawca po otrzymaniu dokumentów
Samo przyjęcie zaświadczenia to dopiero początek. Po otrzymaniu dokumentów pracodawca powinien dla każdego pracownika, którego dotyczy zmiana, przeliczyć wymiar urlopu wypoczynkowego (po przekroczeniu progu 10 lat stażu przysługuje 26 dni urlopu zamiast 20), sprawdzić wpływ na długość okresu wypowiedzenia, ustalić, czy powstało prawo do nagrody jubileuszowej lub dodatku stażowego (tam, gdzie obowiązują), a także zaktualizować ewidencję czasu pracy, kartoteki osobowe i wewnętrzne regulaminy wynagradzania. W sektorze publicznym, gdzie dodatki stażowe i nagrody jubileuszowe są prawnie ugruntowane, zmiana może oznaczać realne, wsteczne wypłaty na rzecz pracowników po udokumentowaniu wcześniejszych okresów.
Każda z tych decyzji musi być poparta dokumentem, który da się w każdej chwili odtworzyć, bo to on stanowi podstawę wypłaty dodatkowych środków lub przyznania dłuższego urlopu. W razie kontroli Państwowej Inspekcji Pracy albo sporu z pracownikiem o zaległy urlop czy odprawę to pracodawca musi wykazać, na jakiej podstawie i kiedy przeliczono staż, a nie odwrotnie.
Dlaczego to problem archiwizacyjny, a nie tylko kadrowy
Nowe zaświadczenia trzeba dołączyć do akt osobowych pracownika, które i tak podlegają odrębnym, wieloletnim okresom przechowywania (co do zasady 10 lat od zakończenia zatrudnienia dla osób zatrudnionych od 2019 r.). W praktyce oznacza to podwójne ryzyko: dokumenty napływające przez najbliższe dwa lata muszą trafić do właściwej teczki osobowej konkretnej osoby, a jednocześnie muszą pozostać łatwo dostępne, bo przeliczenie stażu może być kwestionowane przez lata po jego dokonaniu. Papierowa teczka osobowa, do której co jakiś czas dokłada się kolejne zaświadczenie, szybko traci przejrzystość, a w wersji elektronicznej bez uporządkowanego systemu równie łatwo zgubić powiązanie między dokumentem a decyzją kadrową, którą on uzasadnia.
Dla firm zatrudniających większą liczbę osób najbliższe dwa lata to w istocie krótkoterminowy, ale masowy projekt digitalizacyjny: przyjęcie, opisanie, powiązanie z pracownikiem i bezpieczne zarchiwizowanie potencjalnie tysięcy nowych dokumentów, z zachowaniem możliwości szybkiego wyszukania konkretnego zaświadczenia, gdy za rok lub dwa ktoś zapyta, na jakiej podstawie naliczono mu dodatkowy dzień urlopu.
