Automatyczna archiwizacja w KSeF nie zwalnia z obowiazkow
Od 1 lutego 2026 roku obowiazek korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur dotyczy podatnikow, u ktorych wartosc sprzedazy w 2024 roku przekroczyla 200 mln zl. Od 1 kwietnia 2026 roku obowiazek objal wszystkich pozostalych aktywnych podatnikow VAT, a od 1 czerwca 2026 roku zniknely ostatnie wyjatki przejsciowe dotyczace faktur konsumenckich z NIP nabywcy oraz biletow traktowanych jak faktury. Zgodnie z art. 112aa ust. 1 ustawy o VAT faktury ustrukturyzowane sa przechowywane w KSeF przez 10 lat, liczac od konca roku, w ktorym zostaly wystawione, i dzieje sie to automatycznie, bez koniecznosci samodzielnego archiwizowania, drukowania czy tworzenia kopii zapasowych przez przedsiebiorce. To jednak dopiero poczatek historii, a nie jej koniec.
Czego system nie archiwizuje za podatnika
Wiele firm mylnie zaklada, ze wdrozenie KSeF calkowicie zamyka temat dokumentacji ksiegowej. W praktyce poza systemem pozostaje spora grupa dokumentow, ktore firma musi przechowywac na wlasnych zasadach:
- faktury dla konsumentow bez podanego NIP nabywcy wystawione w formie tradycyjnej,
- faktury wystawione w trybie offline24 w przypadku awarii KSeF, przed ich prawidlowym przeslaniem do systemu,
- dokumenty spoza zakresu ustawy o VAT, na przyklad umowy, protokoly odbioru, korespondencja handlowa, dokumentacja kadrowa i placowa,
- faktury od podmiotow zagranicznych nieobjetych polskim obowiazkiem KSeF,
- UPO (urzedowe poswiadczenie odbioru) oraz identyfikatory KSeF, ktore powinny byc powiazane z dokumentacja wewnetrzna firmy dla celow kontrolnych.
Kiedy 10 lat w KSeF nie wystarcza
Art. 112aa ust. 2 ustawy o VAT wprost przewiduje sytuacje, w ktorych 10-letni okres przechowywania faktury w systemie okazuje sie krotszy niz termin przedawnienia zobowiazania podatkowego. Dotyczy to na przyklad podatnikow rozliczajacych straty podatkowe przenoszone na kolejne lata, inwestycji objetych dluzszym okresem korekty VAT (nieruchomosci do 10 lat, srodki trwale do 5 lat od momentu oddania do uzytkowania) albo spraw, w ktorych bieg terminu przedawnienia zostal zawieszony lub przerwany przez organ podatkowy. W takich przypadkach obowiazek przechowywania faktury przechodzi na podatnika poza systemem KSeF, dopiero od momentu wygasniecia 10-letniego okresu systemowego.
| Rodzaj dokumentu | Minimalny okres przechowywania |
|---|---|
| Faktura ustrukturyzowana w KSeF | 10 lat od konca roku wystawienia (automatycznie) |
| Dokumentacja podatkowa VAT/CIT/PIT poza KSeF | 5 lat od konca roku, w ktorym uplynal termin platnosci podatku |
| Dokumentacja pracownicza (zatrudnienie od 2019 r.) | 10 lat od konca roku rozwiazania lub wygasniecia umowy |
| Dokumentacja inwestycyjna, korekty wieloletnie | do momentu przedawnienia, moze przekroczyc 10 lat |
Sankcje odroczone do 2027 roku, ale nie zniesione
Choc ustawowy obowiazek fakturowania w KSeF dziala od 1 kwietnia 2026 roku, system administracyjnych kar pienieznych zostal uruchomiony z odroczeniem, dopiero od 1 stycznia 2027 roku. Kary te moga wyniesc do 100 procent kwoty VAT wykazanej na fakturze wystawionej poza systemem lub do 18,7 procent kwoty brutto w przypadku dokumentow niezawierajacych podatku VAT. W okresie od 1 lutego do 31 grudnia 2026 roku kary administracyjne formalnie nie sa naliczane, jednak podatnik moze odpowiadac na zasadach kodeksu karnego skarbowego, jesli uporczywie unika wystawiania faktur ustrukturyzowanych. Osoby zarzadzajace firma powinny wiec juz teraz wykazywac nalezyta starannosc we wdrozeniu procesow, poniewaz brak dzialania w 2026 roku moze byc trudny do wybronienia po wejsciu kar w 2027 roku.
Co warto zrobic jeszcze w 2026 roku
Praktyka pokazuje, ze firmy, ktore ograniczyly sie do samego wdrozenia KSeF bez uporzadkowania pozostalej dokumentacji, najczesciej maja problem w momencie kontroli podatkowej lub audytu. Warto rozdzielic dokumenty na te objete systemowa archiwizacja KSeF oraz te, ktore nadal wymagaja wlasnej ewidencji, ustalic wewnetrzna procedure postepowania na wypadek trybu offline24, oraz zaplanowac przeglad terminow przechowywania dokumentacji kadrowej i inwestycyjnej pod katem okresow dluzszych niz 10 lat. Do konca 2026 roku obowiazuje jeszcze limit 10 000 zl miesiecznie, do ktorego mozliwe jest wystawianie faktur w formie papierowej lub elektronicznej poza KSeF, co dla mniejszych podmiotow oznacza dodatkowy czas na uporzadkowanie procesow przed pelnym wdrozeniem od 2027 roku.
