Hoeveel Kost Het Zoeken naar Documenten U Echt?
Onderzoek toont aan dat de gemiddelde werknemer 18 minuten besteedt aan het vinden van een enkel document. Gedurende een werkdag zoekt de gemiddelde werknemer naar 5-8 documenten. Dat is tot 2,5 uur per dag besteed aan zoeken, niet aan werken.
In een bedrijf met 20 personen is dat 50 uur per dag -- of 6 volledige werkdagen per week -- verspild aan het vinden van documenten die binnen handbereik zouden moeten zijn.
Waar Zoekt U naar Documenten?
- Bureaublad computer -- "misschien heb ik het hier opgeslagen"
- E-mail -- trefwoord zoeken, 200 resultaten
- Chatgroep -- 3 maanden terugscrollen
- Google Drive -- 15 mappen, in geen enkele te vinden
- Gedeelde servermap -- "Wie heeft de mappenstructuur veranderd?!"
- Een collega vragen -- "Heb jij die factuur van Mark?"
- Fysieke map -- gevonden, maar verkeerde versie
De Oplossing: AI-documentzoekfunctie
Stel u voor dat u het systeem vertelt: "Vind de elektriciteitsrekening van maart 2025" -- en het vindt het in 3 seconden. Geen mappen, geen naamgevingsconventies, geen scrollen.
- Zoeken in natuurlijke taal -- beschrijf wat u zoekt
- OCR voor gescande documenten -- zelfs factuurafbeeldingen worden doorzoekbaar
- Automatische tagging -- het systeem herkent documenttype, leverancier, datum
- Resultaten in seconden -- niet in minuten, niet in uren
Hoeveel Zou U Besparen?
| Bedrijfsgrootte | Dagelijks Verloren Tijd | Jaarlijkse Besparing met DMS |
|---|---|---|
| 5 medewerkers | ~12,5 uur | ~3.000 uur/jaar |
| 10 medewerkers | ~25 uur | ~6.000 uur/jaar |
| 20 medewerkers | ~50 uur | ~12.000 uur/jaar |
Conclusie
Zoeken naar documenten is geen "normaal onderdeel van het werk" -- het is een symptoom van een slecht systeem. Met het juiste DMS en AI-zoekfunctie wordt 18 minuten 3 seconden.
Arhivix gebruikt AI om elk document in seconden te vinden. Beschrijf wat u zoekt en het systeem doet de rest. Bespaar duizenden uren per jaar -- begin gratis.
