Documentuitdagingen in de Juridische Praktijk
Een middelgroot advocatenkantoor beheert honderden actieve zaken tegelijkertijd. Elke zaak bevat processtukken, contracten, volmachten, bewijsstukken, correspondentie met rechtbanken en klanten. Dit alles vermenigvuldigt zich over jaren van praktijk.
De traditionele aanpak -- papieren dossiers in kasten -- wordt onhoudbaar zodra een kantoor groeit voorbij 2-3 advocaten. Documenten raken zoek, deadlines worden gemist, klanten moeten wachten.
Hoe DMS Juridische Documentproblemen Oplost
1. Zaakgebaseerde Organisatie
Elke zaak heeft zijn eigen digitale map met alle documenten. Nieuw processtuk? Voeg het met een klik toe aan de zaak. Zoeken op zaaknummer, klant of documenttype -- in 3 seconden.
2. Termijnbewaking
Gerechtelijke termijnen zijn heilig. DMS herinnert automatisch aan indieningstermijnen voor dagvaardingen, beroepen en verweerschriften. Meldingen 30, 15 en 7 dagen voor het verlopen. Mis nooit meer een termijn.
3. Beveiligde Klanttoegang
Het klantenportaal stelt klanten in staat hun documenten veilig in te zien zonder e-mails met bijlagen uit te wisselen. Elke klant ziet alleen zijn eigen zaken.
4. Audit Trail voor Rechtszaken
Elke documenttoegang wordt geregistreerd -- wie heeft het geopend, wanneer en wat is gewijzigd. Dit is cruciaal voor het bewijzen van documentintegriteit in de rechtszaal.
Vergelijking: Papier vs DMS voor Advocatenkantoren
| Functie | Papierkantoor | DMS (Arhivix) |
|---|---|---|
| Zaak zoeken | Handmatig in kasten zoeken | AI-zoekfunctie in 3 seconden |
| Termijnbewaking | Papieren agenda | Automatische meldingen |
| Klanttoegang | E-mailbijlagen | Beveiligd klantenportaal |
| Archivering | Dossiers in kelder | Digitaal archief met bewaartermijnen |
| Back-up | Geen | Automatisch, versleuteld, geo-redundant |
Conclusie
Arhivix is een DMS ontworpen voor professionals die werken met grote hoeveelheden documenten. Zaakgebaseerde organisatie, termijnbewaking, klantenportaal en volledige wettelijke naleving. Probeer het gratis.
