Elektronische documentarchivering wordt steeds belangrijker voor het bedrijfsleven, vooral vanwege nieuwe wettelijke verplichtingen zoals het indienen van het archiefboek in 2025. Nu elektronische archivering verplicht wordt, is het essentieel om het verschil tussen elektronische en gedigitaliseerde documenten te begrijpen.
Wat Is een Elektronisch Document?
Een elektronisch document is een record dat rechtstreeks in digitaal formaat is aangemaakt en kan zijn:
- Een elektronische factuur
- Een digitaal ondertekend contract
- Een document gegenereerd in elektronische archiveringssoftware
Volgens de Wet op Elektronische Documenten, Elektronische Identificatie en Vertrouwensdiensten in Elektronisch Zakendoen, wordt een elektronisch document gedefinieerd als "een set gegevens bestaande uit letters, cijfers, symbolen, grafisch, audio- en videomateriaal, in elektronische vorm".
Voordelen van Elektronische Documentarchivering:
- Verminderde papier- en afdrukkosten
- Snel zoeken en delen
- Grotere juridische zekerheid met digitale handtekeningen en versleuteling
Wat Is een Gedigitaliseerd Document?
Een gedigitaliseerd document is een papieren document dat is omgezet naar digitaal formaat. Dit zijn bijvoorbeeld gescande facturen of digitale kopieen van contracten.
Het Belang van Digitalisering voor Verplichte Documentarchivering:
Digitalisering maakt een betere organisatie van archiefmateriaal mogelijk en vergemakkelijkt de naleving van wettelijke verplichtingen, zoals het indienen van het archiefboek.
Belangrijkste Verschillen Tussen Elektronische en Gedigitaliseerde Documenten
| Kenmerk | Elektronisch Document | Gedigitaliseerd Document |
|---|---|---|
| Oorsprong | Digitaal aangemaakt | Omgezet van papier |
| Gebruik | Ideaal voor nieuwe bedrijfsprocessen | Archivering van oudere documenten |
| Juridische geldigheid | Grotere rechtskracht met digitale handtekening | Afhankelijk van de digitaliseringsprocedure |
Hoe Kiest u de Juiste Strategie voor Elektronische Archivering?
Uw strategie moet beide benaderingen combineren. Elektronische archivering is ideaal voor nieuwe documenten, terwijl digitalisering helpt bij het organiseren van bestaande archieven en het indienen van het archiefboek in 2025 vergemakkelijkt.
Het begrijpen van de verschillen tussen elektronische en gedigitaliseerde documenten is essentieel voor succesvol archiefbeheer. Als u van plan bent papieren documenten om te zetten, bekijk dan onze gids voor documentdigitalisering. Hoewel het complex kan lijken, kunt u met Arhivix eenvoudig elektronische archiveringsoplossingen implementeren en uw bedrijf in overeenstemming brengen met wettelijke vereisten.
