Waarom U Documenten Niet Zomaar Kunt Weggooien
Veel bedrijven in Servie verzamelen jarenlang documentatie en besluiten dan op een dag om "het archief op te ruimen." Ze gooien oude mappen weg, verwijderen bestanden en ruimen opslagruimten leeg. Het probleem? Het is illegaal.
Volgens de Wet op Archiefmateriaal en Archiefactiviteiten mag geen enkele rechtspersoon documentatie vernietigen zonder voorafgaande schriftelijke goedkeuring van het bevoegde archief. Zelfs wanneer de bewaartermijn is verlopen.
Wettelijke Basis
Artikel 14 van de Wet ("Staatsblad RS", Nr. 6/2020) stelt duidelijk:
"De maker en houder mag registratuurmateriaal niet vernietigen zonder voorafgaande goedkeuring van het bevoegde archief."
Het bevoegde archief heeft het recht om documenten met permanente historische, culturele of wetenschappelijke waarde te selecteren uit het materiaal dat voor vernietiging is voorgesteld.
Vernietigingsprocedure -- Stap voor Stap
Stap 1: Identificeer Documentatie met Verlopen Bewaartermijn
Identificeer op basis van uw Categorielijst van Registratuurmateriaal en archiefboek alle documentatie waarvan de voorgeschreven bewaartermijn is verlopen.
Stap 2: Stel een Vernietigingslijst Op
Maak een gedetailleerde lijst van documentatie die voor vernietiging wordt voorgesteld, met:
- Volgnummer uit het archiefboek
- Classificatiemerk
- Beschrijving van de documentatie
- Jaar van aanmaak
- Bewaartermijn en vervaldatum
- Hoeveelheid (mappen, dozen, MB)
Stap 3: Dien Verzoek In bij het Bevoegde Archief
Stuur de lijst samen met een verzoek om goedkeuring. Het archief kan:
- Vernietiging volledig goedkeuren
- Documenten selecteren met blijvende waarde (die worden overgedragen aan het archief)
- Aanvullende informatie opvragen
Stap 4: Wacht op Schriftelijke Goedkeuring
Vernietig niets totdat u een officieel goedkeuringsbesluit ontvangt. De reactietijd van het archief kan varieren.
Stap 5: Vernietig de Documentatie
Na ontvangst van goedkeuring vernietigt u documentatie op een veilige manier:
- Papieren documentatie: industrieel versnipperen, verbranding
- Elektronische documentatie: permanente verwijdering van alle opslagmedia, schijfvernietiging
Stap 6: Maak een Verslag Op
Stel een vernietigingsverslag op, ondertekend door een commissie (minimaal 2-3 leden). Bewaar dit verslag permanent als bewijs dat de procedure wettelijk is uitgevoerd.
Meest Voorkomende Fouten
- Vernietiging zonder goedkeuring -- De grootste en meest voorkomende fout. Boetes tot 2 miljoen RSD
- Vernietiging voor het verlopen van de bewaartermijn -- Controleer exacte perioden voor elk documenttype
- Geen vernietigingsverslag -- Zonder verslag heeft u geen bewijs dat de vernietiging wettelijk is uitgevoerd
- Selectieve vernietiging -- U kunt niet kiezen "welke facturen u wilt verwijderen" -- de gehele categorie voor een bepaald jaar wordt vernietigd
- Elektronische documenten verwijderen zonder procedure -- Dezelfde regels gelden voor digitale bestanden als voor papier
Bewaartermijnen -- Herinnering
| Documenttype | Minimale Periode |
|---|---|
| Oprichtingsdocumentatie | Permanent (wordt niet vernietigd) |
| Personeelsdocumentatie | Permanent |
| Jaarrekeningen | Permanent |
| Facturen (btw-plichtigen) | 10 jaar |
| Boekhouddocumenten | 5 jaar |
| Belastingdocumentatie | 5 jaar |
| Arbo-documentatie | 40 jaar |
| Algemene correspondentie | 2 jaar |
Conclusie
Het vernietigen van documentatie in Servie is niet "oud papier weggooien" -- het is een formele procedure met een duidelijk juridisch kader. Respecteer de termijnen, vraag goedkeuring aan, houd verslagen bij.
Arhivix houdt automatisch bewaartermijnen bij voor elk document en waarschuwt u wanneer een categorie verloopt. Het genereert vernietigingslijsten met een klik en houdt volledige verslagen bij -- zodat u altijd conform de wet bent.
