De omslag van 1 januari 2026: van anoniem naar openbaar
De Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd (IGJ) heeft per 1 januari 2026 haar beleidsregel openbaarmaking aangepast: alle bestuurlijke boetes onder de Wet kwaliteit, klachten en geschillen zorg (Wkkgz) worden voortaan publiek gemaakt met naam van de overtreder, reden, bedrag en datum. De publicatie staat op de website van de IGJ en wordt door zoekmachines geindexeerd. Een patient die de naam van een kliniek of zorgverlener intypt vindt voortaan de boete in de eerste resultaten, naast positieve recensies. Een verzekeraar die contracten herziet, een sollicitant die zijn nieuwe werkgever checkt, een gemeente die WMO-inkoop doet: allemaal komen ze de boete tegen.
Het aantal IGJ-boetes per jaar is sinds 2023 gestegen van ongeveer 25 naar ruim 40, mede door uitbreiding van het bestuurlijk handhavingsinstrumentarium na Wkkgz-artikel 31a en 31b. Bij gemiddeld 40 publicaties per jaar wordt elke werkweek een zorgaanbieder gepubliceerd op de IGJ-pagina.
Welke overtredingen leiden tot een bestuurlijke boete
De Wkkgz en de onderliggende beleidsregels van de IGJ koppelen boetes aan een aantal kerntekortkomingen:
- Niet melden van een calamiteit binnen 3 werkdagen (Wkkgz artikel 11)
- Onvoldoende kwaliteitssysteem voor goede zorg en het ontbreken van een verbeterplan na incident
- Geen functionerende klachtenregeling en geen aansluiting bij een erkende geschillencommissie
- Niet vorderen of bewaren van een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) van personeel
- Onvoldoende dossierhouding en niet naleven van de bewaartermijnen van de WGBO
- Tekortkomingen in de begeleidings- en behandelingsplannen bij langdurige zorg
De koppeling tussen dossierhouding en bestuurlijke boete is degene die het meest wordt onderschat. Een IGJ-onderzoek begint vaak met een ander signaal (klacht, calamiteit, mediabericht), maar in 7 van de 10 gevallen onthult het onderzoek tegelijk gebreken in de dossiervoering, die als zelfstandige overtreding worden gesanctioneerd. Een boete voor dossiergebreken loopt op tot 33 500 euro per overtreding, en kan verdubbeld worden bij recidive binnen 5 jaar.
De WGBO 20-jaars termijn: wanneer begint de klok
Artikel 7:454 BW (WGBO) verplicht de zorgverlener om het medisch dossier minstens 20 jaar te bewaren, gerekend vanaf het tijdstip van de laatste wijziging in het dossier. Die "laatste wijziging" is precies waar het in de praktijk fout gaat. Zorgverleners interpreteren het als "20 jaar na laatste behandeling", maar de wet zegt "20 jaar na laatste wijziging in het dossier". Dat omvat ook administratieve aanvullingen, een gespreksverslag dat 5 jaar later wordt toegevoegd, een latere bevinding die teruggekoppeld wordt aan een eerder consult.
Elke nieuwe wijziging start de klok opnieuw voor het volledige dossier. Het gevolg: voor een patient met chronische zorg, die elke 2 jaar opnieuw contact heeft, blijft het dossier de facto onbeperkt bewaard. Dat is geen fout in de wet, maar een ontwerpkeuze om continuiteit van zorg te garanderen. Het stelt wel concrete eisen aan de archivering: een 20-jaars bewaartermijn die feitelijk 50+ jaar duurt vereist dat formaten en systemen tussentijds gemigreerd worden zonder verlies van integriteit of metadata.
De 115-jaars uitzondering voor universitaire ziekenhuizen
Voor academische ziekenhuizen (UMC's: Amsterdam UMC, Erasmus MC, LUMC, Maastricht UMC+, Radboudumc, UMC Utrecht, UMC Groningen) geldt een aanvullende verplichting onder de Archiefwet 1995 en de selectielijst voor universitaire medische centra. Een belangrijke categorie operatieverslagen, ontslagbrieven en patientstatussen wordt 115 jaar na geboortedatum van de patient bewaard, vanwege wetenschappelijk-historische waarde. Bij erfelijke aandoeningen en genetische data is de termijn zelfs onbeperkt, omdat het belang van familieleden niet eindigt met het overlijden van de patient.
De praktische consequentie is dat een UMC vandaag dossiers beheert van patienten geboren rond 1910, naast dossiers van pasgeborenen. De technische continuiteit tussen die generaties van dossiers (papier, microfilm, vroege digitale formaten, moderne EPD's) is alleen te garanderen door een gecontroleerde migratie met een onafgebroken bewaarketen. Een UMC dat een nieuw EPD invoert maar de oude dossiers laat verdwijnen, gaat tegen Archiefwet en WGBO tegelijk in.
Wat de IGJ controleert in een dossieronderzoek
Bij een Wkkgz-inspectie of na een melding van een calamiteit kijkt de IGJ structuurmatig naar de dossiervoering. De controleurs hanteren een vaste set vragen:
- Is het dossier per patient toegankelijk binnen redelijke tijd (in praktijk: binnen 30 minuten)?
- Bevat het dossier alle vereiste onderdelen volgens WGBO artikel 7:454, KNMG-richtlijnen en eventueel specialisme-specifieke richtlijnen (bv. NHG-richtlijnen voor huisartsen)?
- Is er een logboek van toegang en wijzigingen (versielogging)?
- Is de identiteit van degene die schrijft of wijzigt te herleiden, ook na medewerkerverloop?
- Kan de zorgaanbieder een dossier reproduceren van een patient van 18 jaar geleden, inclusief originele invoerdatum en wijzigingen?
Het laatste punt is meestal de kritieke. Een huisartsenpraktijk die 12 jaar geleden van papieren naar digitaal dossier is overgestapt, maar de papieren originals heeft afgevoerd zonder integere digitale kopie, loopt direct tegen een tekortkoming aan.
Calamiteitenmelding en de paper trail
Naast de bewaarplicht legt Wkkgz-artikel 11 een meldingsplicht op: een calamiteit moet binnen 3 werkdagen aan de IGJ worden gemeld, gevolgd door een onderzoeksrapport binnen 6 tot 8 weken. De IGJ controleert vervolgens of het rapport aansluit bij de dossiergegevens van de betrokken patient(en). Discrepanties tussen het rapport en het dossier zijn een tweede grond voor sanctie, naast eventuele tekortkomingen in de zorg zelf. Een rapport dat een verklaring biedt voor de calamiteit maar contrasteert met het feitelijk dossier (latere wijzigingen, ontbrekende notities, onbekende auteurs) wordt door de IGJ als bewust gebrekkig gezien.
De openbaarmaking vanaf 2026 betekent dat zo een combinatie van gebrekkig dossier en niet-sluitende calamiteitenrapportage door iedereen kan worden teruggelezen. Het reputatie-effect overstijgt vaak het boetebedrag, met name voor middelgrote particuliere klinieken die afhankelijk zijn van patientenverwijzingen en verzekeraarscontracten.
Wat zorgaanbieders nu zouden moeten regelen
Een retentiebeleid dat zowel AVG (dataminimalisatie, gegevens niet langer bewaren dan nodig) als Wkkgz en WGBO (langdurige bewaarplicht) verenigt, vereist drie zaken. Eerst een geclassificeerde inventaris van dossiercategorieen met de toepasselijke termijn. Vervolgens een technisch archief dat de bewaartermijn handhaaft zonder dat handmatig ingrijpen nodig is, met automatische vernietiging bij vervaltijd. Tenslotte een toegangs- en wijzigingslogboek dat een IGJ-inspecteur zonder hulp kan doorzoeken, zodat herleiding tot persoonsniveau binnen minuten lukt.
Zorgaanbieders die deze drie elementen vandaag op orde brengen verlagen de kans op een Wkkgz-boete, en, even belangrijk vanaf januari 2026, de kans dat hun naam in een Google-zoekopdracht bovenaan komt met "IGJ boete" eronder.
