Waarom Papieren Archieven Digitaliseren?
De meeste bedrijven in Servie hebben nog steeds aanzienlijke hoeveelheden papieren documentatie -- in ordners, mappen, dozen en zelfs in kelders en garages. Deze documentatie neemt ruimte in beslag, is moeilijk te doorzoeken en is vatbaar voor schade.
Het digitaliseren van papieren archieven brengt:
- Direct zoeken -- vind elk document in seconden in plaats van minuten of uren
- Ruimtebesparing -- maak fysieke ruimte vrij die door oude archieven wordt ingenomen
- Bescherming tegen verlies -- papier verbrandt, overstroomt, verslechtert. Digitale kopieen blijven bewaard
- Gemakkelijkere toegang -- meerdere medewerkers kunnen tegelijkertijd hetzelfde document raadplegen
- Wettelijke naleving -- steeds meer regelgeving vereist elektronische opslag
Stap 1: Beoordeling en Prioritering
Probeer niet alles tegelijk te digitaliseren. Begin met:
- Actieve documentatie -- documenten die nog in dagelijks gebruik zijn
- Documentatie met lange bewaartermijn -- personeelszaken, oprichting, jaarrekeningen
- Documentatie van het lopende jaar -- om het systeem vanaf nu in te richten
Oude documentatie waarvan de bewaartermijn bijna verloopt, is mogelijk niet de moeite waard om te digitaliseren -- bewaar deze gewoon totdat de termijn verloopt.
Stap 2: Documentatie Voorbereiden voor Scannen
Voor het scannen:
- Verwijder nietjes en paperclips
- Strijk gebogen pagina's glad
- Organiseer de volgorde -- chronologisch of per categorie
- Label mappen -- zodat u weet wat u scant
Stap 3: Scannen
Voor kwalitatieve digitalisering:
- Resolutie: minimaal 300 DPI voor tekstdocumenten, 600 DPI voor documenten met fijne details
- Formaat: PDF/A voor langdurige opslag (ISO-standaard voor archief-PDF's)
- Kleur: zwart-wit voor tekstdocumenten, kleur voor documenten met stempels/handtekeningen
- ADF-scanner: een automatische documentinvoer versnelt het proces enorm
Stap 4: OCR-verwerking
OCR (Optical Character Recognition) is een cruciale stap. Zonder OCR is een gescand document slechts een afbeelding -- u kunt geen tekst erin doorzoeken.
Met OCR wordt elk gescand document doorzoekbaar op inhoud. U kunt zoeken op een specifiek woord, datum, factuurnummer of welke tekst dan ook.
Arhivix heeft ingebouwde AI-gestuurde OCR die automatisch tekst herkent in gescande documenten -- inclusief zowel Cyrillisch als Latijns schrift.
Stap 5: Naamgeving en Classificatie
Elk gedigitaliseerd document moet hebben:
- Duidelijke bestandsnaam:
2025-06-15_factuur_inkomend_leverancier-XYZ.pdf - Classificatiemerk volgens uw Categorielijst
- Metadata: datum, type, auteur, bewaartermijn
Stap 6: Opslag en Back-up
Gedigitaliseerde documentatie moet veilig worden opgeslagen:
- Gecentraliseerde opslag -- een DMS-systeem, geen verspreide bestanden op computers
- Back-up naar 2+ locaties -- lokale kopie + cloud of externe kopie
- Toegangscontrole -- wie kan bekijken, wijzigen, verwijderen
- Audit trail -- registratie van elke documenttoegang
Juridische Geldigheid van Gedigitaliseerde Documenten
Volgens de Wet op Elektronische Documenten ("Staatsblad RS", Nr. 94/2017) kan een gedigitaliseerd document dezelfde rechtskracht hebben als het origineel als:
- Digitalisering is uitgevoerd volgens voorgeschreven standaarden
- Integriteit is gewaarborgd (document is niet gewijzigd na het scannen)
- Een gekwalificeerde elektronische handtekening of tijdstempel aanwezig is
Voor de meeste bedrijfsdocumenten wordt het echter aanbevolen om het papieren origineel naast de digitale kopie te bewaren totdat de regelgeving zich verder ontwikkelt.
Wat Gebeurt Er met Papieren Originelen Na het Scannen?
Scannen ontslaat u niet van de verplichting om het papieren origineel te bewaren totdat de wettelijke bewaartermijn verloopt, behalve in specifieke gevallen die door de wet zijn voorzien. Papieren originelen worden parallel met digitale kopieen bewaard.
Conclusie
Het digitaliseren van papieren archieven is een investering die zichzelf vele malen terugverdient -- door tijdsbesparing, ruimtebesparing en gemakkelijkere wettelijke naleving. De sleutel is een systematische aanpak: prioriteren, scannen met kwaliteit, verwerken met OCR en organiseren in een DMS.
Arhivix laat u gescande documenten uploaden, verwerkt ze automatisch met OCR, categoriseert ze volgens de Categorielijst en doorzoekt op inhoud met AI. Begin vandaag -- gratis.
