SharePoint : puissant, mais trop complexe ?
Microsoft SharePoint est une plateforme de collaboration, d'intranet et de gestion de contenu. Avec Microsoft 365, des millions d'entreprises l'utilisent. Mais la question rarement posee est : avez-vous vraiment besoin de tout SharePoint juste pour gerer vos documents ?
SharePoint peut faire beaucoup -- mais justement parce qu'il peut tout faire, la configuration et la maintenance sont complexes, couteuses et necessitent des experts informatiques.
Le probleme de SharePoint pour la gestion documentaire
1. Configuration complexe
Pour faire fonctionner SharePoint comme un DMS, vous devez configurer des bibliotheques de documents, des colonnes de metadonnees, des workflows, des niveaux d'autorisation et des politiques de conservation. Cela necessite un administrateur SharePoint ou un consultant -- pour les PME, c'est un cout inutile.
Un DMS comme Arhivix fonctionne des l'installation -- televersez un document et le systeme gere automatiquement la classification, la conservation et les acces.
2. Confusion OneDrive vs SharePoint
Microsoft 365 est fourni avec OneDrive (espace personnel) et SharePoint (espace d'equipe). Les employes ne savent souvent pas ou stocker quoi. Les documents se retrouvent au mauvais endroit, les doublons apparaissent partout. Un DMS dispose d'un emplacement central unique pour tous les documents -- sans confusion.
3. La recherche necessite des metadonnees correctement configurees
La recherche SharePoint est puissante -- SI les documents sont correctement tagges avec des metadonnees. En pratique, les employes remplissent rarement les champs de metadonnees. Resultat : la recherche renvoie des centaines de resultats non pertinents. Un DMS avec IA extrait automatiquement les metadonnees du contenu du document -- la recherche fonctionne meme sans tagage manuel.
4. Pas de localisation pour les reglementations locales
SharePoint ne connait pas les lois locales d'archivage, les reglements de gestion administrative ni les durees de conservation specifiques a chaque pays. Tout doit etre configure manuellement -- etiquettes de conservation, examens de disposition, politiques de conformite. Un DMS localise integre tout cela nativement.
5. La tarification est complexe et couteuse
Pour une fonctionnalite DMS complete sur SharePoint, vous avez besoin d'un plan Microsoft 365 E3 ou E5. C'est 25 a 57 $ par utilisateur et par mois. Pour une entreprise de 50 employes, cela represente 1 250 a 2 850 $ par mois -- juste pour les licences, sans l'implementation. Un DMS specialise coute nettement moins cher.
6. Pas de signature electronique integree
Microsoft propose l'integration avec Adobe Sign ou DocuSign -- mais ce sont des licences supplementaires et des couts supplementaires. Un DMS avec signatures electroniques integrees permet de signer directement depuis le flux documentaire.
7. Pas de livre d'archives
SharePoint n'a aucune notion de livre d'archives -- pour les entreprises soumises a des exigences reglementaires, cela signifie du travail manuel supplementaire ou un logiciel additionnel. Un DMS genere automatiquement les registres d'archives a partir de tous les documents categorises.
SharePoint vs DMS : comparaison
| Critere | SharePoint / OneDrive | DMS (Arhivix) |
|---|---|---|
| Configuration | Complexe (equipe IT requise) | Pret en 5 minutes |
| Classification automatique | Manuelle (metadonnees) | Classification par IA |
| Recherche | Necessite des metadonnees | OCR + IA (fonctionne sans tags) |
| Reglementations locales | Configuration manuelle | Integrees |
| Cout (50 utilisateurs) | 1 250-2 850 $/mois | Nettement moins |
| Signature electronique | Licence supplementaire | Integree |
| Livre d'archives | Non disponible | Automatique |
| Application mobile | Oui (app SharePoint) | Oui |
Quand SharePoint est-il le bon choix ?
SharePoint est pertinent si :
- Vous disposez deja de licences Microsoft 365 E3/E5
- Vous avez une equipe IT capable de configurer et maintenir SharePoint
- Vous avez besoin d'un intranet, d'un wiki et de collaboration au-dela du DMS
- Vous operez dans plusieurs pays et avez besoin d'une solution globale
Quand un DMS specialise est-il preferable ?
Un DMS est preferable si :
- Vous avez besoin d'une solution qui fonctionne immediatement, sans configuration
- Vous n'avez pas d'equipe IT pour maintenir SharePoint
- Vous devez etre conforme aux reglementations locales
- Vous voulez signatures electroniques, workflows et registres d'archives dans un seul systeme
- Votre budget ne permet pas les licences Microsoft 365 Enterprise
Conclusion
SharePoint est un outil puissant -- mais la puissance s'accompagne de complexite. Pour les entreprises qui souhaitent une gestion documentaire simple, rapide et conforme, un DMS specialise est le choix le plus judicieux.
Arhivix vous offre tout ce dont vous avez besoin d'un DMS -- sans equipe IT, sans configuration complexe, sans licences couteuses.
