L'avalanche de papier a l'embauche
Chaque nouvelle recrue genere une pile de documents : contrat de travail signe, copies des pieces d'identite, formulaires fiscaux, inscription aux avantages sociaux, coordonnees bancaires, accord de confidentialite, formulaire de contact d'urgence, attestation de formation securite. Pour une entreprise recrutant 50 personnes par an, cela represente plus de 400 documents a traiter, verifier, classer et rendre accessibles, pour toute la duree du contrat de chaque employe et souvent bien au-dela.
87 % des employeurs utilisent desormais l'IA dans au moins un aspect du recrutement, mais des que la lettre d'offre est signee, le processus revient au papier et au classement manuel. L'ecart entre le recrutement numerique et l'integration sur papier est l'endroit ou les documents se perdent, les echeances sont manquees et les lacunes de conformite emergent.
Les dossiers du personnel historiques : une archive introuvable
La plupart des entreprises ont des annees de dossiers employes stockes sous forme de PDF scannnes, des dossiers personnels, des sanctions disciplinaires, des attestations de formation et des evaluations de performance. Ces archives sont completement introuvables. Retrouver l'attestation de formation d'un employe specifique de 2019 exige de savoir exactement dans quel dossier elle se trouve, ou de parcourir tous les fichiers du dossier du personnel jusqu'a la trouver.
Ce que l'OCR RH doit gerer
- Documents d'identite — passeports, cartes d'identite nationales, permis de travail avec des formats varies
- Contrats signes — signatures manuscrites sur documents imprimes, souvent partiellement remplis a la main
- Formulaires fiscaux et de paie — formulaires gouvernementaux avec mises en page specifiques
- Attestations de formation — de plusieurs organismes dans des formats differents
- Aptitudes medicales — declarations de sante pre-emploi avec informations sensibles
La complexite de la conservation
Les documents RH ont certaines des exigences de conservation les plus complexes : les contrats de travail doivent etre conserves pendant la duree du contrat plus les annees post-emploi legales, les enregistrements de paie jusqu'a 50 ans dans certaines juridictions, les enregistrements de formation pour des periodes de conformite reglementaire, et les dossiers medicaux avec des regles speciales de protection des donnees. Gerer manuellement ces periodes de conservation superposees est source d'erreurs et risque.
Comment Arhivix gere les documents RH
Arhivix traite les documents RH via un OCR avec classification IA qui identifie les types de documents et extrait les donnees cles : dates de contrat, noms des employes, details de certification et dates d'expiration. Les politiques de conservation automatisees gerent la complexite des periodes de conservation specifiques aux RH. Toutes les donnees sont chiffrees avec AES-256 sur AWS S3, avec des controles d'acces par document garantissant que les dossiers RH sensibles ne sont visibles que par le personnel autorise. Le journal d'audit documente chaque acces, ce qui est essentiel pour la conformite a la protection des donnees des employes.
