Pourquoi numeriser les archives papier ?
La plupart des entreprises en Serbie possedent encore d'importantes quantites de documentation papier -- dans des classeurs, dossiers, cartons, voire dans des caves et garages. Cette documentation occupe de l'espace, est difficile a rechercher et est susceptible d'etre endommagee.
La numerisation des archives papier apporte :
- Recherche instantanee -- trouvez n'importe quel document en quelques secondes au lieu de minutes ou d'heures
- Economies d'espace -- liberez l'espace physique occupe par les anciennes archives
- Protection contre les pertes -- le papier brule, les inondations, se deteriore. Les copies numeriques perdurent
- Acces facilite -- plusieurs employes peuvent acceder au meme document simultanement
- Conformite legale -- de plus en plus de reglementations exigent le stockage electronique
Etape 1 : evaluation et priorisation
N'essayez pas de tout numeriser en une fois. Commencez par :
- La documentation active -- les documents encore utilises dans les operations quotidiennes
- La documentation a longue conservation -- RH, fondation, etats financiers
- La documentation de l'annee en cours -- pour etablir le systeme a partir de maintenant
L'ancienne documentation proche de l'expiration de sa duree de conservation ne vaut peut-etre pas la peine d'etre numerisee -- conservez-la simplement jusqu'a l'expiration de la duree.
Etape 2 : preparation de la documentation pour le scan
Avant le scan :
- Retirez les agrafes et trombones
- Redressez les pages pliees
- Organisez l'ordre -- chronologiquement ou par categories
- Etiquetez les dossiers -- pour savoir ce que vous scannez
Etape 3 : scan
Pour une numerisation de qualite :
- Resolution : minimum 300 DPI pour les documents texte, 600 DPI pour les documents avec des details fins
- Format : PDF/A pour le stockage long terme (norme ISO pour les PDF d'archivage)
- Couleur : noir et blanc pour les documents texte, couleur pour les documents avec cachets/signatures
- Scanner ADF : un chargeur automatique de documents accelere considerablement le processus
Etape 4 : traitement OCR
L'OCR (reconnaissance optique de caracteres) est une etape cruciale. Sans OCR, un document scanne n'est qu'une image -- vous ne pouvez pas rechercher le texte qu'il contient.
Avec l'OCR, chaque document scanne devient consultable par son contenu. Vous pouvez rechercher un mot specifique, une date, un numero de facture ou tout texte.
Arhivix dispose d'un OCR integre alimente par l'IA qui reconnait automatiquement le texte dans les documents scannes -- y compris les scripts cyrillique et latin.
Etape 5 : nommage et classification
Chaque document numerise devrait avoir :
- Un nom de fichier clair :
2025-06-15_facture_entrante_fournisseur-XYZ.pdf - Une marque de classification selon votre liste des categories
- Des metadonnees : date, type, auteur, duree de conservation
Etape 6 : stockage et sauvegarde
La documentation numerisee doit etre stockee de maniere securisee :
- Stockage centralise -- un seul systeme DMS, pas des fichiers disperses sur les ordinateurs
- Sauvegarde sur 2+ emplacements -- copie locale + cloud ou copie hors site
- Controle d'acces -- qui peut consulter, modifier, supprimer
- Piste d'audit -- enregistrement de chaque acces aux documents
Validite juridique des documents numerises
Selon la Loi sur les documents electroniques ("Journal officiel RS", n. 94/2017), un document numerise peut avoir la meme valeur juridique que l'original si :
- La numerisation a ete effectuee selon les normes prescrites
- L'integrite est assuree (le document n'a pas ete modifie apres le scan)
- Une signature electronique qualifiee ou un horodatage existe
Cependant, pour la plupart des documents professionnels, il est recommande de conserver l'original papier a cote de la copie numerique jusqu'a l'evolution de la reglementation.
Qu'en est-il des originaux papier apres le scan ?
Le scan ne vous degage pas de l'obligation de conserver l'original papier jusqu'a l'expiration de la duree legale de conservation, sauf dans des cas specifiques prevus par la loi. Les originaux papier sont conserves en parallele des copies numeriques.
Conclusion
La numerisation des archives papier est un investissement qui se rentabilise plusieurs fois -- par les gains de temps, les economies d'espace et la facilitation de la conformite legale. L'essentiel est une approche systematique : priorisez, scannez avec qualite, traitez avec l'OCR et organisez dans un DMS.
Arhivix vous permet de televerser des documents scannes, de les traiter automatiquement avec l'OCR, de les categoriser selon la liste des categories et de les rechercher par contenu avec l'IA. Commencez aujourd'hui -- gratuitement.
