La factura electrónica obligatoria llega a España con Crea y Crece y Verifactu. Tu archivo tiene que estar a la altura.
Bajo la Ley Crea y Crece y las reglas Verifactu para el software de facturación, la factura electrónica deja de ser opcional. Pero las reglas no terminan en el envío: cada factura electrónica debe archivarse, mantenerse legible y presentarse cuando la Agencia Tributaria la pida, durante años.
Una factura electrónica que no puedes presentar en una inspección es una factura que nunca enviaste.
Un continente que pasa a la facturación estructurada a la vez.
No es una sola reforma. Es una ola de mandatos nacionales separados, cada uno con su propio formato, canal y plazo, bajo una misma dirección de la UE.
Impulsadas por la reforma del IVA en la Era Digital (ViDA) de la UE y una serie de leyes nacionales, la mayoría de las administraciones tributarias europeas están haciendo obligatoria la factura electrónica estructurada B2B. Una factura electrónica estructurada son datos legibles por máquina (XML, o un PDF híbrido), no un escaneo ni un PDF normal, de modo que la administración tributaria pueda leerla automáticamente.
Para una empresa que opera en varios países, lo difícil es que los mandatos no están alineados. Alemania, Francia, Polonia, Bélgica, Rumanía, Italia y España aplican cada una un formato distinto, un modelo de transmisión distinto y un calendario distinto. Lo que comparten es la obligación que hay detrás de la factura: conservarla, intacta y recuperable, durante todo el periodo de conservación.
Dónde está cada mercado en 2026.
Una foto de mediados de 2026. Las fechas y los umbrales ya se han movido antes, así que confirma la regla vigente para tu país antes de actuar.
Otros mercados (Croacia, Serbia, Portugal, Hungría, Grecia, Turquía y el Golfo) tienen sus propios sistemas. Consulta las guías por país en el blog para el detalle local. Todos los artículos
Tres cambios se esconden dentro de un solo mandato.
Enviar una factura electrónica es solo la parte visible. Con ella vienen dos obligaciones más.
Un formato estructurado, no un PDF
La factura se convierte en datos legibles por máquina (XML, o un híbrido como Factur-X y ZUGFeRD) construidos sobre el estándar europeo EN 16931, de modo que la administración tributaria pueda procesarla sin que una persona la lea.
Un canal controlado, no el correo electrónico
La factura viaja por una ruta definida: una red Peppol, una plataforma acreditada (una PDP en Francia) o un sistema estatal de validación (KSeF en Polonia, SdI en Italia, e-Factura en Rumanía), no como un adjunto en tu bandeja de entrada.
Archivo obligatorio, no una carpeta
Cada factura electrónica emitida y recibida debe conservarse en su forma estructurada original, legible e inalterada, durante el periodo legal de conservación, y presentarse cuando se solicite en una inspección. El almacenamiento es parte del mandato, no algo accesorio.
Emitir es la mitad de la regla. Conservar la factura es la otra mitad.
Casi todo el ruido va sobre cómo enviar una factura electrónica conforme. La obligación más silenciosa, la que los inspectores comprueban de verdad, es si sigues pudiendo presentarla años después.
En toda Europa, las facturas electrónicas deben conservarse durante periodos largos, normalmente de ocho a once años según el país, manteniendo su autenticidad, integridad y legibilidad durante todo ese tiempo. Un XML estructurado que ningún sistema actual puede abrir, o uno que fue alterado en silencio, no supera la prueba aunque la factura se enviara correctamente.
La UE ya ha formalizado también este lado. El archivo electrónico cualificado se ha convertido en un servicio de confianza regulado bajo eIDAS 2.0, y el Reglamento de Ejecución (UE) 2025/2532 de la Comisión (en vigor desde el 6 de enero de 2026) fija las normas de referencia para ello. El archivo a largo plazo y a prueba de auditorías pasa de ser una buena práctica a un marco definido de la UE.
Aquí es donde el proyecto de facturación electrónica se encuentra con el archivo documental. Sea cual sea el canal por el que envíes, las facturas tienen que llegar a algún sitio que las mantenga cifradas, en la jurisdicción correcta, versionadas y conservadas según el reloj legal, con un registro de cada acceso.
El hogar conforme para cada factura que envías y recibes.
Arhivix no sustituye tu canal de factura electrónica. Es el archivo que hay debajo, construido exactamente para esta obligación de conservación.
Captura desde el canal
Incorpora las facturas electrónicas emitidas y recibidas en su forma estructurada original, vengan de Peppol, de una plataforma nacional o de tu software de contabilidad.
Almacena según el reloj legal
Mantén cada factura cifrada en la UE, versionada e inalterada, conservada durante el periodo que exige tu país, y luego eliminada según el calendario con un registro de la acción.
Preséntala cuando se solicite
Encuentra cualquier factura en segundos y entrega al inspector un registro completo, legible y con trazabilidad de accesos, la prueba que el mandato comprueba de verdad.
Construido en torno a los estándares que usan los mandatos.
EN 16931 y los formatos nacionales, conservados exactamente como se emitieron.
Preguntas frecuentes
¿Qué es una factura electrónica estructurada, y lo es un PDF?
Una factura electrónica estructurada son datos legibles por máquina (normalmente XML, o un formato híbrido como Factur-X o ZUGFeRD que lleva XML dentro de un PDF) construidos sobre el estándar EN 16931. Un PDF simple o un escaneo no es una factura electrónica estructurada, porque la administración tributaria no puede procesarlo automáticamente.
¿Cuánto tiempo tengo que conservar las facturas electrónicas?
Depende del país, pero la mayor parte de Europa exige conservar las facturas entre ocho y once años aproximadamente, manteniendo su autenticidad, integridad y legibilidad durante todo ese tiempo. Lo que tiene que sobrevivir es el archivo estructurado original, no solo una impresión.
¿Qué es Peppol, y qué es un modelo de validación o PDP?
Peppol es una red europea para intercambiar facturas electrónicas a través de puntos de acceso acreditados. Un modelo de validación (como KSeF en Polonia, SdI en Italia o e-Factura en Rumanía) enruta las facturas a través de una plataforma estatal, mientras que Francia usa plataformas privadas acreditadas llamadas PDP. Son canales de transmisión distintos para el mismo tipo de factura estructurada.
¿La factura electrónica también significa que tengo que cambiar mi forma de archivar?
Sí. Enviar una factura electrónica conforme y archivarla de forma conforme son dos obligaciones distintas. La factura estructurada debe conservarse, inalterada y legible, durante el periodo legal, por eso el archivo electrónico cualificado es ahora un servicio de confianza formal de la UE bajo eIDAS 2.0.
Opero en varios países. ¿Necesito un sistema por cada mandato?
Tienes que cumplir las reglas de envío de cada país, pero no necesitas un archivo separado por país. Un único archivo conforme puede guardar facturas de todos los mercados en su forma original, conservadas según el reloj de cada país, que es la parte que cubre Arhivix.
Tus documentos ahora están vivos. Se mueven solos.
Dale a tu empresa un flujo documental automatizado, conforme a la ley y disponible en todo momento.
Sin compromiso, sin tarjeta de crédito.