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Industria

La mercancía entró en producción hace una semana, y su factura sigue parada porque nadie encuentra la nota de recepción ni el certificado.

El almacén fotografía la nota de recepción y el certificado en la carpeta del proveedor, Arhivix los lee, y compras recibe un aviso y los encuentra con una búsqueda.

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Problemas que conoce.

La factura del proveedor está parada porque nadie encuentra la nota de recepción ni el certificado.

Sin prueba de recepción la factura no pasa al pago, así que paga tarde al proveedor o paga una mercancía que nadie ha revisado.

nota_recepcion_0917.jpg archivada
  • Carpeta Marendo Trade S.L.
  • Propuesta nota de recepción 0917, 16/10/2026
  • Avisado compras
La búsqueda Marendo Trade octubre devuelve la nota, el certificado y la factura.
Arhivix hoy
El almacén fotografía la nota de recepción y el certificado en la carpeta del proveedor, y Arhivix los lee y propone el número y la fecha. Un aviso llega a compras, que encuentra ambos papeles y la factura con una búsqueda.

El informe de inspección de la carretilla elevadora caduca este mes, y solo una persona y su hoja de cálculo saben la fecha.

Un equipo sin informe vigente no se puede usar, así que enterarse en el último momento significa parada, y los informes caducan en silencio, cada uno en una fecha distinta.

informe_carretilla.pdf plazo fijado
  • Carpeta Carretilla FL-⁠02
  • Válido hasta 30/10/2026
El recordatorio llegó un mes antes de la caducidad, el 30/09/2026.
Arhivix hoy
El informe llega por correo del organismo de inspección y se archiva con su regla, o se fotografía en la carpeta de esa máquina, y Arhivix lo lee y propone los datos. La fecha de la próxima inspección la introduce una vez en Plazos, con un recordatorio con tantos días de antelación como quiera.

El lote es defectuoso, y la reclamación exige el certificado, la nota de recepción y la foto de la llegada, todo de la misma entrega.

Sin pruebas completas la reclamación se retrasa o fracasa, y el coste de la materia prima defectuosa se queda en su empresa.

cert_0917_S235.pdf enlace enviado
  • Proveedor Marendo Trade S.L.
  • Lote 41872
  • Entrega 0917: nota de recepción, 3 fotos
Registro: enlace abierto el 23/10/2026 a las 10:42.
Arhivix hoy
Todo lo de una entrega está en la carpeta del proveedor, y una búsqueda por proveedor, número de lote o fecha devuelve juntos el certificado, la nota de recepción y las fotos, porque también lee el texto de un certificado escaneado. Al proveedor le envía un enlace con caducidad, y el registro muestra cuándo se abrió.

Un documento a través de su empresa.

Un corte de una empresa de su sector: cómo llega un documento, qué lee Arhivix, quién confirma y dónde se queda.

  1. El almacén la fotografía con el móvil nota_recepcion_0917.jpg
  2. Arhivix lo lee propuesta: nota de recepción 0917, proveedor Marendo Trade
  3. Compras compras confirma, la factura del proveedor puede pagarse
  4. Archivo cada versión guardada, cada acceso registrado

  1. Recibido

    El almacén la fotografía con el móvil nota_recepcion_0917.jpg

  2. Leído

    Arhivix lo lee propuesta: nota de recepción 0917, proveedor Marendo Trade

  3. La persona adecuada confirma

    Compras compras confirma, la factura del proveedor puede pagarse

  4. Guardado

    Archivo cada versión guardada, cada acceso registrado

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Los documentos y las reglas de su sector.

Documentos que llegan

  • Notas de recepción nota_recepcion_0917.jpg
  • Certificados certificado_0917_S235.pdf
  • Facturas recibidas factura_proveedor_5520.pdf
  • Informes de inspección inspeccion_compresor_0031.pdf
  • Albaranes albaran_0605.pdf

Reglas que funcionan solas

  • Cuando llega una factura por correo Entonces va a la carpeta del proveedor
  • Cuando se guarda una nota de recepción Entonces se avisa a compras
  • Cuando llega un informe por correo Entonces va a Informes de inspección

Las reglas avisan, comparten y recuerdan; cada dato leído es una propuesta que una persona confirma.

Válido para cada documento

  • Cada cambio es una nueva versión, y una anterior vuelve con un clic.
  • Un enlace para compartir tiene caducidad y contraseña, y el registro muestra quién lo abrió.
  • Usted da acceso por carpeta y por documento; cada apertura, descarga y uso compartido queda registrado.

Empiece sin un proyecto.

  1. Conecte el buzón de la empresa o suba sus carpetas actuales, y Arhivix lo lee todo en segundo plano.

  2. El papel del terreno se fotografía con el móvil o se escanea; Arhivix propone el tipo y los datos, y usted confirma.

  3. Confirme una vez una regla para el buzón: la próxima vez un adjunto así se archiva solo, y los dudosos esperan su confirmación.

Para pequeñas empresas

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El plan gratuito busca por nombre de archivo; la búsqueda en el contenido y la búsqueda con IA están en los planes de pago.

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  • 500+ empresas
  • 92 % de los documentos clasificados automáticamente
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Cifrado
AES-256 en reposo, TLS 1.3 en tránsito.
Acceso
Solo quien usted autorice, con 2FA. Cada vista queda registrada.

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Preguntas frecuentes

No. Arhivix no lleva un registro de equipos ni la documentación de seguridad y salud. Un informe de inspección es un documento en la carpeta de esa máquina: Arhivix lo lee y propone los datos, y usted introduce una vez la fecha de la próxima inspección en Plazos, para que le llegue un recordatorio antes de que caduque.

Compras ve la nota de recepción y el certificado en la carpeta del proveedor antes de que la factura pase al pago: Arhivix les avisa, y una automatización puede compartir los documentos con su contable. Las aprobaciones y la conexión con su ERP se configuran para su empresa.

En la carpeta del proveedor, con la nota de recepción y las fotos de la misma entrega. En los planes de pago la búsqueda también lee el texto de un certificado escaneado, así que lo encuentra también por número de lote; el plan gratuito busca por nombre de archivo.

Usted sube sus carpetas existentes o conecta el buzón de correo de la empresa, y Arhivix lo indexa todo en segundo plano. Los planes estándar no requieren un proyecto de migración ni consultores. Con un contrato Enterprise, su archivo actual se traslada conservando la lógica de carpetas, los metadatos y los plazos de conservación.

Por supuesto. Puede cancelar desde los ajustes de su cuenta con un clic. Sus datos siguen accesibles hasta el final del periodo de facturación actual. Después, su cuenta se pausa y tiene 30 días para exportar sus datos.

¿No encuentra su respuesta? Escríbanos a support@arhivix.com

Envíe su primer documento. Arhivix lo organiza.

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NOTIX DOO Beograd · MB 21993310 Compruebe el número de registro en el registro público de empresas APR (se abre en una ventana nueva) · PIB 114240716

Dušana Matića 26, 11000 Belgrado

De lunes a viernes, de 09:00 a 17:00 CET

Factura_Hansa_118.pdf Reenviado
  • Recibido por correo 14:32
  • Leído, datos confirmados
  • Revisado sobre el terreno y aprobado
  • Reenviado a su contable y a su programa

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