Certificados, licencias e inspecciones

Solo una persona sabe cuándo toca la próxima inspección.

Los certificados, las certificaciones de proveedores, las licencias y los informes de inspección están en la carpeta de la máquina, del vehículo o del proveedor. Arhivix propone la fecha hasta la que es válido el documento, y usted introduce una vez el próximo plazo y el recordatorio le avisa.

Pruebe el plan gratuito Solicite un presupuesto

Sin tarjeta.

Cómo pasa el proceso por Arhivix.

Cada paso está marcado: lo que Arhivix hace hoy, lo que está en desarrollo y lo que se queda en su contabilidad, su ERP o su banco.

Expediente
Funciona hoy

Una carpeta para cada máquina, vehículo, local o proveedor, con permisos por persona.
Llega el documento
Funciona hoy

Un certificado llega por correo y se archiva según una regla, o se fotografía en el terreno.
Válido hasta
Funciona hoy

En los certificados y acreditaciones, Arhivix propone la fecha hasta la que son válidos, y usted confirma.
Plazo y recordatorio
Funciona hoy

Introduce una vez la próxima inspección en Plazos, y el recordatorio le avisa antes de que caduque.
Historial
Funciona hoy

Cada informe anterior se queda en la misma carpeta, así que el historial de inspecciones está en un solo lugar.
Registro de equipos
Fuera de Arhivix

Arhivix no es un registro de equipos ni un programa de seguridad y salud en el trabajo. Ese registro lo lleva su especialista.

Funciona hoy: Disponible hoy en la aplicación.
Fuera de Arhivix: Lo resuelve su programa de contabilidad, su ERP, su banco o un especialista. Arhivix guarda el documento de ese paso.

El mismo trabajo en sectores distintos.

El informe de inspección de la carretilla elevadora caduca este mes, y solo una persona y su hoja de cálculo saben la fecha.

Un equipo sin informe vigente no se puede usar, así que enterarse en el último momento significa parada, y los informes caducan en silencio, cada uno en una fecha distinta.

informe_carretilla.pdf plazo fijado

Carpeta Carretilla FL-⁠02
Válido hasta 30/10/2026

El recordatorio llegó un mes antes de la caducidad, el 30/09/2026.

Arhivix hoy: El informe llega por correo del organismo de inspección y se archiva con su regla, o se fotografía en la carpeta de esa máquina, y Arhivix lo lee y propone los datos. La fecha de la próxima inspección la introduce una vez en Plazos, con un recordatorio con tantos días de antelación como quiera.

El lote es defectuoso, y la reclamación exige el certificado, la nota de recepción y la foto de la llegada, todo de la misma entrega.

Sin pruebas completas la reclamación se retrasa o fracasa, y el coste de la materia prima defectuosa se queda en su empresa.

cert_0917_S235.pdf enlace enviado

Proveedor Marendo Trade S.L.
Lote 41872
Entrega 0917: nota de recepción, 3 fotos

Registro: enlace abierto el 23/10/2026 a las 10:42.

Arhivix hoy: Todo lo de una entrega está en la carpeta del proveedor, y una búsqueda por proveedor, número de lote o fecha devuelve juntos el certificado, la nota de recepción y las fotos, porque también lee el texto de un certificado escaneado. Al proveedor le envía un enlace con caducidad, y el registro muestra cuándo se abrió.

La revisión sanitaria de un trabajador de temporada caduca en plena temporada, y la fecha está en una carpeta que nadie abre.

Un trabajador sin revisión vigente no puede manipular alimentos, así que al turno le falta una persona justo cuando más la necesita.

revision_0003.pdf Plazo fijado

Propuesta válido hasta el 20/07/2027
Acceso solo el encargado del local

Plazos: recordatorio 30 días antes de que caduque

Arhivix hoy: El certificado de cada trabajador se fotografía en la carpeta del local, y Arhivix lo lee y propone la fecha hasta la que es válido. La próxima revisión la introduce una vez en Plazos, y llega un recordatorio antes de que caduque.

Los extintores y las bocas de incendio tienen cada uno sus fechas de revisión, y el informe se queda en la empresa de mantenimiento.

Cuando hace falta, la documentación hay que mostrarla, no prepararla, y lo que está en la empresa de mantenimiento ese día no existe.

incendios_0412.pdf Archivado

Carpeta Centro / Protección contra incendios
Próxima revisión 12/04/2027, en Plazos

Regla: los correos de mantenimiento llegan aquí

Arhivix hoy: Un informe que la empresa de mantenimiento envía por correo se archiva con una regla en la carpeta del local, y uno en papel se fotografía. Las próximas revisiones y la formación del personal nuevo las introduce en Plazos con un recordatorio, así el expediente contra incendios del local está en un solo lugar.

El permiso de circulación, la ITV y la póliza de cada camión caducan en fechas distintas, y solo el responsable de tráfico las recuerda todas.

Un vehículo con un documento caducado no puede salir a la carretera, así que el viaje espera o sale con otro camión.

itv_2026.pdf Plazo fijado

ITV caduca el 12/11/2026
Póliza de seguro caduca el 03/02/2027
Leasing 30/06/2027, según el contrato

Recordatorio 14 días antes de que caduque.

Arhivix hoy: Los documentos de cada vehículo están en la carpeta de su matrícula, y una fecha de caducidad la introduce una vez en Plazos para que llegue un recordatorio antes. En los contratos de leasing y alquiler, Arhivix lee por sí mismo la fecha de fin y fija un plazo, que usted puede cambiar, y el recordatorio lo añade usted.

Empiece sin un proyecto.

Conecte el buzón de la empresa o suba sus carpetas actuales, y Arhivix lo lee todo en segundo plano.
El papel del terreno se fotografía con el móvil o se escanea; Arhivix propone el tipo y los datos, y usted confirma.
Confirme una vez una regla para el buzón: la próxima vez un adjunto así se archiva solo, y los dudosos esperan su confirmación.

Para pequeñas empresas

Sin tarjeta. Planes de pago desde 22 EUR al mes con facturación anual, precio por empresa.

El plan gratuito busca por nombre de archivo; la búsqueda en el contenido y la búsqueda con IA están en los planes de pago.

Pruebe el plan gratuito

Para más de 20 cuentas y para asesorías

Una conversación sobre sus flujos, la migración y la conexión con los programas que usa. Respondemos en un día laborable.

Solicite un presupuesto

Precios públicos, por empresa

El plan Arhivix Lite es gratuito y no requiere tarjeta. Los planes de pago empiezan desde 22 EUR al mes con facturación anual, e incluso el más pequeño incluye 5 cuentas de usuario, sin precio por usuario. Para más de 20 cuentas preparamos un presupuesto personalizado.

Vea planes y precios

Preguntas frecuentes

En los certificados y acreditaciones propone la fecha hasta la que son válidos. En los informes de inspección, usted introduce una vez el próximo plazo, y el recordatorio le avisa.

No. Guarda los documentos y los plazos de los equipos, y el registro de equipos lo lleva su especialista o un programa específico.

Solo las personas a las que usted da acceso a la carpeta, y cada apertura queda registrada.

Usted sube sus carpetas existentes o conecta el buzón de correo de la empresa, y Arhivix lo indexa todo en segundo plano. Los planes estándar no requieren un proyecto de migración ni consultores. Con un contrato Enterprise, su archivo actual se traslada conservando la lógica de carpetas, los metadatos y los plazos de conservación.

Por supuesto. Puede cancelar desde los ajustes de su cuenta con un clic. Sus datos siguen accesibles hasta el final del periodo de facturación actual. Después, su cuenta se pausa y tiene 30 días para exportar sus datos.

¿No encuentra su respuesta? Escríbanos a support@arhivix.com

Envíe su primer documento. Arhivix lo organiza.

Probar el plan gratuito Solicite un presupuesto

Sin compromiso, sin tarjeta de crédito.

NOTIX DOO Beograd · MB 21993310 Compruebe el número de registro en el registro público de empresas APR (se abre en una ventana nueva) · PIB 114240716

Dušana Matića 26, 11000 Belgrado

De lunes a viernes, de 09:00 a 17:00 CET

Factura_Hansa_118.pdf Reenviado

Recibido por correo 14:32
Leído, datos confirmados
Revisado sobre el terreno y aprobado
Reenviado a su contable y a su programa

Siguiente: su primer documento

Vídeo: Pexels (K), licencia de Pexels.