Un documento entra por una sola puerta y llega por sí solo a las personas correctas.
Correo, teléfono, los programas que ya utiliza o un archivo arrastrado a la ventana: el sistema reconoce qué ha llegado, extrae los datos y el plazo, lo pasa a la persona que lo resuelve y lo archiva donde usted decidió. Un proceso repartido entre cinco herramientas se convierte en un solo flujo.
Cómo es ese flujo
Cinco pasos que ocurren sin que nadie los dirija. Hoy cada uno de ellos lo hace una persona, en otro programa y de memoria.
Los documentos entran desde el correo de la empresa, desde el teléfono al escanearlos, desde los programas que ya utiliza o arrastrándolos a la ventana. Nunca introduce el mismo dato dos veces y ningún adjunto queda olvidado en la bandeja de alguien.
El sistema lee qué ha llegado: tipo de documento, contraparte, importe, número y fecha. En un ticket con el código QR dañado los datos se reconstruyen a partir del texto.
El documento recibe un nombre, una categoría y un lugar en la estructura de la empresa. Un mismo expediente mantiene juntos el contrato, sus anexos, las facturas y la correspondencia, así que la búsqueda va por contenido y no por el nombre que alguien le puso al archivo.
Una regla que define una sola vez envía el documento a la persona que lo resuelve y le recuerda el plazo. La factura va al contable, el contrato va a firma, el aviso de vencimiento va al propietario.
Cada acceso y cada cambio quedan en la pista de auditoría, el plazo de conservación se controla por categoría de documento y los archivos viven en la nube de Arhivix o en su propio almacenamiento S3.
Lo importante no es un documento ordenado, sino un sistema que funciona sin usted.
El flujo se configura una vez y luego avanza solo. En el panel de control ve qué ha entrado, dónde está y quién espera, así que en todo momento sabe cómo funciona realmente su empresa.
Arhivix no sustituye las herramientas que ya utiliza. Funciona junto a ellas.
Mismo flujo, otros papeles
Toda empresa que trabaja con documentos tiene el mismo problema: llega el papel, alguien lo registra de memoria y todo depende de esa persona. Esto es lo que el flujo significa en la práctica.
Elija su sector
El ERP ve la renta, no la cláusula
Cláusula 14.2: el arrendatario podrá ejercer una opción de salida con efecto el 30 de junio de 2027, sujeta a un preaviso por escrito de nueve meses y a la ausencia de incumplimiento material.
Si su sector no está en la lista, el flujo es el mismo: recepción, reconocimiento, clasificación, personas y plazos, rastro.
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