¿Cuánto tiempo hay que conservarlo?
Plazos legales de conservación de documentos empresariales en 18 jurisdicciones. Cada cifra se muestra con la ley y el artículo de los que procede, para que pueda citar la fuente en lugar de fiarse de nosotros. Cuando no hemos podido confirmar una norma, lo decimos en lugar de suponerla.
Austria
6 / 7 tipos de documento confirmados
Facturas emitidas y recibidas 7 años
El plazo empieza a contar
end of the calendar year to which the invoice relates (for issued invoices: the calendar year of issue); 22 years for records and documents concerning real property under § 18 Abs 10 UStG, with the 12-year period applying only in the narrow WGG § 15c case
Base legal
Bundesabgabenordnung (BAO), § 132 Abs 1; Umsatzsteuergesetz 1994 (UStG), § 11 Abs 2 letzter Unterabsatz: Stellt der Unternehmer Rechnungen aus, so hat er eine Durchschrift oder Abschrift anzufertigen und sieben Jahre aufzubewahren; bei elektronischen Rechnungen müssen Echtheit der Herkunft, Unversehrtheit des Inhalts und Lesbarkeit sieben Jahre gewährleistet sein. Regel 2026 unverändert: 7 Jahre (keine Verkürzung wie in Deutschland). Sonderfall Grundstücke: Aufzeichnungen und Unterlagen, die Grundstücke betreffen, sind nach § 18 Abs 10 UStG 22 Jahre aufzubewahren; nur Unterlagen zu Eigentumsübertragungen nach § 15c WGG (ausgenommen Geschäftsräume) sind 12 Jahre aufzubewahren.
Abrir la fuenteLibros contables y cuentas anuales 7 años
El plazo empieza a contar
end of the calendar year in which the last book entry was made, the inventory was drawn up, the opening balance sheet or annual financial statement was adopted, or the consolidated statement was drawn up (§ 212 Abs 2 UGB); runs longer while proceedings in which the entrepreneur is a party are pending
Base legal
Unternehmensgesetzbuch (UGB), § 212 Abs 1: Bücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse samt Lageberichten, Konzernabschlüsse samt Konzernlageberichten, empfangene Geschäftsbriefe, Abschriften abgesendeter Geschäftsbriefe und Buchungsbelege sind sieben Jahre geordnet aufzubewahren; darüber hinaus noch solange, als sie für ein anhängiges gerichtliches oder behördliches Verfahren, in dem der Unternehmer Parteistellung hat, von Bedeutung sind. Ergänzend Bundesabgabenordnung (BAO), § 132 Abs 1. Unverändert 2026.
Abrir la fuenteRegistros de nóminas 7 años
El plazo empieza a contar
end of the calendar year to which the payroll data relate; the limited master data needed to issue a Dienstzeugnis are commonly kept in line with the 30-year limitation period under § 1478 ABGB
Base legal
Bundesabgabenordnung (BAO), § 132 Abs 1: Daten betreffend Lohnsteuer- und Abgabenpflicht sind sieben Jahre aufzubewahren. Das Lohnkonto ist nach § 76 EStG 1988 zu führen; § 76 EStG enthält selbst keine Fristangabe, die Aufbewahrungsfrist folgt aus § 132 BAO. Im Bereich der Sozialversicherung gilt nach der Rechtsprechung des VwGH ebenfalls die siebenjährige Aufbewahrungsfrist nach dem UGB. Achtung: § 68 ASVG ist keine Aufbewahrungs-, sondern eine Verjährungsbestimmung (Feststellungsverjährung 3 bzw. 5 Jahre). Einzelne Stammdaten, die für die Ausstellung eines Dienstzeugnisses erforderlich sind, werden in der Praxis mit Blick auf die 30-jährige Verjährung nach § 1478 ABGB länger aufbewahrt.
Abrir la fuenteExpedientes de personal Sin confirmar
Por qué esta fila está vacía
The 30-year figure is not a retention period and cannot be published as one. Primary text of § 1478 ABGB (verified verbatim) is purely a Verjährung rule: 'Zur eigentlichen Verjährung aber ist der bloße Nichtgebrauch eines Rechtes ... durch dreyßig Jahre hinlänglich.' It creates no duty to keep any document. The researcher's own basis string concedes there is 'KEINE ausdrückliche gesetzliche Aufbewahrungsfrist für den Personalakt als Ganzes', which is confirmed: no Austrian statute imposes a retention period on the personnel file. The only authoritative anchor found (WKO, Stand 31.03.2025) lists 30 years narrowly against the claim for issuance of a Dienstzeugnis (§ 1478 ABGB), not against personnel records generally, so the figure does not cover the docType it is attached to. Publishing '30 years' for 'personnel' would affirmatively mislead users into over-retaining employee personal data, which is itself a GDPR Art 5(1)(c) data-minimisation breach, so the error is not conservative-safe. Separately, the row's supporting citations were unreliable: § 39 AngG could not be retrieved to confirm it carries any year figure, and no verification was obtained for the § 26 AZG working-time reference (WKO instead documents a 24-month period for Fahrtenbücher/Lenkzeiten under §§ 17 Abs 5, 17b AZG, a different rule from the one cited). Omitting the row is the correct outcome.
Declaraciones fiscales y justificantes 7 años
El plazo empieza a contar
end of the calendar year for which the entries in the books or records were made, or to which the documents relate; runs longer while proceedings concerning the levying of taxes are pending
Base legal
Bundesabgabenordnung (BAO), § 132 Abs 1: Bücher, Aufzeichnungen, die dazugehörigen Belege sowie für die Abgabenerhebung bedeutsame Geschäftspapiere sind sieben Jahre aufzubewahren; darüber hinaus noch so lange, als sie für die Abgabenerhebung betreffende anhängige Verfahren von Bedeutung sind. Unverändert 2026 (keine Verkürzung wie in Deutschland).
Abrir la fuenteContratos mercantiles 7 años
El plazo empieza a contar
end of the calendar year in which the business letter was received or sent (§ 212 Abs 2 UGB); longer keeping is advisable while claims can still be raised (3 years § 1486 ABGB, up to 30 years § 1478 ABGB)
Base legal
Unternehmensgesetzbuch (UGB), § 212 Abs 1 (empfangene Geschäftsbriefe, Abschriften der abgesendeten Geschäftsbriefe, Buchungsbelege); Bundesabgabenordnung (BAO), § 132 Abs 1 (für die Abgabenerhebung bedeutsame Geschäftspapiere). Zusätzlich Verjährung: § 1486 ABGB drei Jahre für Forderungen aus Lieferungen, Arbeiten und sonstigen Leistungen in einem gewerblichen oder geschäftlichen Betrieb, § 1478 ABGB 30 Jahre allgemein; deshalb wird über die 7 Jahre hinaus aufbewahrt, solange Ansprüche geltend gemacht werden können.
Abrir la fuenteExtractos bancarios y registros de pagos 7 años
El plazo empieza a contar
end of the calendar year in which the entry was made or to which the bank statement or payment record relates
Base legal
Bundesabgabenordnung (BAO), § 132 Abs 1 (Belege und sonstige für die Abgabenerhebung bedeutsame Unterlagen); Unternehmensgesetzbuch (UGB), § 212 Abs 1 (Kontoauszüge und Zahlungsbelege als Belege für Buchungen in den nach § 190 UGB zu führenden Büchern). Unverändert 2026.
Abrir la fuenteVerificado el 7 de agosto de 2026 y correcto según nuestra investigación en esa fecha. La normativa de conservación cambia, y el plazo de un documento concreto puede depender de su sector, de las condiciones del contrato o de una inspección fiscal abierta. Tómelo como punto de partida y confírmelo con su contable o su abogado antes de destruir ningún documento.
Belgium
1 / 7 tipos de documento confirmados
Facturas emitidas y recibidas Sin confirmar
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Number is wrong: the claim reflects a repealed rule. Code de la TVA art. 60, § 3 was amended by the loi du 18 décembre 2025 portant des dispositions diverses (M.B., numac 2025009647), whose amending article reads 'dans le paragraphe 3, le mot « dix » est remplacé par le mot « sept »; dans le paragraphe 4, alinéa 1er, le mot « dix » est remplacé par le mot « sept »'. The retention period is 7 years, not 10. It is expressly retroactive to 'les taxes qui sont devenues exigibles à partir du 1er janvier 2023', i.e. it wipes out the entire window the claimed 10-year rule was supposed to govern, so there is no legacy period where 10 still applies. The cited source (circulaire 2023/C/58) is superseded. Verified in the consolidated Justel text of the 2025 law and independently in BDO's fiche 'Délais et lieux de conservation des documents' (avril 2026), which lists 7 years for 'Factures et autres pièces justificatives', counted 'à compter du 1er janvier qui suit la date (pour les factures et les copies de factures : date d'émission)'. A corrected row would be 7 years, same startsFrom. Note one genuine exception I did not resolve and that the row did not carry: 15 or 25 years where the invoice relates to an investment good in its VAT revision period.
Libros contables y cuentas anuales Sin confirmar
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The range is wrong at both ends of the reasoning. The '10-year fiscal overlay' asserted in the basis string no longer exists: CIR 92 art. 315, al. 3 was amended by the loi du 18 décembre 2025 ('le mot « dixième » est chaque fois remplacé par le mot « septième »', applicable 'à partir de l'exercice d'imposition 2023') and Code de la TVA art. 60 likewise moved from 10 to 7. Publishing '7-10' with a basis string stating 'Délai fiscal plus long depuis l'ex. d'imp. 2023 : ... 10 ans' would show users a false statement of law. What I did confirm independently is a clean 7 years: Code de droit économique art. III.88 (livres, 'à partir du premier janvier de l'année qui suit leur clôture') and art. III.86 (pièces justificatives, 'conservées, en original ou en copie, durant sept ans'; 3 years only for documents not serving as proof towards third parties), current version 16 June 2020, per the Commission des normes comptables (cnc-cbn.be) and IBR-IRE, and BDO's avril 2026 fiche which lists livres légaux 7 / pièces justificatives 7 / documents internes 3. A corrected row would be a flat 7, not a range; I am not silently changing the headline number, so this needs to be re-issued deliberately.
Registros de nóminas 5 años
El plazo empieza a contar
Individual account (compte individuel) and its annexes, incl. payslip copies: from the expiry of the period the document covers ('à partir de l'expiration de la période de la tenue de ce document'). General/special personnel register: from the date of the last compulsory entry ('à partir de la date de l'inscription de la dernière mention obligatoire'). Student contracts, home-worker contracts, professional-immersion conventions and mobility-allowance/mobility-budget agreements: from the day after the contract or convention ends. Note: tax slips 281.10 follow the income-tax rule, which is 7 years (not 10) since the loi du 18 décembre 2025.
Base legal
Arrêté royal du 8 août 1980 relatif à la tenue des documents sociaux, art. 25 (exécution de l'arrêté royal n° 5 du 23 octobre 1978) / KB van 8 augustus 1980 betreffende het bijhouden van sociale documenten, art. 25
Abrir la fuenteExpedientes de personal Sin confirmar
Por qué esta fila está vacía
No statutory retention period exists for the personnel file, as the researcher themselves conceded ('Could NOT confirm a statute fixing a retention period'), and I could not raise the confidence. The 5-year figure is an analogy to the social-documents rule, not a rule about the personnel file. BDO's avril 2026 fiche confirms the gap from the other direction: for candidate/personnel information it states 'Aucune disposition légale (pas plus longtemps que nécessaire pour la finalité)', and for a former employee's mailbox it cites the GBA/APD guidance of 1 to 3 months maximum. The cited legal hooks are real but do not support the number: loi du 3 juillet 1978 art. 15 is a limitation period for claims arising from the employment contract, not a retention duty, and RGPD art. 5, 1, e) is a storage-limitation ceiling that argues against a fixed 5-year figure rather than for it. Publishing '5 years' would present a purpose-bound GDPR assessment as a hard legal minimum.
Declaraciones fiscales y justificantes Sin confirmar
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Number is wrong: the claim reflects a repealed rule. The loi du 20 novembre 2022 extension to 10 years was reversed by the loi du 18 décembre 2025 portant des dispositions diverses (M.B., numac 2025009647), whose amending article reads 'Dans l'article 315, alinéa 3, du Code des impôts sur les revenus 1992, modifié en dernier lieu par la loi du 20 novembre 2022, le mot « dixième » est chaque fois remplacé par le mot « septième »', with the applicability clause 'La présente section s'applique à partir de l'exercice d'imposition 2023'. The period is 7 years and the retroactivity means no assessment year is left under the 10-year regime. Confirmed independently by Grant Thornton ('ramené à sept ans', retroactive to AY 2023), RSM Belgium on the same law, and BDO's avril 2026 fiche: 'Livres et documents servant à déterminer les revenus imposables — 7 — Jusqu'à la fin de la 7e année/exercice comptable qui suit la période imposable'. A corrected row would be 7 years, with startsFrom 'until the end of the seventh year or seventh accounting year following the taxable period'. Related deadlines also moved (assessment 3/4 years, fraud 10 to 7), so any downstream copy referencing the old 6/10-year tiers is stale too.
Contratos mercantiles Sin confirmar
Por qué esta fila está vacía
Both the number and the legal basis fail. (1) Number: the 10 years is drawn from Code de la TVA art. 60, which now says 7 (loi du 18 décembre 2025, retroactive to VAT exigible from 1 January 2023). (2) Basis: I could not confirm that art. 60 covers contracts in the terms quoted. The basis string attributes to art. 60, § 1er the words 'les contrats et pièces de commande relatifs à l'activité'; art. 60 governs the books, invoices and documents whose keeping, drawing up or issuing is prescribed by the VAT Code, and the duration sits in §§ 3 and 4, not § 1er. Neither BDO's avril 2026 fiche nor the Larcier-Intersentia piece cited as the source lists a general 'contrats' line at all, and the Larcier page does not mention contracts. (3) The art. 2262bis, § 1er ancien Code civil 10-year rule is a limitation period for personal actions, not a retention obligation, and conflating the two is what produces the 10. In practice commercial contracts are covered as pièces justificatives (7 years, CDE art. III.86) and employment contracts by the social-documents rule (5 years), which is a different row. Cannot be published as a single 10-year figure.
Extractos bancarios y registros de pagos Sin confirmar
Por qué esta fila está vacía
Number is wrong and the basis was already an admitted inference. The researcher flagged medium confidence and conceded 'No article names extraits de compte verbatim'; I could not raise it, and the 10-year leg has since been removed anyway, because Code de la TVA art. 60 now reads 7 years (loi du 18 décembre 2025, retroactive to VAT exigible from 1 January 2023). BDO's avril 2026 fiche has no bank-statement line either. The only defensible treatment is the derived one, bank statements as pièces justificatives under Code de droit économique art. III.86 (7 years) and as documents serving to determine taxable income under CIR 92 art. 315 (7 years), which converges on 7, not 10. Since that rests on classification rather than an article naming bank statements, and the claimed figure is wrong, the row should not be published as-is.
Verificado el 7 de agosto de 2026 y correcto según nuestra investigación en esa fecha. La normativa de conservación cambia, y el plazo de un documento concreto puede depender de su sector, de las condiciones del contrato o de una inspección fiscal abierta. Tómelo como punto de partida y confírmelo con su contable o su abogado antes de destruir ningún documento.
Bulgaria
5 / 7 tipos de documento confirmados
Facturas emitidas y recibidas 10 años
El plazo empieza a contar
5-годишната давност тече от 1 януари на годината, следваща годината, през която е следвало да се плати задължението; към нея се добавят още 5 години (5 + 5 = 10). При спиране или прекъсване на давността срокът може да бъде по-дълъг; ДОПК, чл. 171, ал. 2 предвижда абсолютна 10-годишна давност.
Base legal
Закон за данък върху добавената стойност, чл. 121, ал. 1 ("всяко данъчно задължено лице осигурява съхраняването на данъчните документи, издадени от него или от негово име, както и на всички получени от него данъчни документи, до 5 години след изтичане на давностния срок за погасяване на публичното задължение, което документите удостоверяват"; разпоредбата е в сила, последно изм. ДВ бр. 101 от 2013 г., в сила от 01.01.2014 г.), във връзка с ДОПК, чл. 171, ал. 1 (5-годишна погасителна давност). Същият резултат следва и от ДОПК, чл. 38, ал. 1, т. 3, който третира фактурите като документи за данъчно-осигурителен контрол, както и от Закон за счетоводството, чл. 12, ал. 1, т. 2, който изрично включва документите за данъчен контрол, одит и последващи финансови инспекции в 10-годишния срок. Министерството на икономиката изрично класифицира фактурите за покупки и продажби в тази категория.
Abrir la fuenteLibros contables y cuentas anuales 10 años
El plazo empieza a contar
1 януари на отчетния период, следващ отчетния период, за който се отнасят
Base legal
Закон за счетоводството, чл. 12, ал. 1, т. 2 ("счетоводни регистри и финансови отчети, включително документите за данъчен контрол, одит и последващи финансови инспекции - 10 години"). Идентичен 10-годишен срок предвижда и ДОПК, чл. 38, ал. 1, т. 2 ("счетоводни регистри и финансови отчети - 10 години"), който е в тази редакция още от изм. ДВ бр. 57 от 2007 г., в сила от 13.07.2007 г.
Abrir la fuenteRegistros de nóminas 50 años
El plazo empieza a contar
1 януари на отчетния период, следващ отчетния период, за който се отнасят
Base legal
Закон за счетоводството, чл. 12, ал. 1, т. 1 ("ведомости за заплати - 50 години"); идентичен срок и в ДОПК, чл. 38, ал. 1, т. 1. Съхранението се извършва по реда на Закона за Националния архивен фонд. При прекратяване на работодател без правоприемник ведомостите за заплати и трудовоправните документи се предават в осигурителния архив на НОИ съгласно КСО, чл. 5, ал. 10.
Abrir la fuenteExpedientes de personal 3-50 años
El plazo empieza a contar
50-годишните: от 1 януари на отчетния период, следващ периода, за който се отнасят ведомостите. 3-годишните: от прекратяване на трудовото правоотношение, съответно от възникване на вземането по чл. 358 КТ.
Base legal
Няма единен законов срок за цялото трудово досие: Кодекс на труда, чл. 128б изисква само досието да се води. Документите, доказващи осигурителен стаж и доход (трудов договор и допълнителните споразумения, заповеди за назначаване, преназначаване, неплатен отпуск над 30 работни дни, прекратяване, решения на ТЕЛК/НЕЛК), се пазят заедно с ведомостите за заплати 50 години съгласно чл. 12, ал. 1, т. 1 от Закона за счетоводството във връзка с чл. 8, ал. 2 от Наредбата за трудовата книжка и трудовия стаж. Останалите документи в досието (дипломи и документи за квалификация, графици, вътрешни актове, болнични листове) се пазят 3 години с оглед на давността по чл. 358, ал. 1, т. 3 от Кодекса на труда.
Abrir la fuenteDeclaraciones fiscales y justificantes 10 años
El plazo empieza a contar
Давността тече от 1 януари на годината, следваща годината, през която е следвало да се плати задължението; към нея се добавят още 5 години (5 + 5 = 10). При спиране или прекъсване на давността срокът може да бъде по-дълъг; ДОПК, чл. 171, ал. 2 предвижда абсолютна 10-годишна давност.
Base legal
ДОПК, чл. 38, ал. 1, т. 3 ("документи за данъчно-осигурителен контрол - 5 години след изтичане на давностния срок за погасяване на публичното задължение, с което са свързани"), при 5-годишна погасителна давност по ДОПК, чл. 171, ал. 1. Закон за счетоводството, чл. 12, ал. 1, т. 2 изрично включва документите за данъчен контрол, одит и последващи финансови инспекции в 10-годишния срок. В тази категория попадат данъчните декларации, справките-декларации за ДДС и дневниците за покупки и продажби.
Abrir la fuenteContratos mercantiles Sin confirmar
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Sources directly disagree on the number and no statute settles it. The researcher's 5 years rests on ДОПК, чл. 38, ал. 1, т. 4 ("всички останали носители - 5 години"), but Закон за счетоводството, чл. 12, ал. 1, т. 3 gives 3 years for the same residual category, and the official Ministry of Economy guidance names this exact document type on the 3-year side: "Всички останали носители на счетоводна информация (напр. договори за наем, банкови извлечения и др.): 3 години." The researcher's tie-break ("по-дългият данъчен срок е меродавен") is a practitioner judgment I could not confirm in any binding norm or NRA guidance. I verified both statutory texts verbatim and they genuinely conflict; there is no express legal period for commercial contracts at all. Publishing 5 would contradict a Bulgarian government source, and publishing 3 would contradict several accounting advisories, so no number can be stated safely.
Extractos bancarios y registros de pagos Sin confirmar
Por qué esta fila está vacía
Three incompatible answers exist and none could be confirmed as authoritative. The official Ministry of Economy page lists банкови извлечения explicitly at 3 години under Закон за счетоводството, чл. 12, ал. 1, т. 3; accounting advisories (inv.bg, acc-consultco, accountingacademy.bg) put them at 5 години under ДОПК, чл. 38, ал. 1, т. 4; and arhivi.net classifies bank statements as документи за данъчно-осигурителен контрол, which under ДОПК, чл. 38, ал. 1, т. 3 plus the 5-year davnost would make it 10 години. There is no norm dedicated to bank statements, and the classification question (residual carrier vs tax-control document) is what drives the answer. The researcher's 5 is only one of three defensible readings and was marked medium confidence; I could not raise it.
Verificado el 7 de agosto de 2026 y correcto según nuestra investigación en esa fecha. La normativa de conservación cambia, y el plazo de un documento concreto puede depender de su sector, de las condiciones del contrato o de una inspección fiscal abierta. Tómelo como punto de partida y confírmelo con su contable o su abogado antes de destruir ningún documento.
Croatia
5 / 7 tipos de documento confirmados
Facturas emitidas y recibidas 6-11 años
El plazo empieza a contar
eRačuni: od isteka godine u kojoj su eRačuni izdani (Zakon o fiskalizaciji, čl. 35. st. 1.). Ostali računi: zadnji dan poslovne godine na koju se odnose (Zakon o računovodstvu, čl. 10. st. 8.)
Base legal
Zakon o fiskalizaciji (NN 89/25), čl. 35. st. 1., u primjeni od 1.1.2026.: porezni obveznik čuva izdane i zaprimljene eRačune u izvornom obliku u roku od šest godina od isteka godine u kojoj su eRačuni izdani. Čl. 35. st. 2.: nakon isteka tog roka podatke iz Sustava za fiskalizaciju čuva Porezna uprava u skladu s rokom propisanim propisom kojim se uređuje računovodstvo. Računi koji nisu izdani kao eRačun ostaju knjigovodstvene isprave i čuvaju se najmanje 11 godina (Zakon o računovodstvu, NN 85/24, 145/24, 151/25, 59/26, čl. 10. st. 2.), pri čemu ta odredba izrijekom vrijedi 'osim ako nije drukčije propisano zakonom kojim se uređuje fiskalizacija'. Napomena: ne postoji jedinstveni rok od 11 godina za sve račune; za fiskalizirane eRačune obveza poreznog obveznika je šest godina.
Abrir la fuenteLibros contables y cuentas anuales 11 años
El plazo empieza a contar
zadnji dan poslovne godine na koju se poslovne knjige odnose (čl. 13. st. 7.); godišnji financijski izvještaji čuvaju se trajno
Base legal
Zakon o računovodstvu (NN 85/24, 145/24, 151/25, 59/26), čl. 13. st. 2.: dnevnik i glavna knjiga najmanje 11 godina, pomoćne knjige najmanje 11 godina. Godišnji financijski izvještaji čuvaju se trajno u izvorniku (čl. 18. st. 11.). PROMJENA: po ranijem Zakonu o računovodstvu (NN 78/15) pomoćne knjige su se čuvale najmanje sedam godina, a novi zakon je taj rok izjednačio s 11 godina.
Abrir la fuenteRegistros de nóminas 6 años
El plazo empieza a contar
zadnji dan poslovne godine na koju se isprave odnose (čl. 10. st. 8.); analitička evidencija o plaćama za koje se plaćaju obvezni doprinosi čuva se trajno, bez roka
Base legal
Zakon o računovodstvu (NN 85/24, 145/24, 151/25, 59/26), čl. 10. st. 2.: isplatne liste najmanje šest godina; analitička evidencija o plaćama za koje se plaćaju obvezni doprinosi čuva se trajno. Evidencija o radnom vremenu: najmanje šest godina (Pravilnik o sadržaju i načinu vođenja evidencije o radnicima zaposlenim kod poslodavca, NN 55/24, čl. 18. st. 3.). PROMJENA: po ranijem Zakonu o računovodstvu (NN 78/15) isplatne liste su se čuvale trajno; novi zakon ih je skratio na šest godina, dok analitička evidencija o plaćama ostaje trajna.
Abrir la fuenteExpedientes de personal 6-40 años
El plazo empieza a contar
od isteka godine u kojoj je prestao radni odnos
Base legal
Pravilnik o sadržaju i načinu vođenja evidencije o radnicima zaposlenim kod poslodavca (NN 55/24), čl. 9., u primjeni od 1.10.2024.: ugovori o radu te njihove izmjene i dopune, odluke o otkazu i dokazi o stručnom obrazovanju čuvaju se šest godina računajući od isteka godine u kojoj je prestao radni odnos; isprave vezane uz ostvarivanje prava iz mirovinskog osiguranja čuvaju se 40 godina računajući od isteka godine u kojoj je prestao radni odnos. Pravilnik uvodi konačne rokove čuvanja podataka o radnicima.
Abrir la fuenteDeclaraciones fiscales y justificantes 10 años
El plazo empieza a contar
od početka tijeka zastare, tj. od isteka godine u kojoj je nastala porezna obveza
Base legal
Opći porezni zakon (NN 115/16 s kasnijim izmjenama), čl. 66. st. 18.: evidencije i isprave o dnevnom gotovinskom prometu, poslovne knjige i knjigovodstvene isprave te druge evidencije čuvaju se deset godina od početka tijeka zastare, ako posebnim propisom nisu propisani dulji rokovi. Zastara prava poreznog tijela na utvrđivanje porezne obveze i kamata je šest godina (čl. 108. st. 1.) i počinje teći istekom godine u kojoj je nastala porezna obveza (čl. 108. st. 2.). Napomena: Zakon o računovodstvu propisuje dulji rok od 11 godina za knjigovodstvene isprave, pa se u praksi primjenjuje taj dulji rok.
Abrir la fuenteContratos mercantiles Sin confirmar
Por qué esta fila está vacía
Nije potvrđeno. Zakon o računovodstvu, čl. 10. st. 2. taksativno nabraja samo četiri kategorije knjigovodstvenih isprava (isplatne liste; analitička evidencija o plaćama; isprave na temelju kojih su podaci uneseni u dnevnik i glavnu knjigu; isprave na temelju kojih su podaci uneseni u pomoćne knjige) i ugovore uopće ne spominje. Provjerio sam navedeni izvor (rif.hr): objavljen je 18.6.2023., dakle prije novog ZOR-a (NN 85/24) koji se citira, i nigdje ne spominje ugovore ni rok čuvanja za njih. Rok od 11 godina za ugovore je zaključak struke po analogiji s definicijom knjigovodstvene isprave, a ne izričita zakonska odredba. Istraživač je sam označio 'medium' pouzdanost, a ja je nisam uspio neovisno podići nijednim autoritativnim izvorom (zakonski tekst, Porezna uprava ili odvjetnički/Big-4 izvor koji citira članak). Za javni compliance alat pogrešan broj je gori od izostavljenog retka.
Extractos bancarios y registros de pagos Sin confirmar
Por qué esta fila está vacía
Nije potvrđeno. Zakon o računovodstvu, čl. 10. st. 2. ne navodi bankovne izvode ni platne dokumente kao zasebnu kategoriju; potvrđeni popis ima samo četiri stavke. Provjerio sam navedeni izvor (teb.hr): on obrađuje račune, eRačune, poslovne knjige i knjigovodstvene isprave, ali bankovne izvode uopće ne spominje, pa tvrdnja da klasifikacija proizlazi iz 'tumačenja struke' nije potkrijepljena citiranim izvorom. Rok od 11 godina je logična posljedica toga što je izvod podloga za knjiženje, ali nijedan autoritativni izvor koji bankovne izvode imenuje nije pronađen. 'Medium' pouzdanost nije podignuta, pa se redak izostavlja.
Verificado el 7 de agosto de 2026 y correcto según nuestra investigación en esa fecha. La normativa de conservación cambia, y el plazo de un documento concreto puede depender de su sector, de las condiciones del contrato o de una inspección fiscal abierta. Tómelo como punto de partida y confírmelo con su contable o su abogado antes de destruir ningún documento.
Czech Republic
5 / 7 tipos de documento confirmados
Facturas emitidas y recibidas 10 años
El plazo empieza a contar
end of the tax period (zdaňovací období) in which the supply took place; for non-VAT payers: end of the accounting period to which the document relates
Base legal
Zákon č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty, § 35 odst. 2: „Daňové doklady se uchovávají po dobu 10 let od konce zdaňovacího období, ve kterém se plnění uskutečnilo.“ Povinnost má uchovatel podle § 35 odst. 1, tedy jak osoba, která doklad vystavila nebo jejímž jménem byl vystaven, tak plátce nebo identifikovaná osoba se sídlem či provozovnou v tuzemsku u přijatých plnění. Neplátci DPH: faktura je pouze účetní doklad, § 31 odst. 2 písm. b) zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, tj. 5 let. Beze změny i ve znění účinném od 1. 1. 2026.
Abrir la fuenteLibros contables y cuentas anuales 5-10 años
El plazo empieza a contar
end of the accounting period to which they relate: 5 years for accounting documents, ledgers, depreciation plans, inventory lists and the chart of accounts, 10 years for the annual financial statements and annual report
Base legal
Zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví, § 31 odst. 2: písm. a) účetní závěrka a výroční zpráva po dobu 10 let počínajících koncem účetního období, kterého se týkají; písm. b) účetní doklady, účetní knihy, odpisové plány, inventurní soupisy, účtový rozvrh a přehledy po dobu 5 let počínajících koncem účetního období, kterého se týkají; písm. c) účetní záznamy, kterými účetní jednotky dokládají vedení účetnictví, po dobu 5 let. § 32 lhůty prodlužuje, pokud se záznamy použijí i pro jiné účely, zejména pro daňové, trestní, správní či soudní řízení. Zákon č. 563/1991 Sb. je i nadále účinný, ve znění účinném od 1. 1. 2026.
Abrir la fuenteRegistros de nóminas 45 años
El plazo empieza a contar
end of the calendar year to which the payroll record relates; the 45 calendar years run after that year (10 calendar years for records of old-age or disability pension recipients)
Base legal
Zákon č. 582/1991 Sb., o organizaci a provádění sociálního zabezpečení, § 35a odst. 4 písm. c): mzdové listy nebo účetní záznamy o údajích potřebných pro účely důchodového pojištění po dobu 45 kalendářních roků následujících po roce, kterého se týkají. Pro poživatele starobního nebo invalidního důchodu činí lhůta 10 kalendářních roků následujících po roce, kterého se týkají. ZMĚNA: lhůta prodloužena z 30 na 45 let novelou č. 455/2022 Sb. s účinností od 1. 1. 2023. Lhůta 45 let platí i ve znění účinném od 1. 7. 2026.
Abrir la fuenteExpedientes de personal Sin confirmar
Por qué esta fila está vacía
No statutory retention period exists and the claimed number is contradicted by the researcher's own source. Zákoník práce (§ 312, osobní spis) sets no post-employment retention period, and I found no other act that does. The cited epravo.cz article explicitly declines to give a statutory figure and instead recommends 4 years ('S ohledem na 3letou promlčecí lhůtu považujeme za přijatelné uchování dokumentů za tímto účelem po dobu až 4 let'), not the claimed 3. That article is also stale: it still states 30 years for mzdové listy, a figure superseded by novela 455/2022 Sb. from 1. 1. 2023. The '3' is a GDPR legitimate-interest judgement call derived from § 629 odst. 1 občanského zákoníku, not a retention rule, and the researcher's own confidence was low. Could not be raised.
Declaraciones fiscales y justificantes 3-10 años
El plazo empieza a contar
the day the deadline for filing the regular tax return expired; base 3 years, extended or restarted by a tax audit, additional return or appeal, capped at 10 years except in the criminal-proceedings cases under § 148 odst. 6 and 7
Base legal
Zákon č. 280/2009 Sb., daňový řád, § 148 odst. 1: daň nelze stanovit po uplynutí lhůty pro stanovení daně, která činí 3 roky a počne běžet dnem, v němž uplynula lhůta pro podání řádného daňového tvrzení. § 148 odst. 5: lhůta končí nejpozději uplynutím 10 let od jejího počátku. Lhůta se podle odst. 2 prodlužuje o 1 rok, podle odst. 3 běží znovu (například po zahájení daňové kontroly) a podle odst. 4 neběží; v případech podle odst. 6 a 7 lze daň stanovit i po uplynutí 10 let. Doklady je proto nutné uchovat po celou dobu, po kterou lze daň stanovit. Pro doklady k DPH platí zvlášť 10 let dle § 35 odst. 2 zákona č. 235/2004 Sb. Zákon neuvádí jedno pevné číslo pro daňové přiznání a jeho podklady.
Abrir la fuenteContratos mercantiles Sin confirmar
Por qué esta fila está vacía
No statutory retention period for ordinary commercial contracts could be confirmed, and the '5-10' range is not derivable from any authoritative source as a retention obligation. Only the lower bound is law: when the contract also serves as an účetní doklad, § 31 odst. 2 písm. b) zákona č. 563/1991 Sb. gives 5 years. The upper bound comes from § 629 odst. 2 občanského zákoníku (verified: 'Majetkové právo se promlčí nejpozději uplynutím deseti let ode dne, kdy dospělo'), which is a limitation period for enforcing a right, not a document-retention duty. The only source offering '10 years' for contracts is fakturoid.cz, which labels it a recommendation ('Po dobu trvání + promlčecí lhůta (min. 3 roky, doporučení 10 let)'), and it is a fintech blog, not a legal text, tax authority, or law firm. Publishing a mixed retention/limitation range as a compliance number would be misleading.
Extractos bancarios y registros de pagos 5 años
El plazo empieza a contar
end of the accounting period to which they relate
Base legal
Zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví, § 31 odst. 2 písm. b): bankovní výpisy a doklady o platbách jsou účetní doklady, uchovávají se po dobu 5 let počínajících koncem účetního období, kterého se týkají. Pokud současně dokládají plnění pro účely DPH nebo tvoří přílohu daňového dokladu, platí 10 let dle § 35 odst. 2 zákona č. 235/2004 Sb. Zákon výpisy nejmenuje výslovně, řadí je pod pojem účetní doklady.
Abrir la fuenteVerificado el 7 de agosto de 2026 y correcto según nuestra investigación en esa fecha. La normativa de conservación cambia, y el plazo de un documento concreto puede depender de su sector, de las condiciones del contrato o de una inspección fiscal abierta. Tómelo como punto de partida y confírmelo con su contable o su abogado antes de destruir ningún documento.
France
5 / 7 tipos de documento confirmados
Facturas emitidas y recibidas 10 años
El plazo empieza a contar
clôture de l'exercice comptable
Base legal
Code de commerce, art. L123-22 : « Les documents comptables et les pièces justificatives sont conservés pendant dix ans. » Les factures clients et fournisseurs constituent des pièces justificatives comptables. L'obligation fiscale parallèle du Livre des procédures fiscales, art. L102 B, a été portée de six à dix ans par la loi n° 2026-534 du 25 juin 2026 relative à la lutte contre les fraudes sociales et fiscales (art. 36), applicable aux documents et pièces dont le délai de conservation expire après le 1er janvier 2027 : les deux régimes convergent désormais sur dix ans. La réforme de la facturation électronique (réception obligatoire pour toutes les entreprises assujetties à la TVA au 1er septembre 2026 ; émission au 1er septembre 2026 pour les grandes entreprises et ETI, au 1er septembre 2027 pour les PME et TPE) ne modifie pas la durée, mais impose de conserver la facture dans sa forme originale, papier ou électronique.
Abrir la fuenteLibros contables y cuentas anuales 10 años
El plazo empieza a contar
clôture de l'exercice comptable
Base legal
Code de commerce, art. L123-22 : les livres et registres comptables, les pièces justificatives et les comptes annuels sont conservés pendant dix ans à compter de la clôture de l'exercice. Article en vigueur depuis le 4 janvier 2003, inchangé à ce jour. La loi n° 2026-534 du 25 juin 2026 aligne le délai fiscal de l'art. L102 B du Livre des procédures fiscales sur ces dix ans, sans modifier le Code de commerce.
Abrir la fuenteRegistros de nóminas 5 años
El plazo empieza a contar
remise du bulletin de paie au salarié (point de départ non fixé expressément par le texte)
Base legal
Code du travail, art. L3243-4 : « L'employeur conserve un double des bulletins de paie des salariés ou les bulletins de paie remis aux salariés sous forme électronique pendant cinq ans. » Le texte ne fixe pas expressément le point de départ ; l'administration retient la remise du bulletin. Attention : les documents relatifs aux cotisations et contributions sociales se conservent 3 ans (Code de la sécurité sociale, art. L244-3) et les documents de comptabilisation des horaires 1 an (Code du travail, art. D3171-16). En tant que pièces justificatives comptables, les états de paie relèvent en outre des dix ans de l'art. L123-22 du Code de commerce.
Abrir la fuenteExpedientes de personal 5 años
El plazo empieza a contar
départ du salarié / fin du contrat de travail
Base legal
Il n'existe pas d'article unique couvrant l'ensemble du « dossier du personnel ». Deux fondements : Code du travail, art. R1221-26 (« Les mentions portées sur le registre unique du personnel sont conservées pendant cinq ans à compter de la date à laquelle le salarié ou le stagiaire a quitté l'établissement ») et Code civil, art. 2224 (prescription quinquennale applicable au contrat de travail, salaires, primes, indemnités, solde de tout compte). Les pièces du dossier qui servent de justificatif comptable relèvent par ailleurs des dix ans de l'art. L123-22 du Code de commerce.
Abrir la fuenteDeclaraciones fiscales y justificantes Sin confirmar
Por qué esta fila está vacía
Le chiffre reflète le droit abrogé. La loi n° 2026-534 du 25 juin 2026 relative à la lutte contre les fraudes sociales et fiscales, art. 36, modifie l'art. L102 B du Livre des procédures fiscales en remplaçant « doivent être conservés pendant un délai de six » par « sont conservés pendant un délai de dix » (texte vérifié sur Légifrance, JORFARTI000054309787). Le II de l'art. 36 dispose : « Le présent article s'applique aux documents et pièces dont le délai de conservation expire après le 1er janvier 2027. » Concrètement, au 7 août 2026, tout document établi après le 1er janvier 2021 relève déjà des dix ans, et non des six. L'affirmation de la ligne selon laquelle « la durée de six ans n'a pas changé » est donc fausse. Deux raisons supplémentaires de ne pas simplement remplacer 6 par 10 : (1) les sources autoritaires divergent sur la date d'entrée en vigueur (KPMG Avocats retient le 1er janvier 2027, la CRCC de Paris le 1er septembre 2026) ; (2) la règle transitoire rend la réponse dépendante de la date d'établissement de chaque document (6 ans pour les pièces antérieures au 1er janvier 2021, 10 ans au-delà), ce qu'un chiffre unique ne peut pas exprimer sans induire en erreur. À re-rédiger après le 1er janvier 2027, quand le régime sera uniforme à 10 ans.
Contratos mercantiles 5 años
El plazo empieza a contar
fin du contrat ; pour la prescription quinquennale, le jour où le titulaire du droit a connu ou aurait dû connaître les faits lui permettant de l'exercer (Code civil, art. 2224)
Base legal
Code de commerce, art. L110-4 (prescription quinquennale des obligations nées à l'occasion de leur commerce entre commerçants, ou entre commerçants et non-commerçants) et Code civil, art. 2224 (prescription de droit commun de cinq ans). Exceptions : contrat conclu par voie électronique portant sur une somme égale ou supérieure à 120 € : 10 ans à compter de la livraison du bien ou de l'exécution de la prestation (Code de la consommation, art. L213-1) ; contrat portant sur un bien immobilier ou foncier : 30 ans (Code civil, art. 2272). Les contrats servant de pièce justificative comptable relèvent en outre des dix ans de l'art. L123-22 du Code de commerce.
Abrir la fuenteExtractos bancarios y registros de pagos Sin confirmar
Por qué esta fila está vacía
Aucun texte ne fixe de durée propre aux relevés bancaires professionnels, comme le reconnaît le chercheur lui-même (« Non confirmé »), et je n'ai pas pu lever cette incertitude. Les deux qualifications retenues sont réellement contradictoires : le tableau officiel de service-public.fr classe les documents bancaires (relevé de compte, talon de chèque) parmi les documents commerciaux à 5 ans sur le fondement du Code de commerce, art. L110-4, alors que le même relevé, dès qu'il sert de pièce justificative comptable, tombe sous les dix ans de l'art. L123-22. La valeur « 5-10 » n'est pas un nombre d'années exploitable et ne peut pas être affichée comme une réponse de conformité. Aucune source de niveau légal ne tranche entre les deux régimes pour ce type de document.
Verificado el 7 de agosto de 2026 y correcto según nuestra investigación en esa fecha. La normativa de conservación cambia, y el plazo de un documento concreto puede depender de su sector, de las condiciones del contrato o de una inspección fiscal abierta. Tómelo como punto de partida y confírmelo con su contable o su abogado antes de destruir ningún documento.
Germany
6 / 7 tipos de documento confirmados
Facturas emitidas y recibidas 8 años
El plazo empieza a contar
End of the calendar year in which the invoice was issued (§ 14b Abs. 1 Satz 3 UStG). The same trigger applies to invoices received, not the date of receipt. For the same document as a booking voucher under § 147 Abs. 4 AO / § 257 Abs. 5 HGB: end of the calendar year in which the voucher arose. The period does not expire while the assessment period (Festsetzungsfrist) for the related tax is still running (§ 147 Abs. 3 Satz 5 AO, expressly preserved by § 14b Abs. 1 Satz 3 Halbsatz 2 UStG).
Base legal
Umsatzsteuergesetz, § 14b Abs. 1 Satz 1 UStG (acht Jahre) i.V.m. Abgabenordnung, § 147 Abs. 1 Nr. 4, Abs. 3 Satz 1 AO und Handelsgesetzbuch, § 257 Abs. 1 Nr. 4, Abs. 4 Satz 1 HGB. Seit 1.1.2025 durch das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz von zehn auf acht Jahre verkürzt; nach § 27 Abs. 40 Satz 1 UStG und Art. 97 § 19a Abs. 2 EGAO gilt die kürzere Frist auch für Rechnungen und Belege, deren Zehnjahresfrist am 31.12.2024 noch nicht abgelaufen war. Sonderregeln für Kreditinstitute (§ 1 Abs. 1b KWG), der Versicherungsaufsicht unterliegende Unternehmen (§ 1 Abs. 1 VAG) und Wertpapierinstitute (§ 2 Abs. 1 WpIG): umsatzsteuerlich greift die Achtjahresfrist nach § 27 Abs. 40 Satz 2 UStG erst ein Jahr später, nämlich für Rechnungen, deren Zehnjahresfrist am 1.1.2026 noch nicht abgelaufen war; handels- und abgabenrechtlich bleibt es für Buchungsbelege dieser Unternehmen dauerhaft bei zehn Jahren (§ 257 Abs. 4 Satz 2 HGB, Art. 97 § 19a Abs. 3 EGAO).
Abrir la fuenteLibros contables y cuentas anuales 10 años
El plazo empieza a contar
End of the calendar year in which the last entry was made in the accounting books, the inventory was drawn up, the opening balance sheet or annual financial statement was adopted (festgestellt) or the consolidated financial statement was prepared (§ 257 Abs. 5 HGB). Under § 147 Abs. 4 AO the trigger for the annual accounts, opening balance sheet and management report is the year in which they were prepared (aufgestellt). The period does not expire while the assessment period for the related tax is still running (§ 147 Abs. 3 Satz 5 AO).
Base legal
Handelsgesetzbuch, § 257 Abs. 1 Nr. 1, Abs. 4 Satz 1 HGB i.V.m. Abgabenordnung, § 147 Abs. 1 Nr. 1, Abs. 3 Satz 1 AO: Handelsbücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse, Einzelabschlüsse nach § 325 Abs. 2a HGB, Lageberichte, Konzernabschlüsse und Konzernlageberichte sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen sind zehn Jahre aufzubewahren. Unverändert zehn Jahre: die Verkürzung zum 1.1.2025 durch das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz betraf ausschließlich Buchungsbelege (§ 257 Abs. 1 Nr. 4 HGB, § 147 Abs. 1 Nr. 4 AO).
Abrir la fuenteRegistros de nóminas 6-8 años
El plazo empieza a contar
Wage accounts (Lohnkonten): end of the sixth calendar year following the last wage payment entered, § 41 Abs. 1 Satz 9 EStG. Payroll documents serving as booking vouchers: end of the calendar year in which the voucher arose, § 147 Abs. 4 AO / § 257 Abs. 5 HGB. Social-security payroll records: retained until the end of the calendar year following the last employer audit, § 28f Abs. 1 Satz 1 SGB IV, so there is no fixed start date.
Base legal
Einkommensteuergesetz, § 41 Abs. 1 Satz 9 EStG: Lohnkonten sind bis zum Ablauf des sechsten Kalenderjahres aufzubewahren, das auf die zuletzt eingetragene Lohnzahlung folgt. Lohn- und Gehaltslisten, die als Buchungsbeleg dienen: acht Jahre nach § 147 Abs. 1 Nr. 4, Abs. 3 Satz 1 AO und § 257 Abs. 1 Nr. 4, Abs. 4 Satz 1 HGB (seit 1.1.2025 durch das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz von zehn auf acht Jahre verkürzt). Sozialversicherungsrechtlich zusätzlich § 28f Abs. 1 Satz 1 SGB IV: Entgeltunterlagen sind getrennt nach Kalenderjahren zu führen und bis zum Ablauf des auf die letzte Prüfung (§ 28p SGB IV) folgenden Kalenderjahres geordnet aufzubewahren; nach § 28f Abs. 1 Satz 4 SGB IV gilt dasselbe für Beitragsabrechnungen und Beitragsnachweise.
Abrir la fuenteExpedientes de personal Sin confirmar
Por qué esta fila está vacía
The 3-year figure is not a retention period and cannot be confirmed as one. I verified §§ 195 and 199 BGB directly: they set a 3-year limitation period for claims (running from the end of the year in which the claim arose and the creditor knew of it), not any duty to retain a personnel file. No German statute imposes a retention period on the Personalakte as such, which the researcher's own basis string concedes ('Nicht bestätigt: eine einheitliche gesetzliche Frist für die gesamte Personalakte'), and the cited source is a law-firm magazine article, not a legal text or authority. Publishing 3 years would also understate binding duties for documents that sit inside the same file: I confirmed § 41 Abs. 1 Satz 9 EStG requires wage accounts until the end of the sixth calendar year after the last wage payment entered, and § 165 Abs. 4 Satz 2 SGB VII requires records of pay and hours worked for 'mindestens fünf Jahre' (the researcher cited § 165 SGB VII without the Absatz and dropped the 'mindestens'). § 16 Abs. 2 Satz 2 ArbZG likewise says 'mindestens zwei Jahre', not exactly two. Separately, § 18a BetrAVG, cited for '30 Jahre' on occupational-pension records, is a Verjährung provision governing the limitation of pension claims and imposes no retention obligation at all, so that element is a misattribution. Under GDPR the actual obligation runs the other way (erase once the purpose ends, Art. 17 DSGVO), so a single headline number for this document type would be misleading in a public compliance tool.
Declaraciones fiscales y justificantes 6-8 años
El plazo empieza a contar
End of the calendar year in which the document arose, for tax returns the year in which the return was prepared and filed (§ 147 Abs. 4 AO). The period does not expire while the assessment period (Festsetzungsfrist) for the relevant tax is still running (§ 147 Abs. 3 Satz 5 AO), so the effective end date can be later than 6 or 8 years.
Base legal
Abgabenordnung, § 147 Abs. 1 Nr. 5, Abs. 3 Satz 1 AO: sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind, sechs Jahre. Steuererklärungen und Steuerbescheide sind im Gesetz nicht ausdrücklich genannt; ihre Einordnung unter Nr. 5 ist herrschende Praxis. Die zugrunde liegenden Buchungsbelege: acht Jahre (§ 147 Abs. 1 Nr. 4, Abs. 3 Satz 1 AO, seit 1.1.2025 durch das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz von zehn auf acht Jahre verkürzt). Bücher, Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse und Lageberichte: zehn Jahre (§ 147 Abs. 1 Nr. 1 AO). § 147 Abs. 3 Satz 5 AO: Die Aufbewahrungsfrist läuft nicht ab, soweit und solange die Unterlagen für Steuern von Bedeutung sind, für welche die Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist; eine Außenprüfung verlängert die Aufbewahrungspflicht nur mittelbar über die Ablaufhemmung nach § 171 Abs. 4 AO. Hinweis: pauschale Empfehlungen von zehn Jahren für sämtliche Steuerunterlagen sind Praxisempfehlungen, keine gesetzliche Frist.
Abrir la fuenteContratos mercantiles 6 años
El plazo empieza a contar
Statutory trigger: end of the calendar year in which the contract document was received or sent (§ 257 Abs. 5 HGB, § 147 Abs. 4 AO). In practice the period is usually counted from the end of the calendar year in which the contractual relationship ended, because a contract still in force remains a document of significance for taxation under § 147 Abs. 3 Satz 5 AO; that practice is a recommendation, not the wording of the statute.
Base legal
Handelsgesetzbuch, § 257 Abs. 1 Nr. 2 und 3, Abs. 4 Satz 1 HGB i.V.m. Abgabenordnung, § 147 Abs. 1 Nr. 2 und 3, Abs. 3 Satz 1 AO: empfangene Handels- oder Geschäftsbriefe und Wiedergaben der abgesandten Handels- oder Geschäftsbriefe sind sechs Jahre aufzubewahren. Handelsbriefe sind nach § 257 Abs. 2 HGB nur Schriftstücke, die ein Handelsgeschäft betreffen. Verträge sind im Gesetz nicht ausdrücklich genannt; ihre Einordnung als Handelsbrief oder als sonstige für die Besteuerung bedeutsame Unterlage (§ 147 Abs. 1 Nr. 5 AO, ebenfalls sechs Jahre) ist herrschende Praxis. Dient der Vertrag zugleich als Buchungsbeleg, gilt die Achtjahresfrist (§ 147 Abs. 1 Nr. 4 AO, § 257 Abs. 1 Nr. 4 HGB, seit 1.1.2025). Zivilrechtlich läuft daneben die regelmäßige Verjährung von drei Jahren (§§ 195, 199 BGB).
Abrir la fuenteExtractos bancarios y registros de pagos 8 años
El plazo empieza a contar
End of the calendar year in which the statement or payment voucher arose (§ 147 Abs. 4 AO, § 257 Abs. 5 HGB). The period does not expire while the assessment period (Festsetzungsfrist) for the relevant tax is still running (§ 147 Abs. 3 Satz 5 AO).
Base legal
Kontoauszüge und Zahlungsbelege sind als Buchungsbelege acht Jahre aufzubewahren: Abgabenordnung, § 147 Abs. 1 Nr. 4, Abs. 3 Satz 1 AO und Handelsgesetzbuch, § 257 Abs. 1 Nr. 4, Abs. 4 Satz 1 HGB, seit 1.1.2025 durch das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz von zehn auf acht Jahre verkürzt; nach Art. 97 § 19a Abs. 2 EGAO gilt die kürzere Frist auch für Belege, deren Zehnjahresfrist am 31.12.2024 noch nicht abgelaufen war. Für Kreditinstitute (§ 1 Abs. 1b KWG), der Versicherungsaufsicht unterliegende Unternehmen (§ 1 Abs. 1 VAG) und Wertpapierinstitute (§ 2 Abs. 1 WpIG) bleibt es für Buchungsbelege bei zehn Jahren (§ 257 Abs. 4 Satz 2 HGB, Art. 97 § 19a Abs. 3 EGAO). Dienen Auszüge ausnahmsweise nicht als Buchungsbeleg, greift die Sechsjahresfrist für sonstige Unterlagen (§ 147 Abs. 1 Nr. 5, Abs. 3 Satz 1 AO).
Abrir la fuenteVerificado el 7 de agosto de 2026 y correcto según nuestra investigación en esa fecha. La normativa de conservación cambia, y el plazo de un documento concreto puede depender de su sector, de las condiciones del contrato o de una inspección fiscal abierta. Tómelo como punto de partida y confírmelo con su contable o su abogado antes de destruir ningún documento.
Greece
5 / 7 tipos de documento confirmados
Facturas emitidas y recibidas 5-10 años
El plazo empieza a contar
end of the tax year in which the obligation to file the return arises (art. 13 par. 2 α΄ ΚΦΔ); extended while the assessment right remains open under art. 37 (one extra year in the cases of par. 2; ten years in the cases of par. 3, i.e. no return filed or new evidence reaching the tax administration after the five years), and, where an audit has been carried out, until a final court decision or full settlement of the debt (art. 13 par. 2 γ΄)
Base legal
Ν. 4308/2014 (Ελληνικά Λογιστικά Πρότυπα), άρθρο 7 παρ. 1 και παρ. 3, σε συνδυασμό με Ν. 5104/2024 (Κώδικας Φορολογικής Διαδικασίας, ΦΕΚ Α΄ 58/19.4.2024), άρθρο 13 παρ. 2. Το άρθρο 13 παρ. 2 περ. α΄ ορίζει διαφύλαξη «για διάστημα πέντε (5) ετών από τη λήξη του αντίστοιχου φορολογικού έτους, μέσα στο οποίο υπάρχει η υποχρέωση υποβολής δήλωσης», η περ. β΄ επεκτείνει τη διαφύλαξη «έως ότου, σύμφωνα με τις προϋποθέσεις των παρ. 2 και 3 του άρθρου 37, παραγραφεί το δικαίωμα έκδοσης πράξης προσδιορισμού του φόρου», και η περ. γ΄ έως την έκδοση αμετάκλητης δικαστικής απόφασης ή την ολοσχερή εξόφληση της οφειλής, εφόσον έχει διενεργηθεί έλεγχος. Προσοχή: πολλά ελληνικά αρθρογραφικά κείμενα αναφέρουν γενικευμένη δεκαετή διαφύλαξη, αλλά το κωδικοποιημένο άρθρο 13 δεν αναφέρει πουθενά δεκαετία: η δεκαετία προκύπτει μόνο μέσω των εξαιρέσεων του άρθρου 37 παρ. 3. Το άρθρο 7 παρ. 3 ΕΛΠ απαιτεί επιπλέον, ειδικά για κάθε τιμολόγιο, τη διαφύλαξη των δεδομένων που διασφαλίζουν την αυθεντικότητα και την ακεραιότητα του περιεχομένου του. Ο Ν. 5104/2024 αντικατέστησε τον προϊσχύσαντα ΚΦΔ (Ν. 4987/2022, κωδικοποίηση του Ν. 4174/2013) από 19.4.2024.
Abrir la fuenteLibros contables y cuentas anuales 5-10 años
El plazo empieza a contar
end of the accounting period (financial year) to which the books relate; extended up to 10 years where the assessment right is still open under art. 37 par. 3 ΚΦΔ, and, if an audit has taken place, until a final court decision or full settlement of the debt (art. 13 par. 2 γ΄ ΚΦΔ)
Base legal
Ν. 4308/2014 (Ελληνικά Λογιστικά Πρότυπα), άρθρο 7 παρ. 1: «Το σύνολο των λογιστικών αρχείων που η οντότητα τηρεί, σύμφωνα με τις διατάξεις αυτού του νόμου διαφυλάσσονται για το μεγαλύτερο χρονικό διάστημα από: α) Πέντε (5) έτη από τη λήξη της περιόδου», β) τον χρόνο που ορίζεται από άλλη νομοθεσία. Σε συνδυασμό με Ν. 5104/2024 (ΚΦΔ), άρθρο 13 παρ. 2 περ. α΄ (πενταετία από τη λήξη του φορολογικού έτους), περ. β΄ (έως την παραγραφή του δικαιώματος έκδοσης πράξης προσδιορισμού φόρου κατά τις παρ. 2 και 3 του άρθρου 37) και περ. γ΄ (έως αμετάκλητη δικαστική απόφαση ή ολοσχερή εξόφληση μετά από έλεγχο), και άρθρο 37 παρ. 1 (πενταετής παραγραφή) και παρ. 3 (κατ' εξαίρεση δεκαετής).
Abrir la fuenteRegistros de nóminas Sin confirmar
Por qué esta fila está vacía
The claimed headline of 10 years reflects the outgoing rule. The codified text of Ν. 4387/2016 άρθρο 95 παρ. 2 reads: «Για απαιτήσεις που προέρχονται από ασφαλιστέα εργασία ή υπηρεσία που παρασχέθηκε μετά από την 1η.1.2026 η παραγραφή της παρ. 1 ορίζεται πενταετής.» That date has already passed (today is 2026-08-07), so for payroll records generated in the current year the e-ΕΦΚΑ prescription is five years, not ten; ten still applies only to work performed up to 31.12.2025. A single figure of '10' would be wrong for every new record a user of the tool creates from now on, and a single figure of '5' would be wrong for records from 2016-2025 that are still within their retention window, so the row cannot be stated as one number. I also could not confirm any provision imposing an explicit payroll retention duty: άρθρο 95 sets a limitation period on ΕΦΚΑ claims, not an archiving obligation, and the researcher's derivation via άρθρο 7 παρ. 1 περ. β΄ ΕΛΠ ('ο χρόνος που ορίζεται από άλλη νομοθεσία') is an inference rather than a cited rule, which the researcher himself flagged. Separately, I could not verify the amendment history of άρθρο 95 (whether the 1.1.2026 date was ever postponed) because no source I could reach displayed the amendment notes.
Expedientes de personal Sin confirmar
Por qué esta fila está vacía
No statutory retention period for the employee file could be confirmed, and the researcher's own note states plainly that no express provision was found ('ΔΕΝ ΕΠΙΒΕΒΑΙΩΘΗΚΕ ρητή διάταξη νόμου'). I could not independently raise that low confidence. The cited anchors do not produce the number: Αστικός Κώδικας άρθρο 250 sets a five-year limitation on wage and periodic-payment claims (verified verbatim: αρ. 17 covers «των κάθε είδους μισθών, των καθυστερούμενων προσόδων, συντάξεων, διατροφής και κάθε άλλης παροχής που επαναλαμβάνεται περιοδικά»), but a limitation period on the employee's claims is not an employer archiving duty; and ΓΚΠΔ άρθρο 5 παρ. 1 στοιχ. ε΄ imposes storage limitation without any number, in fact cutting against a fixed five-year default. The stated basis rests on law-firm practice rather than a legal text, and the social-security leg it falls back on (άρθρο 95 Ν. 4387/2016) is itself now in transition from ten to five years as of 1.1.2026. Publishing '5 years' as a compliance figure would present a practice convention as a legal requirement.
Declaraciones fiscales y justificantes 5-10 años
El plazo empieza a contar
end of the year in which the deadline for submitting the relevant return expires (art. 37 par. 1 ΚΦΔ); the same starting point applies to the one-year extensions of par. 2 and to the exceptional ten-year period of par. 3
Base legal
Ν. 5104/2024 (Κώδικας Φορολογικής Διαδικασίας, ΦΕΚ Α΄ 58/19.4.2024), άρθρο 13 παρ. 2 και άρθρο 37 παρ. 1, 2 και 3. Άρθρο 37 παρ. 1: «Η Φορολογική Διοίκηση μπορεί να προβεί σε κοινοποίηση πράξης διοικητικού, εκτιμώμενου ή διορθωτικού προσδιορισμού φόρου εντός πέντε (5) ετών» από τη λήξη του έτους εντός του οποίου λήγει η προθεσμία υποβολής δήλωσης. Άρθρο 37 παρ. 2: παράταση κατά ένα (1) έτος σε περιοριστικά απαριθμούμενες περιπτώσεις (μεταξύ άλλων, τροποποιητική δήλωση ή νέα στοιχεία, αίτημα πληροφοριών σε αλλοδαπή αρχή, ενδικοφανής προσφυγή ή δικαστική διαδικασία, διαδικασία αμοιβαίου διακανονισμού, πράξεις του άρθρου 74, έρευνα καταγγελίας). Άρθρο 37 παρ. 3: κατ' εξαίρεση, η πράξη προσδιορισμού «μπορεί να κοινοποιηθεί εντός δέκα (10) ετών», ιδίως αν δεν υποβλήθηκε δήλωση ή αν μετά την πενταετία περιέλθουν σε γνώση της Φορολογικής Διοίκησης νέα στοιχεία που δεν μπορούσαν να είναι γνωστά νωρίτερα. Ο Ν. 5104/2024 αντικατέστησε τον προϊσχύσαντα ΚΦΔ (Ν. 4987/2022, κωδικοποίηση του Ν. 4174/2013) από 19.4.2024.
Abrir la fuenteContratos mercantiles 5-20 años
El plazo empieza a contar
from the moment the claim arose and became judicially enforceable (ΑΚ 251): 20 years for contractual claims with no shorter special period (ΑΚ 249), 5 years for the ordinary claims of merchants, manufacturers and craftsmen (ΑΚ 250 no. 1), the latter counted from the end of the calendar year in which that moment falls
Base legal
Αστικός Κώδικας, άρθρο 249: «Εφόσον δεν ορίζεται διαφορετικά, οι αξιώσεις παραγράφονται σε είκοσι χρόνια». Αστικός Κώδικας, άρθρο 250 αρ. 1: σε πέντε χρόνια παραγράφονται οι αξιώσεις «των εμπόρων, των βιομηχάνων και των χειροτεχνών, για εμπορεύματα που χορήγησαν, για την εκτέλεση εργασιών και για την επιμέλεια υποθέσεων άλλων, καθώς και για τις δαπάνες που έκαναν». Αστικός Κώδικας, άρθρο 251: «Η παραγραφή αρχίζει από τότε που γεννήθηκε η αξίωση και είναι δυνατή η δικαστική επιδίωξή της». Δεν υπάρχει αυτοτελής νομοθετική υποχρέωση αρχειοθέτησης εμπορικών συμβάσεων: ο χρόνος φύλαξης προκύπτει από τον χρόνο παραγραφής των αξιώσεων που απορρέουν από τη σύμβαση. Συμβάσεις που τεκμηριώνουν λογιστικές εγγραφές καλύπτονται επιπλέον από το άρθρο 7 Ν. 4308/2014 και το άρθρο 13 Ν. 5104/2024.
Abrir la fuenteExtractos bancarios y registros de pagos 5-10 años
El plazo empieza a contar
end of the financial year to which the statement relates (as accounting supporting documentation under ΕΛΠ art. 7 / ΚΦΔ art. 13); for AML obliged entities under Ν. 4557/2018 art. 30 par. 3, from the end of the business relationship with the customer or from the date of the occasional transaction
Base legal
Δεν υπάρχει χωριστή διάταξη για τα αντίγραφα κίνησης λογαριασμού της επιχείρησης: αποτελούν λογιστικά αρχεία και δικαιολογητικά των λογιστικών εγγραφών, οπότε ισχύουν ο Ν. 4308/2014, άρθρο 7 παρ. 1 (πέντε έτη από τη λήξη της περιόδου ή ο μεγαλύτερος χρόνος που ορίζει άλλη νομοθεσία) και ο Ν. 5104/2024 (ΚΦΔ), άρθρο 13 παρ. 2 σε συνδυασμό με το άρθρο 37 (πενταετία, κατ' εξαίρεση δεκαετία). Ειδικά για τα υπόχρεα πρόσωπα (τράπεζες, λογιστές, δικηγόροι κ.λπ.) ισχύει ο Ν. 4557/2018, άρθρο 30 παρ. 3: πέντε (5) έτη μετά το τέλος της επιχειρηματικής σχέσης με τον πελάτη ή μετά την ημερομηνία της περιστασιακής συναλλαγής, με δυνατότητα περαιτέρω διατήρησης εφόσον το απαιτεί ή το επιτρέπει άλλη διάταξη, η οποία δεν μπορεί να υπερβαίνει συνολικά τη δεκαετία.
Abrir la fuenteVerificado el 7 de agosto de 2026 y correcto según nuestra investigación en esa fecha. La normativa de conservación cambia, y el plazo de un documento concreto puede depender de su sector, de las condiciones del contrato o de una inspección fiscal abierta. Tómelo como punto de partida y confírmelo con su contable o su abogado antes de destruir ningún documento.
Hungary
5 / 7 tipos de documento confirmados
Facturas emitidas y recibidas 8 años
El plazo empieza a contar
last day of the business year in which the annual report covering the invoice was approved, not the year the invoice was issued (a 2023 invoice: report approved in 2024, so retain to at least 31 December 2032)
Base legal
2000. évi C. törvény a számvitelről (Szt.) 169. § (2) bekezdés: „A könyvviteli elszámolást közvetlenül és közvetetten alátámasztó számviteli bizonylatot (ideértve a főkönyvi számlákat, az analitikus, illetve részletező nyilvántartásokat is), legalább 8 évig kell olvasható formában, a könyvelési feljegyzések hivatkozása alapján visszakereshető módon megőrizni." A kimenő és a bejövő számla ilyen, a könyvviteli elszámolást alátámasztó számviteli bizonylat, ezért a 8 éves határidő vonatkozik rá. Az Áfa tv. (2007. évi CXXVII. tv.) 179. § (1) bekezdése és az Art. (2017. évi CL. tv.) 78. § (3) bekezdése csak az adómegállapításhoz való jog elévüléséig ír elő őrzést, ami az Art. 202. § (1) bekezdése szerint 5 év, de a kettő közül a hosszabb, 8 éves számviteli határidő az irányadó. Az elektronikus formában kiállított számlát elektronikus formában kell megőrizni (Szt. 169. § (5) bekezdés).
Abrir la fuenteLibros contables y cuentas anuales 8 años
El plazo empieza a contar
last day of the business year in which the annual report was approved (FY2023 report approved in 2024 must be kept to at least 31 December 2032)
Base legal
2000. évi C. törvény a számvitelről (Szt.) 169. § (1) bekezdés: „A gazdálkodó az üzleti évről készített beszámolót, az üzleti jelentést, valamint az azokat alátámasztó leltárt, értékelést, főkönyvi kivonatot, továbbá a naplófőkönyvet, vagy más, a törvény követelményeinek megfelelő nyilvántartást olvasható formában legalább 8 évig köteles megőrizni." A megőrzési idő a beszámoló elfogadása üzleti évének utolsó napjától kezdődik: a 2023. üzleti év beszámolóját a legfőbb szerv 2024-ben fogadja el, így az őrzés legalább 2032. december 31-ig tart. A megőrzési időn belüli szervezeti változás, ideértve a jogutód nélküli megszűnést is, nem szünteti meg a kötelezettséget (Szt. 169. § (4) bekezdés).
Abrir la fuenteRegistros de nóminas 8 años
El plazo empieza a contar
8 years from the last day of the business year in which the annual report covering the payroll document was approved; separately, for records created up to 31 December 2024 the pension rule still applies and runs until 5 years after the employee reaches the applicable old-age pension age, which is normally far longer
Base legal
2000. évi C. törvény a számvitelről (Szt.) 169. § (2) bekezdés: a bérszámfejtési dokumentum a könyvviteli elszámolást alátámasztó számviteli bizonylat, ezért legalább 8 évig, olvasható formában, a könyvelési feljegyzések hivatkozása alapján visszakereshető módon kell megőrizni. Az Art. (2017. évi CL. tv.) 78. § (4) bekezdése szerint a munkáltató (kifizető) az általa megállapított adó, adóelőleg alapjául szolgáló bizonylatokat az adómegállapításhoz való jog elévüléséig, azaz 5 évig őrzi, tehát itt is a hosszabb számviteli határidő az irányadó. FONTOS: a Tny. (1997. évi LXXXI. tv.) 99/A. § (1) bekezdésének hatályos szövege szerint a nyugdíjcélú iratőrzés már csak a „2024. december 31-éig keletkezett" munkaügyi iratokra, adatokra és foglalkoztatási igazolásokra áll fenn, ezeket a biztosítottra, volt biztosítottra irányadó öregségi nyugdíjkorhatár betöltését követő öt évig kell megőrizni. A 2025. január 1-jétől keletkezett iratokra ez a nyugdíjcélú megőrzési kötelezettség már nem terheli a foglalkoztatót, azokra a 8 éves számviteli határidő az irányadó.
Abrir la fuenteExpedientes de personal Sin confirmar
Por qué esta fila está vacía
No statutory retention period for personal files could be confirmed, and the researcher's own basis admits this ("NEM SIKERÜLT megerősíteni"). I verified Mt. 286. § (1) verbatim ("A munkajogi igény három év alatt évül el"), but that is a limitation period for bringing employment claims, not a document retention obligation. Nothing requires an employer to hold the personal file for 3 years, and nothing stops a claim-free file from being deleted earlier under GDPR storage limitation. Sources also disagree on the substitute rule: jogkoveto.hu points at the Levéltári törvény (1995. évi LXVI. tv.) treating employment records as "maradandó értékű iratok" with a far longer horizon, while for records created up to 31 December 2024 the Tny. 99/A. § pension rule (retirement age plus 5 years) still governs the pension-relevant subset. Three incompatible horizons and no article to cite. Could not raise the researcher's low confidence.
Declaraciones fiscales y justificantes 5 años
El plazo empieza a contar
last day of the calendar year in which the return was due or, absent a return, in which the tax should have been paid, so in practice about six calendar years from the transaction
Base legal
2017. évi CL. törvény az adózás rendjéről (Art.) 78. § (3) bekezdés: „Az iratokat az adózónak a nyilvántartás módjától függetlenül az adó megállapításához való jog elévüléséig, a halasztott adó esetén a halasztott adó esedékessége naptári évének utolsó napjától számított öt évig kell megőriznie." Art. 202. § (1) bekezdés: „Az adó megállapításához való jog annak a naptári évnek az utolsó napjától számított öt év elteltével évül el, amelyben az adóról bevallást, adatbejelentést, bejelentést kellett volna tenni, illetve bevallás, adatbejelentés, bejelentés hiányában az adót meg kellett volna fizetni." Kivétel: a kettős adóztatás elkerüléséről szóló egyezmények hatálya alá tartozó jövedelmet vagy vagyont terhelő adókötelezettség megállapításához kapcsolódó iratokat az Art. 78. § (6a) bekezdése alapján tíz évig kell megőrizni. Az elévülés az Art. 203. § (1) bekezdése szerint hat hónappal meghosszabbodhat, ha a bevallás késedelmesen érkezik be.
Abrir la fuenteContratos mercantiles Sin confirmar
Por qué esta fila está vacía
No legal basis names contracts, which the researcher concedes ("NEM SIKERÜLT olyan jogszabályt találni, amely kifejezetten a szerződéseket nevesítené megőrzési határidővel"). The claimed 8 years is a derived answer that only holds for contracts that actually support a bookkeeping entry under Szt. 169. § (2); for every other contract the applicable figure is the Ptk. 6:22. § (1) limitation, which I confirmed verbatim as 5 years ("a követelések öt év alatt évülnek el"), running from a different trigger (Ptk. 6:22. § (2): when the claim falls due, not the end of a business year). Accace, the cited source, gives no contracts figure at all. Publishing a single "8" would present a case-by-case judgement as a statutory rule and would be wrong for any contract outside the accounting scope.
Extractos bancarios y registros de pagos 8 años
El plazo empieza a contar
last day of the business year in which the annual report covering the bank statement was approved (statements of FY2023: report approved in 2024, retain to at least 31 December 2032)
Base legal
2000. évi C. törvény a számvitelről (Szt.) 169. § (2) bekezdés: „A könyvviteli elszámolást közvetlenül és közvetetten alátámasztó számviteli bizonylatot (ideértve a főkönyvi számlákat, az analitikus, illetve részletező nyilvántartásokat is), legalább 8 évig kell olvasható formában, a könyvelési feljegyzések hivatkozása alapján visszakereshető módon megőrizni." A bankkivonat, valamint a pénztári és a banki bizonylat ilyen alátámasztó számviteli bizonylat, ezért a 8 éves határidő vonatkozik rá. Az elektronikus formában kiállított bankbizonylatot elektronikus formában kell megőrizni (Szt. 169. § (5) bekezdés).
Abrir la fuenteVerificado el 7 de agosto de 2026 y correcto según nuestra investigación en esa fecha. La normativa de conservación cambia, y el plazo de un documento concreto puede depender de su sector, de las condiciones del contrato o de una inspección fiscal abierta. Tómelo como punto de partida y confírmelo con su contable o su abogado antes de destruir ningún documento.
Italy
6 / 7 tipos de documento confirmados
Facturas emitidas y recibidas 10 años
El plazo empieza a contar
Dieci anni dalla data dell'ultima registrazione contabile in cui la fattura è recepita, quindi in pratica dalla chiusura dell'esercizio in cui la fattura è registrata. La conservazione oltre il decennio è dovuta solo se un accertamento sul periodo d'imposta è già iniziato prima dello scadere del decimo anno e non è ancora definito a quella data (Cassazione, ordinanza n. 2927 del 10 febbraio 2026); in tal caso si conserva fino alla definizione dell'accertamento (art. 22 D.P.R. 600/1973).
Base legal
Codice civile, art. 2220, comma 2: "Per lo stesso periodo devono conservarsi le fatture, le lettere e i telegrammi ricevuti e le copie delle fatture, delle lettere e dei telegrammi spediti", dove "lo stesso periodo" è il decennio fissato dal comma 1. Ai fini IVA, D.P.R. 633/1972, art. 39, che rinvia espressamente al D.P.R. 600/1973, art. 22 (conservazione fino a quando non siano definiti gli accertamenti relativi al corrispondente periodo d'imposta). Il tetto dei dieci anni ai soli fini tributari è fissato dalla L. 212/2000 (Statuto del contribuente), art. 8, comma 5, come modificato dal D.Lgs. 219/2023: "L'obbligo di conservazione di atti e documenti, incluse le scritture contabili, stabilito a soli effetti tributari, non può eccedere il termine di dieci anni dalla loro emanazione o dalla loro formazione o utilizzazione". Le fatture elettroniche vanno poste in conservazione a norma secondo il D.M. 17 giugno 2014, che disciplina le modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici, con completamento del processo entro tre mesi dal termine di presentazione della dichiarazione annuale.
Abrir la fuenteLibros contables y cuentas anuales 10 años
El plazo empieza a contar
Dalla data dell'ultima registrazione effettuata sul libro o sul registro, non dalla data del singolo documento: il decennio si calcola quindi per libro e non per singola operazione. La conservazione oltre i dieci anni è dovuta solo se un accertamento sul periodo d'imposta è stato avviato prima della scadenza del decennio e non è ancora definito (Cassazione, ordinanza n. 2927 del 10 febbraio 2026).
Base legal
Codice civile, art. 2220, comma 1: "Le scritture devono essere conservate per dieci anni dalla data dell'ultima registrazione" (libro giornale, libro degli inventari, registri IVA). In ambito fiscale, D.P.R. 600/1973, art. 22: le scritture contabili obbligatorie vanno conservate fino a quando non siano definiti gli accertamenti relativi al corrispondente periodo d'imposta, anche oltre il termine stabilito dall'art. 2220 c.c. L'obbligo stabilito a soli fini tributari non può comunque eccedere dieci anni (L. 212/2000, art. 8, comma 5, come modificato dal D.Lgs. 219/2023). L'art. 2220, comma 3, c.c. ammette la conservazione mediante supporti informatici, purché le registrazioni corrispondano ai documenti e possano in ogni momento essere rese leggibili con i mezzi messi a disposizione dal soggetto che utilizza tali supporti.
Abrir la fuenteRegistros de nóminas 5 años
El plazo empieza a contar
Cinque anni dalla data dell'ultima registrazione effettuata sul libro unico del lavoro.
Base legal
D.M. Ministero del Lavoro 9 luglio 2008, art. 6, comma 1: "Il datore di lavoro ha l'obbligo di conservare il libro unico del lavoro per la durata di cinque anni" dalla data dell'ultima registrazione. Il decreto è attuativo dell'art. 39 del D.L. 112/2008, convertito in L. 133/2008; il libro unico del lavoro (LUL) ha sostituito il libro paga e il libro matricola. Per i prospetti paga (L. 4/1953) non esiste un termine espresso di conservazione: la prassi consolidata si attesta su cinque anni, in linea con la prescrizione quinquennale dei contributi previdenziali (art. 3, commi 9 e 10, L. 335/1995), mentre per i crediti retributivi soggetti a prescrizione ordinaria può essere prudente estendere la conservazione a dieci anni (art. 2946 c.c.).
Abrir la fuenteExpedientes de personal Sin confirmar
Por qué esta fila está vacía
Il limite inferiore dell'intervallo (5 anni) non è stato confermato. La fonte citata dal ricercatore (adlabor.it, "Conservazione documentazione attinente al rapporto di lavoro") non menziona affatto il D.Lgs. 152/1997 art. 1 né alcun termine quinquennale dalla cessazione del rapporto: quella pagina conferma solo il dato dei 10 anni per la cartella sanitaria e di rischio (art. 25, comma 1, lettera e), D.Lgs. 81/2008). Il testo dell'art. 1, comma 8, del D.Lgs. 152/1997 recuperato da Normattiva impone di conservare le informazioni e la prova della trasmissione o ricezione, ma nella versione consultata non riporta il termine "cinque anni dalla conclusione del rapporto" che il ricercatore gli attribuisce. Non sono riuscito a confermare quel termine su una fonte autoritativa alternativa: Gazzetta Ufficiale (D.Lgs. 104/2022), circolare INL 4/2022, Altalex, Brocardi e cliclavoro sono risultati inaccessibili (404, 401 o redirect a login) o privi del passaggio. Il ricercatore stesso dichiarava confidenza "medium" e ammetteva che non esiste un termine unico di legge per il fascicolo personale. In più, il valore "5-10" è un intervallo non azionabile per uno strumento di compliance pubblico. Preferibile omettere la riga piuttosto che pubblicare un limite inferiore non verificato: un'azienda che cancellasse a 5 anni sulla base di un fondamento non confermato resterebbe scoperta rispetto alla prescrizione ordinaria decennale.
Declaraciones fiscales y justificantes 10 años
El plazo empieza a contar
Dieci anni dall'emanazione, dalla formazione o dall'utilizzazione dell'atto o del documento; per le dichiarazioni, dalla data di presentazione. La conservazione ultradecennale è dovuta solo se l'accertamento sul periodo d'imposta è stato avviato prima del compimento del decimo anno e a quella data non è ancora definito (Cassazione, ordinanza n. 2927 del 10 febbraio 2026); l'Amministrazione finanziaria non può prolungare l'obbligo basandosi solo sui propri tempi procedurali.
Base legal
D.P.R. 600/1973, art. 22: le scritture contabili obbligatorie e la relativa documentazione devono essere conservate "fino a quando non siano definiti gli accertamenti relativi al corrispondente periodo d'imposta", anche oltre il termine stabilito dall'art. 2220 c.c. Fino allo stesso termine vanno conservati ordinatamente, per ciascun affare, gli originali delle lettere, dei telegrammi e delle fatture ricevuti e le copie delle lettere e dei telegrammi spediti. Limite massimo attuale: L. 212/2000 (Statuto del contribuente), art. 8, comma 5, come modificato dal D.Lgs. 219/2023: "L'obbligo di conservazione di atti e documenti, incluse le scritture contabili, stabilito a soli effetti tributari, non può eccedere il termine di dieci anni dalla loro emanazione o dalla loro formazione o utilizzazione". Per riferimento, i termini di decadenza dell'accertamento sono il 31 dicembre del quinto anno successivo a quello di presentazione della dichiarazione, elevato al settimo anno in caso di dichiarazione omessa (art. 43 D.P.R. 600/1973).
Abrir la fuenteContratos mercantiles 10 años
El plazo empieza a contar
Dieci anni dal giorno in cui il diritto può essere fatto valere (art. 2935 c.c.), in pratica dalla cessazione del contratto o dall'ultima prestazione o dall'ultimo pagamento. Per la corrispondenza commerciale collegata al contratto, dalla data dell'ultima registrazione ai sensi dell'art. 2220 c.c.
Base legal
Nessuna norma impone espressamente un termine di conservazione per i contratti commerciali ordinari: il decennio è un termine difensivo, ricavato dal Codice civile, art. 2946 ("Salvi i casi in cui la legge dispone diversamente, i diritti si estinguono per prescrizione con il decorso di dieci anni"), letto insieme all'art. 2220 c.c., che impone la conservazione decennale della corrispondenza commerciale (lettere e telegrammi ricevuti e copie di quelli spediti). Il decennio è quindi lo standard prudenziale per poter provare il proprio diritto o difendersi da una pretesa. Vanno considerate a parte le prescrizioni brevi previste per fattispecie speciali (artt. 2947 e 2948 c.c.), che possono giustificare termini diversi.
Abrir la fuenteExtractos bancarios y registros de pagos 10 años
El plazo empieza a contar
Dieci anni dalla data dell'operazione o dall'ultima registrazione contabile in cui il movimento è recepito. Il diritto del cliente nei confronti della banca ex art. 119, comma 4, TUB si misura invece a ritroso, sui dieci anni precedenti la richiesta.
Base legal
Per l'impresa che riceve gli estratti conto il termine deriva dal Codice civile, art. 2220: estratti conto e documentazione dei pagamenti sono documenti di supporto delle scritture contabili e vanno conservati per dieci anni; nello stesso senso il D.P.R. 600/1973, art. 22, che impone di conservare ordinatamente gli originali delle lettere e delle fatture ricevute. Sul versante bancario, il D.Lgs. 385/1993 (Testo unico bancario), art. 119, comma 4, riconosce al cliente il diritto di ottenere copia della documentazione relativa alle singole operazioni poste in essere negli ultimi dieci anni: da questa norma la giurisprudenza e l'Arbitro Bancario Finanziario ricavano il confine decennale della documentazione ottenibile dalla banca (Cassazione n. 24641 del 13 settembre 2021 e n. 12178 del 22 giugno 2020, sull'applicabilità dell'art. 119 TUB agli estratti conto).
Abrir la fuenteVerificado el 7 de agosto de 2026 y correcto según nuestra investigación en esa fecha. La normativa de conservación cambia, y el plazo de un documento concreto puede depender de su sector, de las condiciones del contrato o de una inspección fiscal abierta. Tómelo como punto de partida y confírmelo con su contable o su abogado antes de destruir ningún documento.
Netherlands
6 / 7 tipos de documento confirmados
Facturas emitidas y recibidas 7 años
El plazo empieza a contar
einde van het boekjaar waarop de factuur betrekking heeft, nadat de gegevens hun actualiteitswaarde hebben verloren; bij onroerende zaken: de negen jaren volgend op het jaar waarin het goed in gebruik is genomen (samen tien jaar)
Base legal
Algemene wet inzake rijksbelastingen, art. 52 lid 4: 'Voorzover bij of krachtens de belastingwet niet anders is bepaald, zijn administratieplichtigen verplicht de in de voorgaande leden bedoelde gegevensdragers gedurende zeven jaar te bewaren.' Facturen vallen onder de in- en verkoopadministratie, die de Belastingdienst tot de basisgegevens rekent (naast het grootboek en de debiteuren- en crediteurenadministratie); voor basisgegevens staat de termijn van zeven jaar vast. Uitzondering: Wet op de omzetbelasting 1968, art. 34a verplicht tot het bewaren van gegevensdragers betreffende onroerende zaken 'gedurende negen jaren, volgende op het jaar waarin hij het goed is gaan gebruiken' (in de praktijk tien jaar); dezelfde tien jaar geldt voor de Unieregeling en de invoerregeling van het eenloketsysteem (OSS). Ongewijzigd geldend in 2026.
Abrir la fuenteLibros contables y cuentas anuales 7 años
El plazo empieza a contar
einde van het boekjaar waarop de boeken en de jaarrekening betrekking hebben
Base legal
Burgerlijk Wetboek Boek 2, art. 10 lid 3: 'Het bestuur is verplicht de in de leden 1 en 2 bedoelde boeken, bescheiden en andere gegevensdragers gedurende zeven jaren te bewaren.' De balans en de staat van baten en lasten volgen uit art. 10 lid 2 (jaarlijks binnen zes maanden na afloop van het boekjaar op te maken). Fiscaal parallel: Algemene wet inzake rijksbelastingen, art. 52 lid 4 (zeven jaar); het grootboek, de debiteuren- en crediteurenadministratie en de in- en verkoopadministratie behoren volgens de Belastingdienst tot de basisgegevens. Tekst ongewijzigd in de versie geldend vanaf 1 juli 2026.
Abrir la fuenteRegistros de nóminas 7 años
El plazo empieza a contar
einde van het kalenderjaar waarop de loonadministratie betrekking heeft; voor de werknemersgegevens van art. 7.9 lid 1: einde van het kalenderjaar waarin de dienstbetrekking is geeindigd (ten minste vijf jaar)
Base legal
Algemene wet inzake rijksbelastingen, art. 52 lid 2 onder c merkt inhoudingsplichtigen aan als administratieplichtig; op grond van art. 52 lid 4 moet de loonadministratie zeven jaar worden bewaard. Voor een deel van de werknemersgegevens geldt daarnaast een afzonderlijke minimumtermijn: Uitvoeringsregeling loonbelasting 2011, art. 7.9 lid 2: 'De inhoudingsplichtige bewaart de in het eerste lid bedoelde gegevens ten minste vijf jaren na het einde van het kalenderjaar waarin de dienstbetrekking is geeindigd.' Dat eerste lid ziet uitsluitend op naam met voorletters, geboortedatum, burgerservicenummer, adres met postcode en woonplaats. Het afschrift van het identiteitsbewijs kent geen eigen vijfjaarstermijn: op grond van Wet op de loonbelasting 1964, art. 28 lid 1 onder f hoort het tot de loonadministratie en volgt het dus de zeven jaar.
Abrir la fuenteExpedientes de personal Sin confirmar
Por qué esta fila está vacía
Kon de kern van de claim niet onafhankelijk bevestigen. (1) De basis schrijft een richtsnoer van maximaal 2 jaar na uitdiensttreding toe aan de Autoriteit Persoonsgegevens, maar de door de onderzoeker zelf aangehaalde bron (mkbservicedesk.nl) noemt de AP nergens als bron van die 2 jaar; zij noemt de AP alleen als toezichthouder die op overschrijding controleert. De AP-website zelf was niet te raadplegen (HTTP 403 op twee URL's), dus de toeschrijving is niet te verifieren en de 'medium' confidence was niet te verhogen. (2) De bandbreedte '2-7' is onvolledig en daarmee te laag voor een publieke compliance-tool: dezelfde bron noemt 20 jaar voor het arbodossier na einde dienstverband, functie of blootstelling. (3) De bronnen spreken elkaar tegen: de arbeidsovereenkomst staat in dezelfde bron zowel onder 2 jaar (na uitdiensttreding) als onder 7 jaar. (4) De gestelde 5 jaar voor de kopie van het identiteitsbewijs is aantoonbaar onjuist toegeschreven: art. 7.9 lid 2 Uitvoeringsregeling loonbelasting 2011 ziet blijkens de wettekst alleen op naam, geboortedatum, burgerservicenummer, adres en woonplaats, niet op het identiteitsbewijs; dat afschrift hoort op grond van Wet op de loonbelasting 1964 art. 28 lid 1 onder f tot de loonadministratie en volgt de zeven jaar. De wel verifieerbare onderdelen zijn al gedekt door de rijen payroll en tax.
Declaraciones fiscales y justificantes 7 años
El plazo empieza a contar
einde van het boekjaar of kalenderjaar waarop de aangifte betrekking heeft
Base legal
Algemene wet inzake rijksbelastingen, art. 52 lid 4: administratieplichtigen bewaren de gegevensdragers gedurende zeven jaar; aangiften en de daaraan ten grondslag liggende stukken behoren tot de administratie (art. 52 lid 1 en lid 3). Ter vergelijking, dit zijn navorderingstermijnen en geen bewaartermijnen: art. 16 lid 3 (de bevoegdheid tot navordering vervalt door verloop van vijf jaren na het tijdstip waarop de belastingschuld is ontstaan) en art. 16 lid 4 (twaalf jaren voor een bestanddeel dat in het buitenland wordt gehouden of is opgekomen). Voor de btw geldt tien jaar bij onroerende zaken (Wet op de omzetbelasting 1968, art. 34a: negen jaren volgend op het jaar van ingebruikneming) en bij de OSS-regeling. Ongewijzigd geldend in 2026.
Abrir la fuenteContratos mercantiles 7 años
El plazo empieza a contar
na afloop van de looptijd van het contract, zodra het zijn actualiteitswaarde verliest; gerekend vanaf het einde van dat boekjaar
Base legal
Er is geen zelfstandige wettelijke bewaartermijn voor gewone handelscontracten. Contracten horen tot de administratie en vallen daarmee onder Algemene wet inzake rijksbelastingen, art. 52 lid 4 en Burgerlijk Wetboek Boek 2, art. 10 lid 3 (beide zeven jaar). De Belastingdienst laat die zeven jaar pas ingaan zodra het contract zijn actualiteitswaarde verliest; het voorbeeld van de Belastingdienst is een huurcontract van vier jaar, dat gedurende die vier jaar lopende administratie is, waarna de bewaartermijn begint. Civielrechtelijk ter context: een rechtsvordering tot nakoming van een verbintenis uit overeenkomst verjaart door verloop van vijf jaren (BW 3:307 lid 1), met als algemene uiterste verjaringstermijn twintig jaren (BW 3:306); bij onroerende zaken geldt tien jaar (Wet op de omzetbelasting 1968, art. 34a).
Abrir la fuenteExtractos bancarios y registros de pagos 7 años
El plazo empieza a contar
einde van het boekjaar waarop de bankafschriften en betalingsbewijzen betrekking hebben
Base legal
Bankafschriften en betalingsbewijzen behoren tot de administratie als bedoeld in Algemene wet inzake rijksbelastingen, art. 52 lid 1 ('alles betreffende hun bedrijf') en Burgerlijk Wetboek Boek 2, art. 10 lid 1, en moeten daarom zeven jaar worden bewaard (AWR art. 52 lid 4; BW 2:10 lid 3). Let op: de Belastingdienst noemt bankafschriften niet met zoveel woorden bij de basisgegevens (grootboek, debiteuren- en crediteurenadministratie, in- en verkoopadministratie); voor gegevens buiten de basisgegevens kan met de Belastingdienst een kortere bewaartermijn worden afgesproken. Bij onroerende zaken en bij de OSS-regeling geldt ook hier tien jaar.
Abrir la fuenteVerificado el 7 de agosto de 2026 y correcto según nuestra investigación en esa fecha. La normativa de conservación cambia, y el plazo de un documento concreto puede depender de su sector, de las condiciones del contrato o de una inspección fiscal abierta. Tómelo como punto de partida y confírmelo con su contable o su abogado antes de destruir ningún documento.
Poland
7 / 7 tipos de documento confirmados
Facturas emitidas y recibidas 5 años
El plazo empieza a contar
end of the calendar year in which the VAT payment deadline fell (usually the year of issue; the following year for December invoices). Structured invoices are stored by KSeF for 10 years from the end of the year of issue, and during that time the taxpayer has no parallel storage duty of its own, because art. 112 and 112a are expressly excluded by art. 112aa.
Base legal
Ustawa o podatku od towarów i usług, art. 112 i art. 112a (podatnik przechowuje faktury do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego) w zw. z Ordynacja podatkowa, art. 70 § 1 (przedawnienie 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku). Stan na 2026: obowiązuje już art. 106ga (obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur) oraz art. 112aa - faktury ustrukturyzowane są przechowywane w KSeF przez 10 lat, licząc od końca roku, w którym zostały wystawione, i art. 112 oraz art. 112a się do nich nie stosuje; jeżeli te 10 lat upłynie przed upływem przedawnienia, podatnik przechowuje je dalej poza KSeF. Art. 112 i art. 112a nadal stosuje się do faktur pozostających poza KSeF, m.in. faktur dla osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej, podatników nieposiadających siedziby ani stałego miejsca prowadzenia działalności w Polsce oraz procedur szczególnych (wyłączenia z art. 106ga ust. 2).
Abrir la fuenteLibros contables y cuentas anuales 5 años
El plazo empieza a contar
beginning of the year following the financial year the books relate to; for approved annual financial statements, the beginning of the year following the year in which the statement was approved
Base legal
Ustawa o rachunkowości, art. 74 ust. 1 (zatwierdzone roczne sprawozdania finansowe - przechowywanie przez okres co najmniej 5 lat) oraz art. 74 ust. 2 pkt 1 (księgi rachunkowe - 5 lat). Art. 74 ust. 3 określa sposób liczenia terminu: okresy przechowywania oblicza się od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dane zbiory dotyczą.
Abrir la fuenteRegistros de nóminas 10 años
El plazo empieza a contar
end of the calendar year in which the employee ceased working for that payer, for people registered for insurance after 31 Dec 2018 (art. 125a ust. 4a pkt 1). For people registered between 1 Jan 1999 and 31 Dec 2018 whose employer filed ZUS OSW and the ZUS RIA information report: end of the calendar year in which the RIA report was filed (art. 125a ust. 4a pkt 2). In every other case the default art. 125a ust. 4 rule still applies: 50 years counted from the day the insured person stopped working for that payer, not from a year-end.
Base legal
Ustawa o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych, art. 125a. Zasadą z art. 125a ust. 4 jest przechowywanie list płac, kart wynagrodzeń albo innych dowodów, na podstawie których następuje ustalenie podstawy wymiaru emerytury lub renty, przez okres 50 lat od dnia zakończenia przez ubezpieczonego pracy u danego płatnika. Art. 125a ust. 4a skraca ten okres do 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym: 1) ubezpieczony zakończył pracę u danego płatnika składek - w przypadku ubezpieczonego zgłoszonego do ubezpieczeń po dniu 31 grudnia 2018 r., albo 2) został złożony raport informacyjny ZUS RIA. Ustawa o rachunkowości, art. 74 ust. 2 pkt 2 odsyła w zakresie kart wynagrodzeń do przepisów emerytalnych, rentowych i podatkowych, nie krócej jednak niż 5 lat.
Abrir la fuenteExpedientes de personal 10 años
El plazo empieza a contar
end of the calendar year in which the employment relationship was terminated or expired; if the same employer rehires the person, the period runs from the end of the year in which the latest employment relationship ended (art. 94(5) § 2). The 50-year regime applies to pre-2019 insurance registrations on the same terms as payroll, and filing ZUS OSW + RIA shortens it to 10 years counted from the year-end in which RIA was filed.
Base legal
Kodeks pracy, art. 94 pkt 9b - obowiązek przechowywania dokumentacji pracowniczej (w tym akt osobowych pracowników) w sposób gwarantujący zachowanie jej poufności, integralności, kompletności oraz dostępności, przez okres zatrudnienia, a także przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres. Kodeks pracy, art. 94(5) § 2: w razie ponownego nawiązania stosunku pracy z tym samym pracownikiem pracodawca kontynuuje dotychczasową dokumentację, a okres liczy się od końca roku kalendarzowego, w którym kończący się najpóźniej stosunek pracy rozwiązał się lub wygasł. Dłuższy okres, o którym mowa w art. 94 pkt 9b, wynika z art. 125a ust. 4 ustawy o emeryturach i rentach z FUS (50 lat) dla ubezpieczonych zgłoszonych do ubezpieczeń przed 1 stycznia 2019 r., o ile płatnik nie złożył ZUS OSW i ZUS RIA.
Abrir la fuenteDeclaraciones fiscales y justificantes 5 años
El plazo empieza a contar
end of the calendar year in which the tax payment deadline expired; the limitation period can be suspended or interrupted under art. 70 § 2-8 (e.g. deferral or instalment arrangements, declaration of bankruptcy, enforcement measures, criminal-fiscal or court proceedings), which extends the keeping obligation accordingly. Under art. 70 § 8 liabilities secured by mortgage or tax lien are not time-barred at all.
Base legal
Ordynacja podatkowa, art. 86 § 1 (podatnicy obowiązani do prowadzenia ksiąg podatkowych przechowują księgi i związane z ich prowadzeniem dokumenty do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego) w zw. z art. 70 § 1 (zobowiązanie podatkowe przedawnia się z upływem 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku).
Abrir la fuenteContratos mercantiles 5 años
El plazo empieza a contar
beginning of the year following the financial year in which the transaction, operation or proceeding was finally completed, paid, settled or became time-barred (art. 74 ust. 2 pkt 4), not the signing date. Commercially, keep at least until the KC art. 118 limitation runs out: 3 years for claims connected with business activity, 6 years otherwise, with the term ending on 31 December.
Base legal
Ustawa o rachunkowości, art. 74 ust. 2 pkt 4 - dowody księgowe dotyczące środków trwałych w budowie, pożyczek, kredytów oraz umów handlowych, a także roszczeń dochodzonych w postępowaniu cywilnym lub objętych postępowaniem karnym albo podatkowym: 5 lat. Przepis dotyczy dowodów księgowych związanych z umową; nie potwierdzono odrębnego ustawowego obowiązku przechowywania samej umowy handlowej. Kodeks cywilny, art. 118 wyznacza jedynie przedawnienie roszczeń: 6 lat, a 3 lata dla roszczeń o świadczenia okresowe oraz roszczeń związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej, przy czym koniec terminu przedawnienia przypada na ostatni dzień roku kalendarzowego, chyba że termin jest krótszy niż dwa lata.
Abrir la fuenteExtractos bancarios y registros de pagos 5 años
El plazo empieza a contar
beginning of the year following the financial year the statements relate to (accounting rule, art. 74 ust. 3); for tax purposes, the end of the calendar year in which the tax payment deadline expired (art. 70 § 1). Use whichever ends later.
Base legal
Ustawa o rachunkowości, art. 74 ust. 2 pkt 8 (pozostałe dowody księgowe i sprawozdania, których obowiązek sporządzenia wynika z ustawy - 5 lat; wyciągi bankowe traktowane są jako dowody księgowe) oraz Ordynacja podatkowa, art. 86 § 1 w zw. z art. 70 § 1. Żaden przepis nie wymienia wyciągów bankowych z nazwy: okres wynika z ich kwalifikacji jako dowodów księgowych i dokumentacji związanej z prowadzeniem ksiąg podatkowych. Oba tytuły prowadzą do tego samego okresu 5 lat, różnią się jedynie sposobem liczenia.
Abrir la fuenteVerificado el 7 de agosto de 2026 y correcto según nuestra investigación en esa fecha. La normativa de conservación cambia, y el plazo de un documento concreto puede depender de su sector, de las condiciones del contrato o de una inspección fiscal abierta. Tómelo como punto de partida y confírmelo con su contable o su abogado antes de destruir ningún documento.
Portugal
5 / 7 tipos de documento confirmados
Facturas emitidas y recibidas 10 años
El plazo empieza a contar
fim do ano civil da operação: a lei fala nos «10 anos civis subsequentes»
Base legal
Código do IVA, art. 52.º, n.º 1, na redação do Decreto-Lei n.º 49/2025, de 27 de março (em vigor desde 1 de julho de 2025): «Os sujeitos passivos são obrigados a arquivar e conservar em boa ordem durante os 10 anos civis subsequentes todos os registos e respetivos documentos de suporte, incluindo, quando a contabilidade é estabelecida por meios informáticos, os relativos à análise, programação e execução dos tratamentos». O mesmo prazo geral de 10 anos consta do Decreto-Lei n.º 28/2019, art. 19.º, n.º 1.
Abrir la fuenteLibros contables y cuentas anuales 10 años
El plazo empieza a contar
o art. 19.º não fixa expressamente o início da contagem; conta-se do fim do exercício / ano civil a que respeitam os livros, registos e demonstrações financeiras (o Código do IVA usa a fórmula «10 anos civis subsequentes»)
Base legal
Decreto-Lei n.º 28/2019, art. 19.º, n.º 1: «Os sujeitos passivos são obrigados a arquivar e conservar em boa ordem todos os livros, registos e respetivos documentos de suporte por um prazo de 10 anos, se outro prazo não resultar de disposição especial». Código Comercial, art. 40.º, n.º 1: o comerciante é obrigado a arquivar a sua escrituração mercantil e os documentos a ela relativos, «devendo conservar tudo pelo período de 10 anos». Nota: os n.os 4 a 7 e 9 do art. 123.º do CIRC foram revogados pelo art. 44.º, al. c), do Decreto-Lei n.º 28/2019, que passou a ser a norma-sede; o prazo manteve-se em 10 anos.
Abrir la fuenteRegistros de nóminas Sin confirmar
Por qué esta fila está vacía
Não foi possível confirmar os 10 anos para este tipo documental. Nenhuma fonte autoritária consultada menciona recibos de vencimento ou mapas de processamento salarial: nem o Decreto-Lei n.º 28/2019 (art. 19.º), nem o Ofício-Circulado n.º 30 213/2019 da AT, nem a própria página da OCC que o investigador usou como base noutras linhas. O número resulta de uma inferência (qualificação como «documento de suporte») que o investigador assume expressamente, e a única fonte apresentada é um blogue de um fornecedor de software de RH (clanhr.com), não uma fonte legal, fiscal ou de sociedade de advogados. Acresce que a linha mistura regimes com prazos e pontos de partida diferentes (10 anos contabilísticos vs. 5 anos laborais e contributivos) e o campo startsFrom junta dois dies a quo incompatíveis, pelo que um utilizador poderia ver «10» onde a norma efetivamente aplicável a certos documentos salariais é mais curta. Confirmei o Código do Trabalho, art. 202.º, n.º 4 (cinco anos), mas essa norma cobre o registo de tempos de trabalho e não as folhas de salário.
Expedientes de personal Sin confirmar
Por qué esta fila está vacía
Não existe norma que fixe um prazo de conservação do processo individual do trabalhador; os «5 anos» são prática e doutrina, como o próprio investigador admite, e não um prazo legal. A única regra de cinco anos que confirmei no texto oficial da Lei n.º 7/2009 publicado no Diário da República é o art. 202.º, n.º 4 («O empregador deve manter o registo dos tempos de trabalho, bem como a declaração a que se refere o artigo 257.º e o acordo a que se refere a alínea f) do n.º 3 do artigo 226.º, durante cinco anos»), que abrange apenas o registo de tempos de trabalho e não fixa qualquer data de início. O art. 337.º, que também verifiquei, é uma regra de prescrição (um ano a contar do dia seguinte à cessação) e de prova (créditos vencidos há mais de cinco anos só provados por documento idóneo), não um dever de arquivo. O startsFrom alegado («cessação do contrato de trabalho») não tem apoio em nenhum texto legal que tenha conseguido verificar. Por fim, não consegui obter a versão consolidada atual do Código do Trabalho (diariodarepublica.pt é servido por JavaScript e pgdlisboa.pt esteve inacessível), pelo que não pude confirmar que o art. 202.º não foi alterado depois de 2009.
Declaraciones fiscales y justificantes 10 años
El plazo empieza a contar
o art. 19.º não fixa dies a quo; conta-se do fim do ano civil / período de tributação a que respeita a declaração e a documentação de suporte (em IVA, o art. 52.º do CIVA fala nos «10 anos civis subsequentes»)
Base legal
Decreto-Lei n.º 28/2019, art. 19.º, n.os 1 e 2. O n.º 2 alarga o dever de arquivo: «Sempre que os sujeitos passivos exerçam direito cujo prazo é superior ao referido no número anterior, a obrigação de arquivo e conservação de todos os livros, registos e respetivos documentos de suporte mantém-se até ao termo do prazo de caducidade relativo à liquidação dos impostos correspondentes» (ex.: reporte de prejuízos fiscais), o que é confirmado pelo Ofício-Circulado n.º 30 213/2019 da AT, ponto 29. Prazos da LGT: caducidade do direito à liquidação 4 anos (art. 45.º, n.º 1) e prescrição das dívidas tributárias 8 anos (art. 48.º, n.º 1).
Abrir la fuenteContratos mercantiles 10-20 años
El plazo empieza a contar
10 anos: da emissão ou receção do documento contratual. 20 anos: o prazo de prescrição começa a correr «quando o direito puder ser exercido» (Código Civil, art. 306.º, n.º 1), tipicamente no termo ou no incumprimento do contrato
Base legal
Não há prazo único. Código Comercial, art. 40.º, n.º 1 (redação do art. 8.º do Decreto-Lei n.º 76-A/2006, de 29 de março): «Todo o comerciante é obrigado a arquivar a correspondência emitida e recebida, a sua escrituração mercantil e os documentos a ela relativos, devendo conservar tudo pelo período de 10 anos»; os contratos ficam abrangidos enquanto correspondência e documentos relativos à escrituração, e o n.º 2 admite o arquivo por meios eletrónicos. Código Civil, art. 309.º: «O prazo ordinário da prescrição é de vinte anos». Os 10 anos são o dever legal de arquivo do comerciante; os 20 anos são o horizonte de risco litigioso, não uma obrigação de conservação.
Abrir la fuenteExtractos bancarios y registros de pagos 10 años
El plazo empieza a contar
fim do ano civil a que respeitam os movimentos
Base legal
Decreto-Lei n.º 28/2019, art. 19.º, n.º 1, e Código Comercial, art. 40.º, n.º 1. Extratos bancários e comprovativos de pagamento não são nomeados em nenhuma norma, mas enquadram-se nos «respetivos documentos de suporte» da contabilidade e nos documentos relativos à escrituração mercantil, seguindo por isso o prazo geral de 10 anos.
Abrir la fuenteVerificado el 7 de agosto de 2026 y correcto según nuestra investigación en esa fecha. La normativa de conservación cambia, y el plazo de un documento concreto puede depender de su sector, de las condiciones del contrato o de una inspección fiscal abierta. Tómelo como punto de partida y confírmelo con su contable o su abogado antes de destruir ningún documento.
Romania
5 / 7 tipos de documento confirmados
Facturas emitidas y recibidas 5 años
El plazo empieza a contar
1 iulie a anului următor celui încheierii exercițiului financiar în care factura a fost întocmită
Base legal
Legea contabilității nr. 82/1991, art. 25: registrele de contabilitate obligatorii și documentele justificative care stau la baza înregistrărilor în contabilitatea financiară se păstrează 5 ani. Factura este document justificativ potrivit pct. 25 din Normele generale (anexa nr. 1 la Ordinul MF nr. 2.634/2015). Termenul a fost redus de la 10 la 5 ani prin Legea nr. 36/2023, publicată în Monitorul Oficial nr. 36 din 12 ianuarie 2023, în vigoare 15 ianuarie 2023. Ordinul MF nr. 1.447/2023 a corelat normele: a abrogat pct. 38, pct. 39 și anexa nr. 4, și a introdus pct. 37^1 cu același termen de 5 ani. Legea nr. 36/2023 nu conține dispoziții tranzitorii pentru documentele întocmite anterior intrării ei în vigoare. Excepție: documentele privind bunurile de capital, Codul fiscal art. 305 alin. (8), se păstrează până la 5 ani după expirarea perioadei de ajustare (perioada de ajustare este de 5 ani pentru bunuri mobile și 20 de ani pentru bunuri imobile, art. 305 alin. (2)).
Abrir la fuenteLibros contables y cuentas anuales 5-10 años
El plazo empieza a contar
Registrele și documentele justificative: 1 iulie a anului următor celui încheierii exercițiului financiar în care au fost întocmite. Pentru situațiile financiare anuale legea nu prevede expres momentul de la care curge termenul de 10 ani.
Base legal
Legea contabilității nr. 82/1991, art. 25: registrele de contabilitate obligatorii și documentele justificative se păstrează 5 ani, termen redus de la 10 ani prin Legea nr. 36/2023, în vigoare 15 ianuarie 2023. Legea contabilității nr. 82/1991, art. 35 alin. (3): situațiile financiare anuale, situațiile financiare anuale consolidate, precum și situațiile financiare interimare se păstrează 10 ani; textul nu a fost modificat de Legea nr. 36/2023, ultima modificare fiind prin OUG nr. 13/2021. Pct. 40 din Normele generale (anexa nr. 1 la Ordinul MF nr. 2.634/2015), rămas în vigoare după Ordinul MF nr. 1.447/2023: documentele financiar-contabile care atestă proveniența unor bunuri cu durată de viață mai mare de 5 ani se păstrează pe perioada corespunzătoare duratei de viață utilă a acestora.
Abrir la fuenteRegistros de nóminas 5 años
El plazo empieza a contar
1 iulie a anului următor celui încheierii exercițiului financiar în care statul de salarii a fost întocmit
Base legal
Legea contabilității nr. 82/1991, art. 25, în forma dată de Legea nr. 36/2023 (în vigoare 15 ianuarie 2023): registrele obligatorii și documentele justificative se păstrează 5 ani, inclusiv pentru statele de salarii. Anterior, pct. 38 din Normele generale la Ordinul MF nr. 2.634/2015 prevedea 50 de ani pentru statele de salarii; acest punct a fost abrogat prin Ordinul MF nr. 1.447/2023, care a introdus pct. 37^1 cu termenul unic de 5 ani. Legea nr. 36/2023 nu conține dispoziții tranzitorii pentru statele de salarii întocmite anterior. Atenție: obligațiile de arhivare din Legea Arhivelor Naționale nr. 16/1996 și nevoia de a dovedi vechimea în muncă și stagiul de cotizare se stabilesc separat, prin nomenclatorul arhivistic propriu al angajatorului.
Abrir la fuenteExpedientes de personal Sin confirmar
Por qué esta fila está vacía
Nu am putut confirma niciun termen. Cifra de 75 de ani nu are temei statutar: HG nr. 905/2017 art. 7 alin. (7) impune păstrarea în condiții corespunzătoare fără a fixa un număr de ani, iar atribuirea celor 75 de ani unei anexe nr. 6 la Legea nr. 16/1996 nu a putut fi verificată pe nicio sursă (răspunsul oficial al Arhivelor Naționale găzduit pe unpir.ro și arhivatorul.ro au returnat HTTP 403). Sursele accesibile se contrazic direct: legislatiamuncii.manager.ro susține 5 ani pentru dosarele de personal întocmite după 2023, iar contzilla.ro susține 75 de ani pentru contractele individuale de muncă și actele adiționale. Cercetătorul a marcat el însuși rândul cu confidence low și a scris explicit Nu am putut confirma un termen statutar; nu am putut ridica acest nivel de încredere. Un număr greșit aici ar putea determina distrugerea unor documente necesare pentru pensie.
Declaraciones fiscales y justificantes 5 años
El plazo empieza a contar
1 iulie a anului următor celui pentru care se datorează obligația fiscală
Base legal
Codul de procedură fiscală (Legea nr. 207/2015), art. 110 alin. (1) și (2): dreptul organului fiscal de a stabili creanțe fiscale se prescrie în termen de 5 ani, cu excepția cazului în care legea dispune altfel, iar termenul curge de la 1 iulie a anului următor celui pentru care se datorează obligația fiscală. Art. 110 alin. (3) și (4): termenul este de 10 ani dacă creanțele rezultă din săvârșirea unei fapte prevăzute de legea penală, și curge de la data săvârșirii faptei. Documentele justificative aferente se păstrează 5 ani potrivit Legii contabilității nr. 82/1991, art. 25.
Abrir la fuenteContratos mercantiles Sin confirmar
Por qué esta fila está vacía
Nu există în legislația română un termen de păstrare pentru contractele comerciale, iar cifra de 5 ani este o deducție, nu un text de lege. Am verificat pct. 25 din Normele generale (anexa nr. 1 la Ordinul MF nr. 2.634/2015): contractul stă la baza înregistrării în contabilitate doar pentru operațiunile pentru care Codul fiscal nu impune întocmirea facturii, deci pentru tranzacțiile facturate obișnuite contractul nu este document justificativ și art. 25 din Legea nr. 82/1991 nu îi fixează termenul. Am verificat și art. 2517 Cod civil (Termenul prescripției este de 3 ani, dacă legea nu prevede un alt termen), care curge de la exigibilitatea dreptului, moment ce poate cădea mult după fereastra contabilă de 5 ani; regula de 5 ani ar putea deci indica distrugerea unui contract încă opozabil. Rândul intră în conflict și cu perioada de ajustare TVA de 20 de ani pentru bunuri imobile (Codul fiscal art. 305 alin. (2) și (8)). Cercetătorul a marcat rândul cu confidence medium și a recunoscut că nu a verificat art. 2517.
Extractos bancarios y registros de pagos 5 años
El plazo empieza a contar
1 iulie a anului următor celui încheierii exercițiului financiar în care documentul a fost întocmit
Base legal
Legea contabilității nr. 82/1991, art. 6 alin. (1): orice operațiune economico-financiară efectuată se consemnează într-un document care stă la baza înregistrărilor în contabilitate, dobândind astfel calitatea de document justificativ. Pct. 25 din Normele generale (anexa nr. 1 la Ordinul MF nr. 2.634/2015) enumeră expres extrasul de cont bancar și dispoziția de plată/încasare printre documentele financiar-contabile sau bancare care atestă operațiunile. Ca documente justificative, acestea se păstrează 5 ani potrivit art. 25 din Legea contabilității, termen redus de la 10 ani prin Legea nr. 36/2023 (în vigoare 15 ianuarie 2023) și preluat în pct. 37^1, introdus prin Ordinul MF nr. 1.447/2023, care a abrogat pct. 38, pct. 39 și anexa nr. 4.
Abrir la fuenteVerificado el 7 de agosto de 2026 y correcto según nuestra investigación en esa fecha. La normativa de conservación cambia, y el plazo de un documento concreto puede depender de su sector, de las condiciones del contrato o de una inspección fiscal abierta. Tómelo como punto de partida y confírmelo con su contable o su abogado antes de destruir ningún documento.
Serbia
5 / 7 tipos de documento confirmados
Facturas emitidas y recibidas 10 años
El plazo empieza a contar
od isteka kalendarske godine u kojoj je elektronska faktura izdata
Base legal
Zakon o elektronskom fakturisanju, čl. 15: elektronska faktura koju izda i primi subjekt privatnog sektora čuva se deset godina od isteka godine u kojoj je izdata, i to u sistemu elektronskih faktura ili kod informacionog posrednika. Elektronsku fakturu subjekta javnog sektora SEF čuva trajno. Rok od deset godina ostao je nepromenjen i posle poslednjih izmena zakona ("Sl. glasnik RS", br. 109/2025), koje se primenjuju od poreskih perioda koji počinju posle 31. marta 2026. i proširuju obavezu čuvanja na sve dokumente obrađene u sistemu elektronskih faktura.
Abrir la fuenteLibros contables y cuentas anuales 5-20 años
El plazo empieza a contar
od poslednjeg dana poslovne godine na koju se odnose; pomoćne knjige od dana njihovog zaključivanja
Base legal
Zakon o računovodstvu ("Sl. glasnik RS", br. 73/2019 i 44/2021), čl. 28: finansijski izveštaji, izveštaji o izvršenoj reviziji i Statistički izveštaj čuvaju se 20 godina; godišnji izveštaj o poslovanju 20 godina; dnevnik i glavna knjiga deset godina; pomoćne knjige pet godina. Poslednja izmena zakona je iz 2021. godine, pa je čl. 28 i dalje na snazi u ovom obliku.
Abrir la fuenteRegistros de nóminas Permanente
El plazo empieza a contar
trajno, rok ne teče (obaveza ne prestaje ni posle prestanka radnog odnosa)
Base legal
Zakon o računovodstvu, čl. 28: "Trajno se čuvaju isplatne liste ili analitičke evidencije zarada." Rok se ne računa jer je čuvanje trajno, pa obaveza ostaje i posle prestanka radnog odnosa zaposlenog.
Abrir la fuenteExpedientes de personal Permanente
El plazo empieza a contar
trajno, i posle prestanka radnog odnosa
Base legal
Zakon o evidencijama u oblasti rada, čl. 7 st. 2: "Podaci iz evidencije o zaposlenim licima čuvaju se trajno." Zakon o arhivskoj građi i arhivskoj delatnosti ("Sl. glasnik RS", br. 6/2020) ne propisuje fiksan rok, već obavezu donošenja Liste kategorija dokumentarnog materijala sa rokovima čuvanja, uz saglasnost nadležnog arhiva; rokovi u Listi ne smeju biti kraći od zakonom propisanih. Za pojedinačna dokumenta u dosijeu koja nisu deo matične evidencije nema izričitog zakonskog roka.
Abrir la fuenteDeclaraciones fiscales y justificantes 5-10 años
El plazo empieza a contar
od isteka godine u kojoj je porez trebalo utvrditi ili naplatiti; PDV dokumentacija do isteka roka zastarelosti, računato od kraja kalendarske godine na koju se evidencija odnosi
Base legal
Zakon o poreskom postupku i poreskoj administraciji, čl. 114: pravo Poreske uprave na utvrđivanje i naplatu poreza zastareva za pet godina od dana kada je zastarelost počela da teče, uz apsolutnu zastarelost od deset godina. Zakon o porezu na dodatu vrednost, čl. 47: obveznik je dužan da čuva poresku evidenciju i dokumentaciju na osnovu koje vodi tu evidenciju do isteka roka zastarelosti, a za opremu i objekte kod kojih se ispravlja odbitni PDV rok je deset godina od kraja kalendarske godine u kojoj su prvi put upotrebljeni, odnosno u kojoj su ulaganja završena.
Abrir la fuenteContratos mercantiles Sin confirmar
Por qué esta fila está vacía
Nije potvrđen nijedan propis koji određuje rok čuvanja običnih privrednih ugovora, a izvori se međusobno ne slažu. Istraživač je sam naveo nisku pouzdanost i priznao da propis nije nađen, a nezavisna provera je konflikt samo produbila: jedan izvor svrstava ugovore privrednog društva pod trajno čuvanje po Zakonu o privrednim društvima (čl. 240 i 464), dok predloženi red navodi 5-10 godina po Zakonu o računovodstvu i Zakonu o obligacionim odnosima. Uz to, citirani rokovi zastarelosti (10 godina opšti, 3 godine za promet robe i usluga) su rokovi za potraživanja, a ne rokovi čuvanja dokumentacije, pa se ne mogu prikazati kao zakonska obaveza čuvanja. Konkretan rok se u praksi utvrđuje Listom kategorija dokumentarnog materijala, što znači da jedinstvenog broja godina za javni alat nema.
Extractos bancarios y registros de pagos Sin confirmar
Por qué esta fila está vacía
Izvori se ne slažu oko same odredbe na kojoj red počiva. Puni tekst Zakona o računovodstvu na propisi.net i sekundarni izvor navode pet godina za isprave platnog prometa i za isprave na osnovu kojih se unose podaci u poslovne knjige, dok tabela rokova kod Paragrafa iste dve kategorije svrstava pod trajno čuvanje. Konflikt nije razrešen, pa broj godina nije nezavisno potvrđen. Dodatno, citirana odredba ("isprave platnog prometa u ovlašćenim finansijskim institucijama platnog prometa") odnosi se na banke i platne institucije, a ne na izvode i naloge za plaćanje kod običnog privrednog društva, pa je i pravni osnov pogrešno postavljen za korisnika alata. Istraživač je red označio srednjom pouzdanošću, a provera je nije podigla.
Verificado el 7 de agosto de 2026 y correcto según nuestra investigación en esa fecha. La normativa de conservación cambia, y el plazo de un documento concreto puede depender de su sector, de las condiciones del contrato o de una inspección fiscal abierta. Tómelo como punto de partida y confírmelo con su contable o su abogado antes de destruir ningún documento.
Slovenia
5 / 7 tipos de documento confirmados
Facturas emitidas y recibidas 10 años
El plazo empieza a contar
po poteku koledarskega leta, na katero se računi nanašajo; za račune v zvezi z nepremičninami 20 let po poteku tega leta
Base legal
Zakon o davku na dodano vrednost (ZDDV-1), 86. člen, peti odstavek: davčni zavezanec mora zagotoviti hrambo računov, ki se nanašajo na dobave blaga ali storitev na ozemlju Slovenije, ter računov, ki jih prejme davčni zavezanec s sedežem v Sloveniji, deset let po poteku leta, na katero se računi nanašajo. Šesti odstavek istega člena določa daljši rok: račune, ki se nanašajo na nepremičnine, je treba hraniti 20 let po poteku leta, na katero se nanašajo. Rok velja nespremenjen tudi v prečiščenem besedilu, ki se uporablja od 1. 1. 2025.
Abrir la fuenteLibros contables y cuentas anuales Permanente
El plazo empieza a contar
trajno, brez izteka (poslovne knjige, bilance stanja, izkazi poslovnega izida ter letna in poslovna poročila); za knjigovodske listine rok teče po poteku poslovnega leta, na katero se nanašajo
Base legal
Zakon o gospodarskih družbah (ZGD-1), 54. člen, šesti odstavek: "Poslovne knjige, bilance stanja, izkaze poslovnega izida ter letna in poslovna poročila iz 56. in 60. člena ter prvega odstavka 70. člena tega zakona je treba trajno hraniti." Isti odstavek dopušča, da se knjigovodske listine hranijo le določeno časovno obdobje. Za knjigovodske listine, na podlagi katerih se knjiži, Pravila skrbnega računovodenja (PSR 1.14) roka ne predpisujejo več, temveč ga podjetje določi v svojem splošnem aktu; spodnja meja je davčna, saj 32. člen ZDavP-2 zahteva hrambo do poteka absolutnega zastaralnega roka, ki je po 126. členu ZDavP-2 deset let. Besedilo 54. člena je potrjeno v prečiščenem besedilu, ki velja od 8. 10. 2025.
Abrir la fuenteRegistros de nóminas Permanente
El plazo empieza a contar
od prenehanja vodenja evidence o stroških dela za posameznega delavca, praviloma ob prenehanju delovnega razmerja, se dokumenti hranijo trajno, brez izteka
Base legal
Zakon o evidencah na področju dela in socialne varnosti (ZEPDSV), 17. člen, drugi odstavek: dokumenti s podatki o delavcu, za katerega se preneha voditi evidenca o stroških dela, "se hranijo kot listina trajne vrednosti, ki jo je delodajalec dolžan predložiti na zahtevo pristojnega organa". Trajno hrambo letnih računovodskih izkazov ter končnih obračunov plač oziroma izplačilnih list določajo tudi Pravila skrbnega računovodenja (PSR 6.22). Prečiščeno besedilo ZEPDSV, ki velja od 23. 4. 2025, torej po zadnji noveli zakona, rok trajne hrambe ohranja nespremenjen.
Abrir la fuenteExpedientes de personal Permanente
El plazo empieza a contar
od prenehanja vodenja evidence o zaposlenih delavcih za posameznega delavca, praviloma ob prenehanju delovnega razmerja, se dokumenti hranijo trajno, brez izteka
Base legal
Zakon o evidencah na področju dela in socialne varnosti (ZEPDSV), 14. člen, tretji odstavek: "Dokumenti s podatki o delavcu, za katerega se preneha voditi evidenca o zaposlenih delavcih, in izvirne listine, na podlagi katerih se vpisujejo podatki v evidenco o zaposlenih delavcih, se hranijo kot listina trajne vrednosti." Enako trajno hrambo določa 19. člen za evidenco o izrabi delovnega časa. Trajna hramba zavezuje zakonsko predpisane evidence; ostale osebne podatke iz kadrovske mape je treba po GDPR izbrisati, ko namen obdelave preneha. Prečiščeno besedilo ZEPDSV, ki velja od 23. 4. 2025, torej po zadnji noveli zakona, rok ohranja nespremenjen.
Abrir la fuenteDeclaraciones fiscales y justificantes 10 años
El plazo empieza a contar
deset let od dneva, ko je zastaranje pravice do izterjave prvič začelo teči, to je od dneva, ko bi bilo treba davek plačati (125. člen ZDavP-2), in ne od poteka koledarskega leta
Base legal
Zakon o davčnem postopku (ZDavP-2), 32. člen: dokumentacija in evidence se hranijo "do poteka absolutnega zastaralnega roka pravice do izterjave davka", na katerega se nanašajo. Ta absolutni rok je po 126. členu ZDavP-2 deset let od dneva, ko je zastaranje prvič začelo teči, pri čemer se čas zadržanja zastaranja v desetletni rok ne šteje. Relativni zastaralni rok po 125. členu ZDavP-2 je pet let: pravica do odmere davka zastara v petih letih od dneva, ko bi bilo treba davek napovedati in odmeriti, pravica do izterjave pa v petih letih od dneva, ko bi ga bilo treba plačati. Za fizične osebe, ki ne vodijo poslovnih knjig, 41. člen ZDavP-2 določa krajši, petletni rok.
Abrir la fuenteContratos mercantiles Sin confirmar
Por qué esta fila está vacía
Ni potrjenega zakonskega roka hrambe za pogodbe; navedba "3-10 let" ni preverljiva. Researcher's own cited source refutes the number: the Information Commissioner (IP-RS) opinion at the cited URL explicitly declines to set a fixed retention period for contracts and says it depends on the duration of possible proceedings to enforce rights under the contract. The 3 and 5 year figures come from zastaranje (limitation of claims) under OZ arts. 346/349, which is a legally distinct concept from hramba (retention duty) and does not create a retention obligation; I also could not load the OZ article texts to confirm the article numbers (404). The only firm rule that survives is the general 10-year tax floor under ZDavP-2 art. 32/126, which is already covered by the 'tax' row. Publishing a '3-10' range would present an inference as a statutory requirement.
Extractos bancarios y registros de pagos Sin confirmar
Por qué esta fila está vacía
Ni potrjenega roka za bančne izpiske kot samostojno kategorijo, viri pa si nasprotujejo. The load-bearing citation failed verification: I read ZDDV-1 art. 86 verbatim in the consolidated text in use from 1.1.2025, and paragraphs 5 and 6 cover only računi (and računi relating to nepremičnine); the article contains no mention of 'dokazila o opravljenih plačilih' or of DDV po plačani realizaciji, contrary to the claimed basis. Remaining sources genuinely disagree on the number: ZR art. 30 sets 3 years for 'knjigovodske listine plačilnega prometa' (for organizations not accounting under ZGD-1), PSR 1.14 leaves the period to the entity's own internal act, and ZDavP-2 arts. 32/126 give 10 years only insofar as the statement is tax-relevant documentation. Researcher marked this medium confidence and self-admitted the period could not be confirmed; I could not raise it.
Verificado el 7 de agosto de 2026 y correcto según nuestra investigación en esa fecha. La normativa de conservación cambia, y el plazo de un documento concreto puede depender de su sector, de las condiciones del contrato o de una inspección fiscal abierta. Tómelo como punto de partida y confírmelo con su contable o su abogado antes de destruir ningún documento.
Spain
6 / 7 tipos de documento confirmados
Facturas emitidas y recibidas 4-6 años
El plazo empieza a contar
4 años (fiscal): desde el día siguiente a aquel en que finalice el plazo reglamentario para presentar la declaración o autoliquidación del periodo (art. 67.1 LGT). 6 años (mercantil): desde el último asiento realizado en los libros. La AEAT solo exige 4 años, pero el empresario queda obligado a 6 por el Código de Comercio
Base legal
Ley 58/2003, General Tributaria, art. 66 y 67 (prescripción de 4 años) y art. 70.2, que obliga a cumplir el plazo previsto en la normativa mercantil cuando este sea superior; Real Decreto 1619/2012, Reglamento de facturación, art. 19 y 20, que no fijan plazo propio sino que remiten al de la Ley General Tributaria; Código de Comercio, art. 30.1 (6 años para el empresario). Sin cambios recientes: el Reglamento Verifactu (RD 1007/2023) impone requisitos técnicos y remite también al plazo de la Ley General Tributaria, no establece uno distinto
Abrir la fuenteLibros contables y cuentas anuales 6 años
El plazo empieza a contar
desde el último asiento realizado en los libros
Base legal
Código de Comercio, art. 30.1: "Los empresarios conservarán los libros, correspondencia, documentación y justificantes concernientes a su negocio, debidamente ordenados, durante seis años, a partir del último asiento realizado en los libros, salvo lo que se establezca por disposiciones generales o especiales". Confirmado por la Agencia Tributaria, que advierte de que este plazo mercantil es más largo que la prescripción fiscal de 4 años
Abrir la fuenteRegistros de nóminas 4 años
El plazo empieza a contar
la norma no fija expresamente el día inicial: en la práctica se cuenta desde la fecha del recibo de salario o del documento de cotización. Para las deudas por cuotas, la prescripción de 4 años del art. 24 LGSS corre desde el fin del plazo reglamentario de ingreso
Base legal
Real Decreto Legislativo 5/2000 (LISOS), art. 21.1: es infracción leve no conservar durante cuatro años la documentación que acredita el cumplimiento de las obligaciones de afiliación, altas, bajas y variaciones, así como los documentos de cotización y los recibos justificativos del pago de salarios y del pago delegado de prestaciones. Concordante con el art. 24 del RDL 8/2015 (LGSS), que fija en cuatro años la prescripción de las deudas por cuotas y de las sanciones. El registro diario de jornada también 4 años (Estatuto de los Trabajadores, art. 34.9). Como justificante contable, el Código de Comercio, art. 30 lleva el plazo a 6 años
Abrir la fuenteExpedientes de personal Sin confirmar
Por qué esta fila está vacía
No pude confirmar un plazo legal de 4 años para el expediente personal, y una de las excepciones citadas es falsa. (1) El propio investigador admite que "no existe una norma que fije un plazo único y expreso": el 4 se deduce de plazos de prescripción (LISOS art. 21.1, LGSS art. 24), no de un deber de conservación del expediente. Verifiqué el texto oficial del art. 21.1 LISOS y solo cubre documentación de afiliación/altas/bajas, documentos de cotización y recibos de salarios, que ya están en la fila de payroll; no cubre contratos, evaluaciones, disciplinarios ni currículos. (2) La excepción "documentación de prevención de riesgos laborales 5 años" NO está en la ley: leí el art. 23 de la Ley 31/1995 (LPRL) en su texto consolidado vigente (última modificación 09/04/2026) y no fija ningún plazo en años; obliga a conservar la documentación a disposición de la autoridad laboral y a remitirla al cesar la actividad, sin plazo. Ese 5 parece tomado por analogía de la prescripción de infracciones muy graves. (3) El investigador la marcó como confianza media y no pude elevarla con ninguna fuente autoritativa. Publicar "4 años" para el expediente personal induciría a borrado prematuro y además choca con la minimización del RGPD, que empuja en sentido contrario. Nota: los 40 años para vigilancia de la salud por cancerígenos o amianto sí existen en normativa específica (RD 665/1997, RD 396/2006), pero no los verifiqué en esta pasada y no sostienen por sí solos la cifra principal de la fila.
Declaraciones fiscales y justificantes 4-10 años
El plazo empieza a contar
4 años: desde el día siguiente a aquel en que finalice el plazo reglamentario para presentar la declaración o autoliquidación del periodo (art. 67.1 LGT). 10 años: desde el día siguiente a aquel en que finalice el plazo reglamentario de presentación de la declaración o autoliquidación del ejercicio en que se generó el derecho a compensar la base o cuota o a aplicar la deducción (art. 66 bis.2 LGT)
Base legal
Ley 58/2003, General Tributaria, art. 66 y 67 (prescripción de 4 años); art. 66 bis.2 y art. 70.3 (10 años para iniciar la comprobación de bases o cuotas compensadas o pendientes de compensación y de deducciones aplicadas o pendientes de aplicación, redacción dada por la Ley 34/2015). Sin cambios posteriores en el texto consolidado vigente
Abrir la fuenteContratos mercantiles 5-6 años
El plazo empieza a contar
5 años: desde que pueda exigirse el cumplimiento de la obligación (art. 1964.2 CC). 6 años: desde el último asiento realizado en los libros. Se aplica el más largo aplicable a la empresa
Base legal
Código Civil, art. 1964.2: las acciones personales que no tengan plazo especial prescriben a los cinco años (plazo reducido de 15 a 5 por la disposición final 1 de la Ley 42/2015). Código de Comercio, art. 30.1: el empresario conserva 6 años la documentación y los justificantes concernientes a su negocio, contratos incluidos. En Cataluña el plazo general de prescripción es de 10 años: Codi civil de Catalunya, art. 121-20
Abrir la fuenteExtractos bancarios y registros de pagos 6 años
El plazo empieza a contar
desde el último asiento realizado en los libros. Para los sujetos obligados por la Ley 10/2010, los 10 años cuentan desde la terminación de la relación de negocio o la ejecución de la operación ocasional
Base legal
Código de Comercio, art. 30.1: los extractos y justificantes de pago son "documentación y justificantes concernientes a su negocio". Ninguna norma cita expresamente los extractos bancarios, el plazo se deriva de este artículo. A efectos fiscales bastan 4 años (Ley 58/2003, art. 66). Los sujetos obligados en prevención del blanqueo conservan 10 años: Ley 10/2010, art. 25
Abrir la fuenteVerificado el 7 de agosto de 2026 y correcto según nuestra investigación en esa fecha. La normativa de conservación cambia, y el plazo de un documento concreto puede depender de su sector, de las condiciones del contrato o de una inspección fiscal abierta. Tómelo como punto de partida y confírmelo con su contable o su abogado antes de destruir ningún documento.
Turkey
6 / 7 tipos de documento confirmados
Facturas emitidas y recibidas 5-10 años
El plazo empieza a contar
VUK: start of the calendar year following the year the invoice relates to (5 yrs). TTK: end of the calendar year in which the accounting document came into being (10 yrs, applies to merchants)
Base legal
Vergi Usul Kanunu, md. 253 (5 yıl) ile Türk Ticaret Kanunu, md. 82/1-d ve md. 82/5 (tacirler için 10 yıl). Fatura, TTK md. 64/1 uyarınca yapılan kayıtların dayandığı muhasebe belgesidir. İki rejim paralel yürür; tacirler bakımından bağlayıcı olan uzun süredir. 2026 itibarıyla bu sürelerde değişiklik yoktur.
Abrir la fuenteLibros contables y cuentas anuales 10 años
El plazo empieza a contar
end of the calendar year in which the last entry was made in the books, the inventory was drawn up, or the year-end financial statements were prepared (TTK md. 82/6)
Base legal
Türk Ticaret Kanunu, md. 82/1-a ve md. 82/5-6 (ticari defterler, envanterler, açılış bilançoları, ara bilançolar, finansal tablolar, yıllık faaliyet raporları, topluluk finansal tabloları: on yıl). Vergi yönünden ayrıca Vergi Usul Kanunu, md. 253 asgari 5 yıl öngörür. Yakın tarihli bir değişiklik yoktur.
Abrir la fuenteRegistros de nóminas 10 años
El plazo empieza a contar
start of the year following the year the payroll record relates to (5510 md. 86: "ilgili olduğu yılı takip eden yıl başından başlamak üzere on yıl süreyle")
Base legal
5510 sayılı Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu, md. 86 (işveren ve işyeri sahipleri işyeri defter, kayıt ve belgelerini on yıl saklar; kamu idareleri otuz yıl, tasfiye ve iflas idaresi memurları görevleri süresince). Ücret bordrosu ayrıca Vergi Usul Kanunu, md. 238 ve md. 253 uyarınca 5 yıl muhafaza edilir; bağlayıcı olan 10 yıllık SGK süresidir. Belgeler, SGK denetim memurlarınca istenmesi halinde on beş gün içinde ibraz edilir.
Abrir la fuenteExpedientes de personal Sin confirmar
Por qué esta fila está vacía
Could not confirm either the 10-year figure or the stated start point. (1) I read 4857 sayılı İş Kanunu md. 75 in full: it obliges the employer to keep a özlük dosyası and produce it on demand, but sets NO retention period at all, exactly as the researcher conceded. (2) The 10 years is therefore purely derived, and the sources disagree on when it starts: the researcher's own cited source (CottGroup) says 10 years "belgelerin düzenlendiği tarihten itibaren" (from the date the document was created), while 5510 md. 86 (the other cited anchor) runs "ilgili olduğu yılı takip eden yıl başından başlamak üzere" (start of the year following the relevant year), and TBK md. 146 runs from when the claim becomes due. None of the three supports the claimed "termination of employment" start point for the 10-year figure. (3) A flat "10 years" would understate a real and legally distinct subset: İş Sağlığı ve Güvenliği Hizmetleri Yönetmeliği md. 7 requires "işten ayrılma tarihinden itibaren en az 15 yıl süreyle çalışanların kişisel sağlık dosyalarını" (at least 15 years from termination), with 40-year periods for carcinogen/asbestos exposure records. Researcher marked this medium confidence and I could not raise it; publishing a single derived number with a start point contradicted by its own source would be actively misleading in a compliance tool.
Declaraciones fiscales y justificantes 5 años
El plazo empieza a contar
start of the calendar year following the year the return and its supporting documents relate to
Base legal
Vergi Usul Kanunu, md. 253 (defter ve vesikaları muhafaza: ilgili bulundukları yılı takip eden takvim yılından başlayarak beş yıl) ile md. 114 (beş yıllık tarh zamanaşımı). Geçmiş yıl zararlarının mahsubu, yıllara sari inşaat işleri, amortismanlar, KDV iade ve mahsubu ile takdir komisyonuna sevk hallerinde süre fiilen uzar; takdir komisyonuna başvurulması zamanaşımını durdurur. 2026 itibarıyla değişiklik yoktur.
Abrir la fuenteContratos mercantiles 10 años
El plazo empieza a contar
end of the calendar year in which the commercial correspondence was made (TTK md. 82/6); the 10 yr limitation itself runs from when the claim becomes due (TBK md. 146)
Base legal
Türk Ticaret Kanunu, md. 82/1-b ve 82/1-c ile md. 82/2 (alınan ticari mektuplar ve gönderilen ticari mektupların suretleri; ticari mektup, bir ticari işe ilişkin tüm yazışmalardır: on yıl) ve Türk Borçlar Kanunu, md. 146 (kanunda aksine hüküm bulunmadıkça her alacak on yıllık zamanaşımına tabidir). Ticari sözleşmeleri ismen sayan ayrı bir saklama maddesi yoktur; süre bu iki hükümden türetilir, ancak her iki yol da on yılda birleşir.
Abrir la fuenteExtractos bancarios y registros de pagos 5-10 años
El plazo empieza a contar
end of the calendar year in which the accounting document came into being (TTK md. 82/6); for tax purposes 5 yrs from the start of the following calendar year (VUK md. 253)
Base legal
Türk Ticaret Kanunu, md. 82/1-d ve md. 82/5 (64 üncü maddenin birinci fıkrasına göre yapılan kayıtların dayandığı belgeler: on yıl); banka dekontu ve hesap ekstresi bu kapsamda muhasebe belgesidir. Vergi yönünden Vergi Usul Kanunu, md. 253 asgari 5 yıl öngörür. Banka dekontu ve ekstresini ismen anan ayrı bir saklama maddesi tespit edilemedi; süre genel hükümden türetilmiştir ve tacirler bakımından bağlayıcı olan on yıldır.
Abrir la fuenteVerificado el 7 de agosto de 2026 y correcto según nuestra investigación en esa fecha. La normativa de conservación cambia, y el plazo de un documento concreto puede depender de su sector, de las condiciones del contrato o de una inspección fiscal abierta. Tómelo como punto de partida y confírmelo con su contable o su abogado antes de destruir ningún documento.
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