Por que eliminar el papel?
La oficina promedio utiliza 10.000 hojas de papel por empleado al ano. Para una empresa de 20, eso son 200.000 hojas -- o unos 24 arboles. Pero el problema no es solo medioambiental.
Los documentos en papel:
- Ocupan espacio fisico que cuesta dinero (alquiler, estanterias, almacenamiento)
- No son buscables -- hay que encontrarlos manualmente
- Pueden danarse (agua, fuego, humedad)
- Son dificiles de compartir con equipos remotos
- Ralentizan los procesos -- imprimir, firmar, enviar, archivar
Paso 1: Audite sus documentos existentes
Antes de empezar a digitalizar, necesita saber que tiene. Cree un inventario:
- Que tipos de documentos existen (contratos, facturas, informes...)?
- Cuantos hay en total?
- Cuales son los periodos legales de conservacion?
- Cuales son activos y cuales son de archivo?
Esto le ayuda a priorizar -- comience con los documentos de uso mas frecuente.
Paso 2: Elija el DMS adecuado
Un Sistema de Gestion Documental es el corazon de una oficina sin papel. Al elegir, preste atencion a:
- Capacidades OCR -- puede reconocer texto de documentos escaneados?
- Busqueda -- soporta busqueda de contenido de texto completo?
- Seguridad -- cifrado, control de acceso, copia de seguridad?
- Escalabilidad -- crece con su empresa?
- Integraciones -- funciona con sus herramientas existentes?
Paso 3: Digitalice la documentacion existente
El escaneo es la parte mas laboriosa del proceso, pero una vez hecho -- esta hecho para siempre. Consejos:
- Use un escaner con alimentador automatico de documentos (ADF) para escaneo masivo
- Escanee en formato PDF/A -- el estandar para conservacion a largo plazo
- Use OCR para hacer los documentos buscables
- Nombre los archivos de forma consistente (fecha_tipo_descripcion)
- Organice en una estructura de carpetas clara
Para grandes volumenes, considere servicios profesionales de escaneo.
Paso 4: Establezca flujos de trabajo digitales
Una oficina sin papel no se trata solo de escanear documentos antiguos -- se trata de cambiar como trabaja:
- Firmas electronicas en lugar de imprimir-firmar-escanear
- Formularios digitales en lugar de formularios en papel
- Correo/DMS para aprobaciones en lugar de firma fisica
- Facturas electronicas a traves de sistemas de facturacion electronica
- Almacenamiento en la nube en lugar de archivos fisicos
Paso 5: Forme a su equipo
La tecnologia es inutil si la gente no la usa. La formacion debe ser:
- Breve y practica -- centrada en tareas diarias
- Repetida -- no solo una vez al principio
- Apoyada por la direccion -- si el jefe sigue imprimiendo, nadie cambiara
Ahorro al eliminar el papel
| Categoria | Ahorro anual (empresa de 20 personas) |
|---|---|
| Papel y toner | ~2.000 EUR |
| Espacio de almacenamiento fisico | ~3.000 EUR |
| Tiempo dedicado a buscar documentos | ~500+ horas |
| Envio/entrega de documentos | ~1.000 EUR |
Conclusion
Eliminar el papel es un proceso, no un evento puntual. Pero cada paso aporta ahorros medibles en tiempo, dinero y espacio.
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