Cuanto tiempo pierde en trabajo documental manual?
El trabajador de oficina promedio dedica el 40% de su tiempo laboral a tareas relacionadas con documentos: nombrar, clasificar, enviar para aprobacion, archivar, buscar. La mayoria de estas tareas son repetitivas y pueden automatizarse.
La automatizacion documental no significa reemplazar personas con maquinas -- significa liberar a las personas del trabajo tedioso para que puedan centrarse en tareas que realmente requieren inteligencia humana.
Que se puede automatizar?
1. Nombrado automatico de archivos
En lugar de que cada empleado nombre los archivos como quiera, un DMS puede nombrar automaticamente los documentos segun reglas predefinidas:
- Factura subida ->
2026-02-14_factura_cliente-ABC_001.pdf - Contrato escaneado ->
2026-02-14_contrato_proveedor-XYZ.pdf
La IA reconoce el tipo de documento y extrae datos clave (fecha, nombre del cliente, importe) automaticamente.
2. Categorizacion automatica
Cuando sube un documento, la IA lo analiza y lo coloca automaticamente en la carpeta apropiada:
- Factura -> Finanzas / Facturas / 2026 / Febrero
- Contrato de trabajo -> RRHH / Contratos / Activos
- Albaran -> Logistica / Albaranes / 2026
No mas mover archivos manualmente desde la carpeta de Descargas.
3. Flujos de trabajo de aprobacion
Muchos documentos requieren aprobacion antes de ser definitivos: propuestas, contratos, ordenes de compra. Un flujo de trabajo automatizado:
- El empleado crea/sube un documento
- El sistema lo envia automaticamente al gerente para aprobacion
- El gerente aprueba o devuelve para revision (un clic)
- El documento se firma y archiva automaticamente
- Todos los involucrados reciben una notificacion
No mas "Enviame el documento por correo para que lo firme" -- todo sucede dentro del sistema.
4. Archivado automatico
Los documentos con mas de X meses se mueven automaticamente de carpetas activas a carpetas de archivo. Los documentos que han superado su periodo legal de conservacion se marcan automaticamente para eliminacion.
5. Notificaciones automaticas
Un DMS puede notificarle automaticamente cuando:
- Un contrato vence en 30 dias -- es hora de renovar
- Una factura no se ha pagado en 15 dias -- es hora de un recordatorio
- Un documento lleva mas de 3 dias esperando aprobacion -- escalado
- Un periodo de conservacion esta expirando -- revisar antes de eliminar
ROI de la automatizacion documental
| Tarea | Manual (mensual) | Automatizado | Ahorro |
|---|---|---|---|
| Nombrado y clasificacion | ~15 horas | 0 horas | 15 horas |
| Busqueda de documentos | ~20 horas | ~1 hora | 19 horas |
| Flujos de aprobacion | ~10 horas | ~1 hora | 9 horas |
| Archivado | ~5 horas | 0 horas | 5 horas |
| Total | 50 horas | 2 horas | 48 horas |
Para una empresa con 10 empleados, eso son 480 horas al mes -- o 3 puestos a tiempo completo.
Como empezar con la automatizacion
- Identifique tareas repetitivas -- que hace su equipo cada dia con documentos?
- Defina reglas -- como deben nombrarse, clasificarse, aprobarse los documentos?
- Elija un DMS con automatizacion -- no todos los DMS tienen estas funciones
- Comience con un proceso -- ej. categorizacion automatica de facturas
- Expanda gradualmente -- anada flujos de trabajo, notificaciones, archivado
Conclusion
La automatizacion documental no es el futuro -- es el estandar que sus competidores ya estan utilizando. Cada hora que sus empleados pasan nombrando, clasificando y buscando documentos manualmente es una hora que podrian dedicar a trabajo que realmente crea valor.
Arhivix automatiza el 90% del trabajo documental manual desde el primer dia -- suba un documento y la IA se encarga del resto.
