Un lugar de trabajo del sector compras y facturas recibidas, sin personas

Compras y facturas recibidas

La factura espera, y la nota de recepción sigue en el almacén.

Arhivix recoge las facturas de proveedores del correo, del escáner y del móvil, las lee y propone los datos, marca un posible duplicado y guarda la nota de recepción y el albarán en la misma carpeta del proveedor. El emparejamiento con el pedido de compra y la contabilización en su ERP están en desarrollo.

Pruebe el plan gratuito Solicite un presupuesto

Sin tarjeta.

Cómo pasa el proceso por Arhivix.

Cada paso está marcado: lo que Arhivix hace hoy, lo que está en desarrollo y lo que se queda en su contabilidad, su ERP o su banco.

  1. Pedido de compra

    Fuera de Arhivix

    Se crea en su ERP o en su programa de contabilidad. Cuando llega por correo en PDF, Arhivix lo archiva en la carpeta del proveedor.

  2. Nota de recepción y albarán

    Funciona hoy

    El almacén fotografía o escanea el papel, que queda en la carpeta del proveedor y, en los planes de pago, se puede buscar por su contenido.

  3. Factura recibida

    Funciona hoy

    Llega por correo, desde el escáner o desde el móvil. Arhivix lee el proveedor, el número, el importe y las fechas como propuesta, y usted confirma.

  4. Posible duplicado

    Funciona hoy

    Cuando llega una factura con el mismo número, proveedor e importe, Arhivix la marca, y usted decide qué hacer. Nada se borra solo.

  5. Revisión

    Funciona hoy

    Los documentos que Arhivix no puede archivar con seguridad esperan su confirmación en Smart Inbox.

  6. Emparejamiento con el pedido de compra y la nota de recepción

    En desarrollo

    Comprobar que la factura coincide con el pedido de compra y con la cantidad recibida. Hoy los tres documentos están en la misma carpeta del proveedor, así que la comprobación se hace en un solo lugar.

  7. Aprobación por importe y contabilización en el ERP

    En desarrollo

    Las cadenas de aprobación con umbrales de importe y el envío al ERP están en desarrollo. Hoy su contable registra la factura en el programa de contabilidad.

  8. Archivo

    Funciona hoy

    La factura, la nota de recepción y el albarán se quedan juntos, con historial de versiones y un registro de cada apertura.

Funciona hoy
Disponible hoy en la aplicación.
En desarrollo
Lo estamos desarrollando. Todavía no forma parte de la oferta, y no lo vendemos como terminado.
Fuera de Arhivix
Lo resuelve su programa de contabilidad, su ERP, su banco o un especialista. Arhivix guarda el documento de ese paso.

El mismo trabajo en sectores distintos.

Un cliente envía las facturas por correo, las fotos por WhatsApp, y trae el resto en un sobre el último día.

La clasificación sale de sus horas, no de las del cliente, y cada mes vuelve a empezar de cero.

factura_118.pdf Leído
  • Cliente Hansa Facilities BV
  • Carpeta Hansa Facilities BV/2026-⁠07
  • Propuesta factura recibida, Marendo Trade
Correo y escaneos acaban en la misma carpeta del cliente.
Arhivix hoy
El cliente fotografía el papel con el móvil en una carpeta compartida con su asesoría, y el correo al buzón de su asesoría se archiva por cliente con una regla. Arhivix lee cada documento y propone el tipo y los datos para que usted los confirme.

La misma factura llega por correo, en papel y como foto del móvil, y se contabiliza dos veces.

Un doble asiento o un doble pago, y después una corrección que cuesta más que el propio asiento.

fra_2291.pdf Posible duplicado
  • Número de factura 2291
  • Proveedor Marendo Trade
  • Importe 1.240,00 EUR
Mismo número, proveedor e importe que el escaneo. Usted decide.
Arhivix hoy
Arhivix detecta un posible duplicado por número de factura, proveedor e importe, o por el mismo archivo, y se lo indica, y usted decide si es el mismo documento.

La factura del proveedor está parada porque nadie encuentra la nota de recepción ni el certificado.

Sin prueba de recepción la factura no pasa al pago, así que paga tarde al proveedor o paga una mercancía que nadie ha revisado.

nota_recepcion_0917.jpg archivada
  • Carpeta Marendo Trade S.L.
  • Propuesta nota de recepción 0917, 16/10/2026
  • Avisado compras
La búsqueda Marendo Trade octubre devuelve la nota, el certificado y la factura.
Arhivix hoy
El almacén fotografía la nota de recepción y el certificado en la carpeta del proveedor, y Arhivix los lee y propone el número y la fecha. Un aviso llega a compras, que encuentra ambos papeles y la factura con una búsqueda.

El albarán se queda en la cocina, y su contable espera.

La contabilidad se retrasa, el encargado recoge papeles de cada local a fin de mes, y un albarán perdido ya no respalda la factura.

albaran_0388.jpg Confirmado
  • Carpeta Centro / Albaranes
  • Propuesta albarán 0388, Panadería Orvelle
Compartido con su contable por una regla
Arhivix hoy
El jefe de turno fotografía el albarán en la carpeta del local, Arhivix propone su número y el proveedor, y una automatización lo comparte con su contable. Las facturas del buzón del local se archivan con una regla y se comparten igual.

El hormigón llegó a la obra, el albarán se fue con la hormigonera, y la factura del proveedor ya está esperando.

La factura se paga sin una cantidad confirmada, o espera hasta que alguien encuentra el albarán, y nadie puede demostrar una entrega incompleta.

albaran_0412.pdf Fotografiado
  • Proveedor Hansa Facilities BV
  • Carpeta Edificio B / Albaranes
  • Recibido 14/10, 07:40
Con la factura: Hansa albaranes octubre.
Arhivix hoy
El encargado fotografía el albarán en la carpeta del proyecto antes de que se vaya la hormigonera. Quien revisa la factura del proveedor encuentra cada albarán de ese proveedor con una búsqueda.

Empiece sin un proyecto.

  1. Conecte el buzón de la empresa o suba sus carpetas actuales, y Arhivix lo lee todo en segundo plano.

  2. El papel del terreno se fotografía con el móvil o se escanea; Arhivix propone el tipo y los datos, y usted confirma.

  3. Confirme una vez una regla para el buzón: la próxima vez un adjunto así se archiva solo, y los dudosos esperan su confirmación.

Para pequeñas empresas

Sin tarjeta. Planes de pago desde 22 EUR al mes con facturación anual, precio por empresa.

El plan gratuito busca por nombre de archivo; la búsqueda en el contenido y la búsqueda con IA están en los planes de pago.

Pruebe el plan gratuito

Para más de 20 cuentas y para asesorías

Una conversación sobre sus flujos, la migración y la conexión con los programas que usa. Respondemos en un día laborable.

Solicite un presupuesto

Precios públicos, por empresa

El plan Arhivix Lite es gratuito y no requiere tarjeta. Los planes de pago empiezan desde 22 EUR al mes con facturación anual, e incluso el más pequeño incluye 5 cuentas de usuario, sin precio por usuario. Para más de 20 cuentas preparamos un presupuesto personalizado.

Vea planes y precios

Preguntas frecuentes

Todavía no. El emparejamiento con el pedido de compra y la nota de recepción está en desarrollo. Hoy Arhivix guarda los tres documentos de un proveedor en la misma carpeta y lee sus datos, así que la comprobación se hace en un solo lugar, no en cinco buzones.

Cuando coinciden el número, el proveedor y el importe, Arhivix la marca como posible duplicado, y usted decide si es la misma factura. Arhivix no borra nada por sí mismo.

Todavía no. Las conexiones con ERP y programas de contabilidad están en desarrollo, y las conexiones a medida se crean dentro de un contrato Enterprise. Hoy su contable registra las facturas en el programa de contabilidad.

Usted sube sus carpetas existentes o conecta el buzón de correo de la empresa, y Arhivix lo indexa todo en segundo plano. Los planes estándar no requieren un proyecto de migración ni consultores. Con un contrato Enterprise, su archivo actual se traslada conservando la lógica de carpetas, los metadatos y los plazos de conservación.

Por supuesto. Puede cancelar desde los ajustes de su cuenta con un clic. Sus datos siguen accesibles hasta el final del periodo de facturación actual. Después, su cuenta se pausa y tiene 30 días para exportar sus datos.

¿No encuentra su respuesta? Escríbanos a support@arhivix.com

Envíe su primer documento. Arhivix lo organiza.

Probar el plan gratuito Solicite un presupuesto

Sin compromiso, sin tarjeta de crédito.

NOTIX DOO Beograd · MB 21993310 Compruebe el número de registro en el registro público de empresas APR (se abre en una ventana nueva) · PIB 114240716

Dušana Matića 26, 11000 Belgrado

De lunes a viernes, de 09:00 a 17:00 CET

Factura_Hansa_118.pdf Reenviado
  • Recibido por correo 14:32
  • Leído, datos confirmados
  • Revisado sobre el terreno y aprobado
  • Reenviado a su contable y a su programa

Siguiente: su primer documento

Vídeo: Pexels (Karola G, Kaboompics), licencia de Pexels.