Por que la implementacion no tiene que ser dolorosa
El mayor temor al adoptar un DMS: "Como transferiremos todos los documentos?", "Los empleados no querran usar el nuevo sistema", "Estaremos paralizados durante semanas". Nada de esto tiene que ser verdad -- si sigue el proceso correcto.
Paso 1: Auditar la documentacion existente
Antes de la implementacion, haga un inventario: cuantos documentos tiene, donde estan (servidor, correo, papel), cuales se usan activamente, cuales son de archivo. Esto toma 1-2 dias y da una imagen clara.
Paso 2: Definir la estructura
Determine las categorias: facturas, contratos, RRHH, proyectos, correspondencia. Defina quien tiene acceso a que. Establezca periodos de conservacion. El DMS ayuda con plantillas predefinidas para su mercado.
Paso 3: Configurar usuarios y roles
Defina roles: administrador, contable, director, empleado. Cada rol tiene permisos definidos -- que puede ver, editar, eliminar, compartir.
Paso 4: Migracion de documentos
No migre todo de una vez. Comience con los documentos nuevos -- a partir de hoy, todo va al DMS. Migre los documentos antiguos gradualmente, por prioridad: contratos activos > ano actual > anos anteriores.
Paso 5: Formacion de empleados
La formacion no necesita durar horas. Si el DMS es intuitivo, 30 minutos son suficientes. Clave: muestre a los empleados como el DMS les ahorra tiempo, no lo complicado que es.
Paso 6: Puesta en marcha y seguimiento
Primeras 2 semanas -- soporte intensivo. Supervise quien usa el sistema y quien no. Resuelva los problemas inmediatamente. Despues de un mes -- el sistema se convierte en rutina.
Errores comunes de implementacion
- Intentar migrar todos los documentos de una vez -- paraliza la empresa
- Sin formacion -- los empleados vuelven a los habitos anteriores
- Estructura demasiado complicada -- mas sencillo es mejor
- Sin "campeon" en el equipo -- necesita una persona que impulse la implementacion
Conclusion
Arhivix se implementa en 1-2 dias. Interfaz intuitiva, plantillas predefinidas, formacion incluida. Comience con los documentos nuevos hoy -- migre los antiguos gradualmente. Pruebelo gratis.
