El escenario clasico
Alguien crea una hoja de calculo Excel: "Registro de contratos". Columnas: numero de contrato, cliente, fecha, vencimiento, ubicacion del archivo. Funciona muy bien al principio -- 20 filas, tabla limpia.
Un ano despues? 500 filas. Tres versiones -- una en el servidor, una en el correo del director, una en el portatil del abogado. Ninguna esta actualizada.
8 razones por las que Excel no sirve para el seguimiento de documentos
- Sin vinculo entre la hoja y el archivo -- escribe una ubicacion pero no puede hacer clic para abrir
- Multiples versiones de la hoja -- quien tiene la ultima?
- Sin automatizacion -- entrada manual para cada documento: 2-3 horas/mes para 50 documentos
- Sin recordatorios de plazos -- vence un contrato? Excel no le avisara
- Sin control de acceso por fila -- todos ven todo
- Sin busqueda de contenido -- Excel solo busca lo que usted escribio manualmente
- No escala -- 5.000 filas se vuelve lento e inmanejable
- No cumple los requisitos legales -- no es un libro de archivo, sin marcas de clasificacion
Conclusion
Excel es excelente -- para calculos e informes. Pero para el seguimiento de documentos, es una improvisacion que crea mas problemas de los que resuelve.
Arhivix sustituye sus hojas de calculo Excel con un sistema inteligente que clasifica automaticamente, rastrea plazos y permite busqueda por IA. Todo lo que ingresaba manualmente ahora ocurre automaticamente. Pruebelo gratis.
