SharePoint: Potente, pero demasiado complejo?
Microsoft SharePoint es una plataforma de colaboracion, intranet y gestion de contenido. Con Microsoft 365, millones de empresas lo utilizan. Pero la pregunta que rara vez se hace es: realmente necesita todo SharePoint solo para gestionar documentos?
SharePoint puede hacer mucho -- pero precisamente porque puede hacer tanto, la configuracion y el mantenimiento son complejos, costosos y requieren expertos en TI.
El problema con SharePoint para la gestion documental
1. Configuracion compleja
Para que SharePoint funcione como DMS, necesita configurar bibliotecas de documentos, columnas de metadatos, flujos de trabajo, niveles de permisos y politicas de conservacion. Esto requiere un administrador o consultor de SharePoint -- para pequenas y medianas empresas, este es un coste innecesario.
Un DMS como Arhivix funciona de inmediato -- suba un documento y el sistema se encarga automaticamente de la clasificacion, conservacion y acceso.
2. Confusion entre OneDrive y SharePoint
Microsoft 365 viene con OneDrive (espacio personal) y SharePoint (espacio de equipo). Los empleados a menudo no saben donde almacenar que. Los documentos terminan en el lugar equivocado, aparecen duplicados por todas partes. Un DMS tiene una ubicacion central para todos los documentos -- sin confusion.
3. La busqueda requiere metadatos correctamente configurados
La busqueda de SharePoint es potente -- SI los documentos estan correctamente etiquetados con metadatos. En la practica, los empleados rara vez rellenan los campos de metadatos. Resultado: la busqueda devuelve cientos de resultados irrelevantes. Un DMS con IA extrae automaticamente metadatos del contenido del documento -- la busqueda funciona incluso sin etiquetado manual.
4. Sin localizacion para regulaciones locales
SharePoint no conoce las leyes de archivado locales, normativas de gestion de oficina ni periodos de conservacion especificos del pais. Todo debe configurarse manualmente -- etiquetas de conservacion, revisiones de disposicion, politicas de cumplimiento. Un DMS localizado tiene todo esto integrado.
5. Las licencias son complejas y costosas
Para la funcionalidad DMS completa en SharePoint, necesita un plan Microsoft 365 E3 o E5. Eso son 25 a 57 USD por usuario al mes. Para una empresa de 50 empleados, son 1.250-2.850 USD al mes -- solo en licencias, sin implementacion. Un DMS especializado cuesta significativamente menos.
6. Sin firmas electronicas integradas
Microsoft ofrece integracion con Adobe Sign o DocuSign -- pero son licencias adicionales y costes adicionales. Un DMS con firmas electronicas integradas permite firmar directamente desde el flujo documental.
7. Sin libro de archivo
SharePoint no tiene concepto de libro de archivo -- para empresas con requisitos regulatorios, esto significa trabajo manual adicional o software adicional. Un DMS genera automaticamente registros de archivo de todos los documentos categorizados.
SharePoint vs DMS: Comparacion
| Criterio | SharePoint / OneDrive | DMS (Arhivix) |
|---|---|---|
| Configuracion | Compleja (necesita equipo TI) | Listo en 5 minutos |
| Clasificacion automatica | Manual (metadatos) | Clasificacion con IA |
| Busqueda | Requiere metadatos | OCR + IA (funciona sin etiquetas) |
| Regulaciones locales | Configuracion manual | Integradas |
| Coste (50 usuarios) | 1.250-2.850 USD/mes | Significativamente menos |
| Firmas electronicas | Licencia adicional | Integradas |
| Libro de archivo | No disponible | Automatico |
| App movil | Si (app SharePoint) | Si |
Cuando es SharePoint la eleccion correcta?
SharePoint tiene sentido si:
- Ya tiene licencias Microsoft 365 E3/E5
- Tiene un equipo de TI que puede configurar y mantener SharePoint
- Necesita intranet, wiki y colaboracion mas alla del DMS
- Opera en multiples paises y necesita una solucion global
Cuando es mejor un DMS especializado?
Un DMS es mejor si:
- Necesita una solucion que funcione inmediatamente, sin configuracion
- No tiene un equipo de TI para mantener SharePoint
- Necesita cumplimiento con regulaciones locales
- Quiere firmas electronicas, flujos de trabajo y registros de archivo en un sistema
- Su presupuesto no permite licencias Microsoft 365 Enterprise
Conclusion
SharePoint es una herramienta poderosa -- pero el poder viene con complejidad. Para empresas que quieren una gestion documental sencilla, rapida y en cumplimiento, un DMS especializado es la opcion mas inteligente.
Arhivix le da todo lo que necesita de un DMS -- sin equipo de TI, sin configuracion compleja, sin licencias costosas.
