Que es el libro de archivo y por que es obligatorio?
El libro de archivo (arhivska knjiga) es un registro legalmente obligatorio donde toda persona juridica y empresario en Serbia debe registrar todo el material documental (registraturski materijal) creado durante las operaciones comerciales. Segun la Ley de materiales de archivo y actividades de archivo ("Gaceta Oficial de la RS", N.o 6/2020), toda empresa debe mantener un libro de archivo y presentarlo al archivo competente antes del 30 de abril del ano en curso para el ano anterior.
Muchas empresas desconocen esta obligacion o la ignoran -- hasta que llega la inspeccion de archivos. Las multas para personas juridicas pueden alcanzar los 2.000.000 RSD.
Que columnas contiene el libro de archivo?
El formulario del libro de archivo contiene las siguientes columnas:
| Columna | Descripcion | Ejemplo |
|---|---|---|
| Numero secuencial | Numero de entrada continuo, se traslada de ano en ano | 1, 2, 3... |
| Fecha de entrada | Fecha en que se registra la entrada | 15.01.2026 |
| Ano de creacion | Ano en que se creo la documentacion | 2025 |
| Marca de clasificacion | Codigo de su lista de categorias | 04-02 |
| Contenido (descripcion) | Breve descripcion de la categoria documental | Facturas emitidas |
| Cantidad | Numero de carpetas, cajas o MB (para documentos electronicos) | 3 carpetas |
| Periodo de conservacion | Periodo de almacenamiento segun la lista de categorias | 10 anos |
| Ubicacion | Donde se almacena la documentacion fisica/digitalmente | Estante 3, sala de archivo |
| Observaciones | Informacion adicional (destruido, entregado al archivo, etc.) | -- |
Paso a paso: como rellenar el libro de archivo
Paso 1: Preparar la lista de categorias
Antes de comenzar a rellenar, debe tener adoptada una Lista de categorias de material registral con periodos de conservacion. Este documento define todos los tipos de documentacion de su empresa y durante cuanto tiempo debe conservarse cada tipo. La lista debe ser aprobada por el archivo competente.
Paso 2: Recopilar toda la documentacion del ano
Cree un inventario de toda la documentacion creada o recibida durante el ano:
- Facturas (recibidas y emitidas)
- Contratos
- Documentacion de RRHH
- Estados financieros
- Documentacion fiscal
- Correspondencia general
- Documentacion tecnica
Paso 3: Clasificar la documentacion
Asigne cada documento a la categoria apropiada segun su lista de categorias. Cada categoria recibe su marca de clasificacion.
Paso 4: Rellenar las columnas
Para cada categoria documental, introduzca los datos en el libro de archivo. El numero secuencial continua del ano anterior -- no se empieza desde 1 cada ano.
Paso 5: Firmar y presentar
El libro de archivo lo firma la persona responsable de la proteccion del material registral. La presentacion se realiza al archivo territorial competente (por ejemplo, el Archivo Historico de Belgrado para empresas de Belgrado) antes del 30 de abril.
Errores mas comunes
- Empezar el numero secuencial desde 1 cada ano -- El numero es continuo, se traslada del ano anterior
- No tener lista de categorias -- Sin una lista aprobada, el libro de archivo carece de base
- Omitir la documentacion electronica -- Las facturas electronicas, correos electronicos y contratos digitales tambien deben registrarse
- Cantidades inexactas -- Indique con precision el numero de carpetas/cajas o megabytes
- Rellenar retroactivamente en el ultimo momento -- Mantenga el libro durante todo el ano, no solo antes del plazo
Libro de archivo electronico o en papel?
La ley permite mantener el libro de archivo en formato electronico. Esto es mucho mas practico porque permite:
- Generacion automatica de numeros secuenciales
- Busqueda por cualquier campo
- Exportacion a PDF o Excel para la presentacion al archivo
- Integracion con sistemas DMS para el llenado automatico
Arhivix genera automaticamente el libro de archivo basandose en los documentos que carga en el sistema. En lugar de rellenarlo manualmente, el sistema rastrea cada documento y al final del ano -- el libro de archivo esta listo con un solo clic.
Plazo y sanciones
El plazo para presentar el libro de archivo al archivo competente es el 30 de abril del ano en curso para la documentacion creada en el ano calendario anterior.
Sanciones por no presentar o por registros inexactos:
- Personas juridicas: 50.000 -- 2.000.000 RSD
- Empresarios: 10.000 -- 500.000 RSD
- Personas responsables: 5.000 -- 150.000 RSD
Conclusion
Rellenar el libro de archivo no tiene que ser complicado si cuenta con la preparacion y la herramienta adecuadas. La clave es mantener los registros durante todo el ano, tener una lista de categorias aprobada y no esperar hasta el ultimo momento.
Con Arhivix, el libro de archivo se genera automaticamente. Cargue documentos en el sistema durante todo el ano y para abril -- todo estara listo para la presentacion. Pruebelo gratis.
