Por que importan los periodos de conservacion de documentos
Toda empresa esta legalmente obligada a conservar ciertos registros durante un numero especifico de anos. Destruir documentos demasiado pronto puede dar lugar a multas, fallos en auditorias y perdida de proteccion legal. Por otro lado, guardar todo para siempre crea desorden innecesario y costes.
Conocer los periodos exactos de conservacion le ayuda a:
- Mantener el cumplimiento legal
- Automatizar la eliminacion/archivado de documentos antiguos
- Ahorrar espacio de almacenamiento (fisico y digital)
- Estar preparado para auditorias fiscales e inspecciones
Calendario de conservacion de documentos
Registros financieros
| Tipo de documento | Periodo de conservacion | Base legal |
|---|---|---|
| Estados financieros anuales | Permanente | Ley de Sociedades / PCGA |
| Libro mayor y diarios | 7 anos | Regulaciones fiscales |
| Facturas de venta y compra | 7 anos | IVA / Codigo Tributario |
| Extractos bancarios | 7 anos | Regulaciones fiscales |
| Declaraciones de IVA | 7 anos | Ley del IVA |
| Declaraciones del impuesto de sociedades | 7 anos | Codigo Tributario |
| Recibos de gastos | 7 anos | Regulaciones fiscales |
| Registros de nominas | 7 anos | Legislacion laboral |
Registros de empleados
| Tipo de documento | Periodo de conservacion | Base legal |
|---|---|---|
| Contratos de trabajo | 6 anos tras la finalizacion | Legislacion laboral |
| Registros de pension | Permanente | Regulaciones de pensiones |
| Hojas de asistencia / control horario | 3 anos | Directiva de Tiempo de Trabajo |
| Registros de salud y seguridad | 40 anos | Regulaciones de PRL |
| Registros de formacion | Duracion del empleo + 3 anos | Mejores practicas |
Documentos comerciales y legales
| Tipo de documento | Periodo de conservacion | Base legal |
|---|---|---|
| Escritura de constitucion | Permanente | Ley de Sociedades |
| Contratos con clientes/proveedores | 6 anos tras vencimiento | Ley de Prescripcion |
| Albaranes | 6 anos | Ley de Compraventa |
| Ordenes de compra | 6 anos | Derecho mercantil |
| Permisos de planificacion | Permanente | Regulaciones urbanisticas |
| Polizas de seguro | Permanente (mientras activa + 6 anos) | Legislacion de seguros |
Que ocurre si destruye documentos demasiado pronto?
Las consecuencias pueden ser graves:
- Sanciones fiscales -- la autoridad tributaria puede imponer multas y estimar su base imponible
- Incapacidad para demostrar su posicion en un tribunal o durante una auditoria
- Perdida de deducciones fiscales -- sin factura no hay devolucion de IVA
- Sanciones regulatorias -- los reguladores del sector pueden tomar medidas
Como automatizar los periodos de conservacion
Rastrear manualmente los periodos de conservacion de miles de documentos es una tarea imposible. Un DMS como Arhivix puede:
- Asignar automaticamente periodos de conservacion segun el tipo de documento
- Enviar alertas antes de que expire un periodo de conservacion
- Sugerir archivado o eliminacion de documentos pasado su periodo de conservacion
- Generar informes sobre documentos por periodo de conservacion
- Prevenir la eliminacion prematura bloqueando documentos
Almacenamiento digital vs. en papel
En la mayoria de las jurisdicciones, las copias digitales ahora tienen la misma validez legal que los originales en papel, siempre que cumplan ciertos requisitos (integridad, autenticidad, legibilidad). Esto significa que puede:
- Escanear documentos en papel y almacenarlos digitalmente
- Destruir los originales en papel despues de la digitalizacion (siguiendo el procedimiento adecuado)
- Usar facturas electronicas en lugar de papel
El almacenamiento digital no solo es legal -- es mas barato, mas seguro y mas practico.
Conclusion
Los periodos de conservacion no son opcionales -- son un requisito legal. Eliminar demasiado pronto cuesta multas; guardar demasiado tiempo cuesta espacio y recursos.
Arhivix rastrea automaticamente los periodos de conservacion de cada documento y le notifica cuando es hora de archivar o eliminar. Nunca mas tendra que rastrear plazos manualmente.
