Zakonska obaveza imenovanja odgovornog lica
Prema članu 9. Zakona o arhivskoj građi i arhivskoj delatnosti („Sl. glasnik RS", br. 6/2020), svaki stvaralac i imalac registraturskog materijala dužan je da odredi odgovorno lice za zaštitu registraturskog materijala i arhivske građe.
Ovo nije opcija — to je zakonska obaveza za sve firme, preduzetnike, institucije i organizacije u Srbiji.
Ko može biti odgovorno lice?
Zakon ne propisuje konkretne kvalifikacije, ali u praksi to je obično:
- Direktor ili vlasnik — u malim firmama najčešće sam direktor
- Administrativni radnik — sekretar, office menadžer
- Pravnik firme — ako ga firma ima
- Zaposleni u arhivi — u većim firmama
- Računovođa — često u praksi, mada ne idealno jer već ima puno obaveza
Bitno je da je to zaposleno lice u firmi — ne može biti neko spolja (osim u slučaju uslužnog arhiviranja).
Koje su obaveze odgovornog lica?
Odgovorno lice je zaduženo za:
1. Vođenje arhivske knjige
Uredno popunjavanje arhivske knjige tokom cele godine i predaja nadležnom arhivu do 30. aprila.
2. Primena Liste kategorija
Pravilna klasifikacija dokumentacije prema usvojenoj Listi kategorija registraturskog materijala.
3. Čuvanje dokumentacije
Obezbeđivanje adekvatnih uslova za čuvanje — odgovarajuća prostorija, temperatura, zaštita od vlage i požara.
4. Procedura uništavanja
Priprema spiskova dokumentacije za uništavanje, podnošenje zahteva za saglasnost arhivu, sprovođenje postupka uništavanja.
5. Komunikacija sa nadležnim arhivom
Kontakt sa teritorijalno nadležnim arhivom — predaja arhivske knjige, dobijanje saglasnosti, odgovaranje na zahteve.
6. Priprema za inspekciju
Održavanje svih dokumenata i evidencija u stanju spremnom za eventualnu kontrolu arhivske inspekcije.
Kako formalno imenovati odgovorno lice?
Imenovanje se vrši internom odlukom ili rešenjem koje potpisuje direktor ili ovlašćeno lice firme. Dokument treba da sadrži:
- Ime i prezime imenovanog lica
- Radno mesto/pozicija
- Datum imenovanja
- Opis obaveza
- Zakonski osnov (član 9. Zakona)
- Potpis direktora i pečat firme
Ova odluka se čuva trajno i pokazuje se arhivskoj inspekciji na zahtev.
Šta ako firma nema imenovano odgovorno lice?
Nepostojanje imenovanog odgovornog lica je prekršaj prema Zakonu. Kazne su iste kao za ostale prekršaje u vezi sa arhivskom građom:
- Pravna lica: 50.000 — 2.000.000 RSD
- Odgovorna lica: 5.000 — 150.000 RSD
Praktični saveti
- Imenujte osobu koja ima vremena — ovo je realna obaveza sa konkretnim zadacima, ne samo formalnost
- Omogućite obuku — nadležni arhivi često organizuju besplatne obuke za odgovorna lica
- Koristite softver — DMS sistem dramatično smanjuje obim posla odgovornog lica
- Planirajte zamenu — ako odgovorno lice napusti firmu, odmah imenujte novo
Zaključak
Imenovanje odgovornog lica za zaštitu registraturskog materijala je jedna od prvih obaveza svake firme prema Zakonu o arhivskoj građi. Ovo lice je stub celokupnog sistema upravljanja dokumentacijom.
Arhivix znatno olakšava posao odgovornog lica — automatizuje arhivsku knjigu, prati rokove čuvanja, kategorizuje dokumentaciju i generiše izveštaje. Umesto ručnog vođenja evidencije, odgovorno lice koristi sistem koji radi za njega. Probajte besplatno.
