Zakon o sistemu elektronskih otpremnica
Srbija je usvojila Zakon o sistemu elektronskih otpremnica, uspostavljajuci obavezan okvir za digitalnu dokumentaciju isporuke koji ce preoblikovati logistiku i uskladjenost lanaca snabdevanja sirom zemlje. Ovaj zakon stvara centralizovani elektronski sistem za izdavanje, prenos i cuvanje otpremnica, zamenjujuci papirne procese koji su bili standardna praksa decenijama.
Zakonodavstvo je uskladjeno sa sirom strategijom digitalne transformacije Srbije i odrazava slicne inicijative u zemljama clanicama EU. Digitalizacijom otpremnica, vlada ima za cilj smanjenje PDV prevara, poboljsanje transparentnosti lanaca snabdevanja i smanjenje administrativnog opterecenja za preduzeca koja se bave transportom i isporukom robe.
Javni subjekti: Obavezno od 1. januara 2026.
Prva faza uvodjenja usmerena je na subjekte javnog sektora, koji su obavezni da izdaju i primaju elektronske otpremnice kroz centralizovani sistem pocevsi od 1. januara 2026. godine. Ovo ukljucuje sva ministarstva, javne agencije, drzavna preduzeca i organizacije koje se pretezno finansiraju iz javnih budzeta. Transakcije javnih nabavki koje ukljucuju isporuku fizicke robe moraju da budu pracene elektronskim otpremnicama generisanim kroz zvanicnu platformu.
Javni subjekti su unapred obavesteni da integrisu svoje sisteme nabavke i logistike sa platformom za elektronske otpremnice. Dobavljaci javnog sektora treba da se pripreme za prijem elektronskih potvrda isporuke i obezbede da njihovi sistemi mogu da obrade i arhiviraju ove dokumente na odgovarajuci nacin.
Prelazni period: januar do jun 2026.
Prepoznajuci tehnicke izazove prelaska na potpuno digitalni sistem dokumentacije isporuke, zakon predvidja prelazni period od januara do juna 2026. Tokom ovog sestomsecnog perioda, od javnih subjekata se ocekuje da koriste elektronski sistem, ali ce se sprovodjenje i kazne primenjivati sa vecom fleksibilnoscu. Cilj je da se organizacijama omoguci da identifikuju i rese probleme integracije, obuci osoblje i uspostave pouzdane radne tokove bez neposredne pretnje sankcijama.
Medjutim, preduzeca ne bi trebalo da tretiraju prelazni period kao opcionalan. Srpske vlasti su nagovestile da ce subjekti koji ne ulazu nikakav napor ka uskladjenosti tokom ovog perioda i dalje biti pod nadzorom. Prelazni period je namenjen za usavrsavanje, a ne za odlaganje implementacije u potpunosti.
B2B obaveza: 1. oktobar 2027.
Druga i dalekoseznija faza zahteva da sve transakcije izmedju poslovnih subjekata koje ukljucuju isporuku robe koriste elektronske otpremnice, sa pocetkom primene od 1. oktobra 2027. godine. Ovo se primenjuje na svaki registrovani poslovni subjekt u Srbiji, bez obzira na velicinu ili delatnost. Bilo da kompanija salje sirovine fabrici, isporucuje gotove proizvode maloprodaji ili prenosi robu izmedju sopstvenih skladista, elektronska otpremnica mora da bude generisana i preneta kroz sistem.
B2B obaveza predstavlja fundamentalnu promenu u nacinu na koji srpske kompanije upravljaju svojom logistickom dokumentacijom. Kompanije ce morati da integrisu svoje sisteme za upravljanje skladistima, sisteme za upravljanje transportom i ERP platforme sa infrastrukturom elektronskih otpremnica. Rano planiranje je od sustinskog znacaja, jer tehnicki rad na integraciji moze trajati sest do dvanaest meseci u zavisnosti od slozenosti sistema.
Priprema za uskladjenost
Preduzeca treba da zapocnu pripremu revizijom trenutnih procesa otpremnica, identifikacijom svih tacaka gde se generisu papirne otpremnice i mapiranjem polja podataka koje zahteva elektronski sistem. IT timovi treba da se upoznaju sa tehnickim specifikacijama koje je objavilo nadlezno ministarstvo i pocnu sa evaluacijom opcija integracije, bilo kroz direktne API konekcije, middleware resenja ili sertifikovane platforme trecih lica.
Obuka osoblja je jednako vazna. Magacioneri, koordinatori logistike, vozaci i racunovodstveni timovi -- svi komuniciraju sa otpremnicama u razlicitim fazama. Svaka grupa mora da razume nove digitalne radne tokove i kako se elektronske otpremnice integrisu sa postojecim procesima kao sto je elektronsko fakturisanje kroz SEF.
Kako Arhivix pomaze
Arhivix pruza sveobuhvatnu platformu za digitalno arhiviranje dizajniranu za regulatornu uskladjenost. Sa AES-256 enkripcijom, bezbednim AWS S3 skladistenjem i kompletnim revizijskim tragovima, Arhivix osigurava da vasi dokumenti ispunjavaju najstrize zakonske zahteve. Bilo da trebate da arhivirate elektronske otpremnice zajedno sa elektronskim fakturama, vodite dugorocnu evidenciju o kretanju robe ili pokazete uskladjenost tokom logistickih revizija, Arhivix pruza upravljanje dokumentima na nivou preduzeca koje vase poslovanje odrzava uskladjenim i spremnim za reviziju.
