Zakon o arhivskoj gradji i arhivskoj delatnosti u Srbiji
Zakon o arhivskoj gradji i arhivskoj delatnosti uspostavlja pravni okvir za nacin na koji organizacije u Srbiji moraju da upravljaju, stite i cuvaju svoju dokumentarnu bastinu. Ovaj zakon se primenjuje na sva pravna lica -- privatne kompanije, javne institucije, nevladine organizacije i preduzetnike -- zahtevajuci od njih da vode organizovanu evidenciju o svojoj arhivskoj gradji i dokumentarnom materijalu.
Zakon nalaze da svaka organizacija imenuje odgovorno lice za upravljanje dokumentacijom, razvije listu kategorija dokumenata sa propisanim rokovima cuvanja i vodi arhivsku knjigu koja kataloguje sav dokumentarni materijal nastao ili primljen u toku poslovanja.
Propisi iz 2024: Sta se promenilo od 1. januara
Novi podzakonski akti koji sprovode Zakon o arhivskoj gradji stupili su na snagu 1. januara 2024. godine, uvodecu azurirane zahteve za digitalno arhiviranje i elektronsko vodjenje evidencije. Ovi propisi modernizuju regulatorni okvir eksplicitnim regulisanjem cuvanja dokumenata u elektronskom obliku, uspostavljanjem tehnickih standarda za digitalne arhive i definisanjem uslova pod kojima elektronske kopije mogu da zamene papirne originale.
Propisi iz 2024. zahtevaju od organizacija da obezbede integritet, autenticnost i dostupnost elektronski arhiviranih dokumenata tokom citavog propisanog roka cuvanja. Ovo ukljucuje odrzavanje odgovarajucih metapodataka, implementaciju kontrola pristupa i koriscenje sistema skladistenja koji sprecavaju neovlascenu izmenu zapisa.
Arhivska knjiga: Struktura i godisnji rok
Arhivska knjiga je obavezan registar koji kataloguje sav arhivski i dokumentarni materijal koji poseduje organizacija. Mora da bude organizovana hronoloski i po kategorijama dokumenata, sa unosima koji ukljucuju tip dokumenta, datum nastanka ili prijema, rok cuvanja i mesto skladistenja. Arhivska knjiga sluzi kao primarni referentni dokument kako za organizaciju tako i za drzavne arhivske inspektore.
Svako pravno lice u Srbiji mora da dostavi azuriranu arhivsku knjigu nadleznom drzavnom arhivu do 30. aprila svake godine. Ova godisnja dostava obuhvata sav dokumentarni materijal iz prethodne kalendarske godine. Propustanje roka od 30. aprila ili nevodjenje arhivske knjige uopste predstavlja regulatorni prekrsaj koji podleze kaznama.
Kazne za nepostovanje propisa
Kazne za krsenje arhivskih obaveza su znacajne. Pravna lica koja ne vode arhivsku knjigu, ne dostave je do roka od 30. aprila ili ne organizuju i ne stite pravilno svoju arhivsku gradju, suocavaju se sa kaznama do 2.000.000 RSD. Odgovorna lica u organizaciji takodje mogu biti licno kaznjena. Drzavni arhivski inspektori sprovode redovne inspekcije i imaju ovlascenja da izdaju naloge za korektivne mere, sa naknadnim inspekcijama radi provere uskladjenosti.
S obzirom na tezinu ovih kazni, organizacije bi trebalo da tretiraju odrzavanje arhivske knjige kao kontinuiran proces, a ne kao godisnju zurbu pred rok. Mesecna ili kvartalna azuriranja arhivske knjige tokom godine osiguravaju tacnost i smanjuju rizik od gresaka ili propusta.
Najbolje prakse za digitalno arhiviranje
Prema propisima iz 2024. godine, organizacije koje vode svoje arhivske knjige i dokumentarni materijal u elektronskom obliku moraju da implementiraju nekoliko tehnickih mera zastite. Sistemi skladistenja treba da obezbede verifikaciju integriteta podataka putem kontrolnih suma ili slicnih mehanizama. Pristup arhiviranim dokumentima mora da bude kontrolisan kroz sisteme autentifikacije i autorizacije. Procedure pravljenja rezervnih kopija moraju da osiguraju da se arhivirani materijal moze povratiti u slucaju kvara sistema ili gubitka podataka.
Organizacije takodje treba da uspostave jasne politike za migraciju arhiviranih dokumenata kako tehnologija napreduje. Formati datoteka koji se koriste za dugorocno skladistenje treba da budu otvoreni i standardizovani kako bi se sprecilo zastarevanje. Redovne provere integriteta treba da verifikuju da uskladisteni dokumenti ostaju dostupni i neizmenjeni tokom vremena.
Kako Arhivix pomaze
Arhivix pruza sveobuhvatnu platformu za digitalno arhiviranje dizajniranu za regulatornu uskladjenost. Sa AES-256 enkripcijom, bezbednim AWS S3 skladistenjem i kompletnim revizijskim tragovima, Arhivix osigurava da vasi dokumenti ispunjavaju najstrize zakonske zahteve. Bilo da trebate da vodite uskladjenu arhivsku knjigu, bezbedno cuvate dokumentarni materijal tokom propisanih rokova cuvanja ili se pripremite za inspekcije drzavnog arhiva, Arhivix pruza upravljanje dokumentima na nivou preduzeca koje vase poslovanje odrzava uskladjenim i spremnim za reviziju.
