Likvidatura ulaznih računa: šta je, šta propisuje zakon i kako se uklapa u rok na SEF-u

Likvidatura ulaznog računa je interna provera da je račun formalno, suštinski i računski ispravan, posle koje odgovorna lica potvrđuju da se može proknjižiti i platiti. Reč „likvidatura“ ne postoji u Zakonu o računovodstvu (Sl. glasnik RS 73/2019 i 44/2021), ali sama provera jeste propisana: pre knjiženja firma određuje odgovorno lice koje potpisom ili drugom identifikacionom oznakom potvrđuje da je isprava verodostojna (član 10). Ko proverava, kojim redom i u kom roku, uređuje opšti akt firme (član 8).

Stanje propisa: 11. novembar 2026. Zakon o računovodstvu proverili smo u tekstu na Paragraf Lex, a Zakon o elektronskom fakturisanju u prečišćenom tekstu zaključno sa Sl. glasnikom RS 80/2026 na portalu eFaktura Ministarstva finansija. Izmene iz broja 80/2026 primenjuju se od 1. januara 2027, a pojedine od 1. jula 2027, i ne menjaju delove zakona koje ovde opisujemo.

Šta propisuje Zakon o računovodstvu

Zakon ne koristi reč likvidatura, ali opisuje sve njene delove:

• Član 8 stav 1: firma opštim aktom uređuje organizaciju računovodstva i interne računovodstvene kontrolne postupke, određuje lica odgovorna za zakonitost i ispravnost nastanka poslovne promene i za sastavljanje i kontrolu računovodstvenih isprava, i uređuje kretanje isprava i rokove za njihovo dostavljanje na knjiženje.
• Član 9: knjiži se na osnovu verodostojnih računovodstvenih isprava, a isprava može biti pisani dokument ili elektronski zapis. Fotokopija je osnov za knjiženje samo ako je na njoj navedeno gde se čuva original i ako ju je odgovorno lice potvrdilo potpisom ili drugom identifikacionom oznakom.
• Član 10: isprava sastavljena kao elektronski zapis sadrži potpis ili drugu identifikacionu oznaku odgovornog lica, odnosno elektronski potpis. Pre unosa u poslovne knjige firma određuje odgovorno lice koje potvrđuje da je isprava potpuna, istinita, računski tačna i da verodostojno prikazuje poslovnu promenu. Kontrolu ne mogu da vrše lica zadužena materijalnim stvarima (vrednostima) na koje se isprava odnosi.
• Član 11: isprava primljena od drugih lica dostavlja se na knjiženje najkasnije u roku od pet radnih dana od datuma prijema, i u tom roku mora da se izvrši i kontrola njene verodostojnosti. Posle kontrole, knjiži se u roku od pet radnih dana od prijema.

Pravno lice koje opštim aktom ne uredi organizaciju računovodstva na način iz člana 8 stav 1, postupa suprotno članu 10 ili isprave ne dostavi na knjiženje u roku iz člana 11 čini privredni prestup, za koji je propisana kazna od 100.000 do 3.000.000 dinara, a za odgovorno lice od 20.000 do 150.000 dinara (član 57). Preduzetnik za iste radnje odgovara za prekršaj, sa kaznom od 100.000 do 500.000 dinara (član 58).

E-faktura ovo ne menja. Zakon o elektronskom fakturisanju u članu 7 kaže da ne utiče na primenu odredaba zakona kojim se uređuje računovodstvo u delu o računovodstvenoj ispravi, pa ulazna e-faktura prolazi istu kontrolu kao papirni račun. Isti član navodi šta e-faktura uobičajeno sadrži (izdavalac i primalac sa PIB-om i matičnim brojem, redni broj i datum izdavanja, datum isporuke, vrsta i količina dobara ili vrsta i obim usluga, osnovica, stopa i iznos PDV-a, ukupan iznos), što je dobar spisak za formalnu proveru. Koliko dugo se računi i e-fakture čuvaju posle knjiženja, opisujemo u tekstu Rokovi čuvanja poslovne dokumentacije u Srbiji.

Ko šta radi: uobičajena podela

Zakon ne propisuje koliko potpisa treba i čijih. To određuje vaš opšti akt, obično pravilnik o računovodstvu, pa je podela ispod uobičajena praksa, a ne zakonska obaveza:

1. Prijem: osoba koja je primila robu ili uslugu potvrđuje da je isporučeno ono što piše na računu, u toj količini i kvalitetu. To je suštinska provera.
2. Kontrola: računovodstvo ili nabavka upoređuje račun sa porudžbinom ili ugovorom, otpremnicom i dogovorenom cenom, i proverava podatke o firmama, PIB, PDV i zbirove. To su formalna i računska provera.
3. Odobrenje: rukovodilac ili lice koje opšti akt ovlasti odobrava plaćanje i, za e-fakturu, odluku da se faktura na SEF-u prihvati ili odbije.

Jedno pravilo ovde dolazi iz zakona: magacioner koji je zadužen za primljenu robu može da potvrdi prijem, ali kontrolu verodostojnosti računa za tu robu ne može da potpiše (član 10). U opštem aktu je korisno navesti i ko zamenjuje odsutnog potpisnika, jer rok na SEF-u ne čeka.

Kako se likvidatura uklapa u rok na SEF-u

Prihvatanje ili odbijanje e-fakture na SEF-u nije interna beleška. SEF je sistem kojim upravlja jedinica Ministarstva finansija (član 2 Zakona o elektronskom fakturisanju), a softver izdavaoca preko njega preuzima informacije o prihvatanju ili odbijanju izdatih faktura (Interno tehničko uputstvo za SEF, verzija od 1. oktobra 2026). Vaša odluka je, dakle, izjava dobavljaču kroz državni sistem.

Rok propisuje član 10 Zakona o elektronskom fakturisanju:

• primalac proverava e-fakturu i prihvata je ili odbija u roku od 15 dana od dana prijema;
• ako ne reaguje subjekt javnog sektora, faktura se po isteku roka smatra prihvaćenom;
• ako ne reaguje privatna firma, SEF je ponovo obaveštava, a ako ni u narednih pet dana ne prihvati ni ne odbije fakturu, ona se smatra odbijenom;
• odbijena faktura može se naknadno prihvatiti;
• e-faktura se smatra dostavljenom u trenutku izdavanja, a kada SEF privremeno ne radi, u trenutku ponovnog uspostavljanja rada sistema.

Član 10 izmene iz Sl. glasnika RS 80/2026 nisu menjale, a za propušten rok član 18 ne propisuje kaznu. Interno tehničko uputstvo navodi statuse ulaznih dokumenata u SEF-u: Nova, Pregledano, Podsetnik poslat (podsetnik posle sedam dana), Ponovo obavešteni (podsetnik posle 15 dana da fakturu prihvatite ili odbijete), Stornirano, Prihvaćeno i Odbijeno. Opciju „Prihvatanje“ uputstvo opisuje kao odobravanje ulaznog dokumenta, pa je ono što se obično zove „odobravanje fakture na SEF-u“ zapravo prihvatanje iz člana 10, a ne interna likvidatura. Ostale obaveze i rokove opisujemo u tekstu Elektronske fakture u Srbiji: SEF obaveze, rokovi i kazne.

Kada firma SEF koristi neposredno, a ne preko informacionog posrednika, fakturu prihvata ili odbija ovlašćeno lice firme preko korisničkog interfejsa, u okviru svojih ovlašćenja, ili poslovni softver firme preko API-ja (član 8 Pravilnika o elektronskom fakturisanju, Sl. glasnik RS 47/2023, sa izmenama zaključno sa 71/2026). Ovlašćenja se dodeljuju kroz uloge: u modulu eFaktura korisničkom nalogu se dodeljuje jedna od šest uloga, kao što su „Korisnik za ulazne dokumente“ ili „Revizor“ (Korisničko uputstvo za SEF Admin modul).

Iz toga sledi redosled: interna provera treba da se završi pre isteka 15 dana, da bi prihvatanje na SEF-u bilo odluka, a ne posledica isteka roka. Za kontrolu verodostojnosti Zakon o računovodstvu daje i kraći rok, pet radnih dana od prijema (član 11), pa je to u praksi prvi rok na koji likvidatura treba da stigne.

Kako to izgleda na papiru i u mejlu

Na papiru likvidatura je pečat na računu sa poljima za potpis onoga ko je primio, ko je kontrolisao i ko je odobrio, a račun putuje od stola do stola. E-faktura se za to odštampa ili prosledi mejlom kao PDF, pa se odgovori „u redu“ skupljaju u prepisci. Tu se često zapetljava:

• nema pouzdanog zapisa ko je i kada odobrio: paraf na kopiji ili odgovor u mejlu teško se kasnije pronalazi;
• račun čeka kod nekoga ko je na odmoru ili na terenu, a rok od 15 dana na SEF-u teče od dana prijema;
• isti račun uđe dvaput, na primer jednom kao PDF iz mejla i jednom sa SEF-a, ili ga dve osobe proslede računovodstvu;
• niko nema pregled šta čeka i kod koga, pa se za fakturu sazna tek kada stigne ponovno obaveštenje sa SEF-a.

Šta treba da ima elektronsko odobravanje

Ako birate program za likvidaturu, bez obzira na proizvođača, proverite da li ima:

• odobravaoca dodeljenog po dobavljaču, vrsti troška ili mestu troška, da račun stigne kod prave osobe bez prosleđivanja;
• korake zadatim redom (prijem, kontrola, odobrenje), sa podelom uloga koja poštuje član 10;
• limite po iznosu, na primer dodatni potpis iznad iznosa koji odredite;
• zamenu za odsutnog odobravaoca;
• komentar uz odluku i zapis ko je odobrio i kada, koji ostaje uz račun i posle arhiviranja;
• pregled šta čeka, kod koga i koliko je dana ostalo do isteka roka na SEF-u;
• prihvatanje ili odbijanje na SEF-u iz istog programa, posle poslednjeg potpisa;
• upozorenje na mogući duplikat pre plaćanja.

Zakon dozvoljava da potvrda kontrole bude potpis ili druga identifikaciona oznaka koju utvrdi opšti akt (član 10), pa u pravilniku o računovodstvu navedite kako se odobrenje potvrđuje u programu koji uvodite. Za poređenje, Sistem za upravljanje fakturama, koji mogu da koriste subjekti javnog sektora sa više nivoa saglasnosti koji nemaju svoj takav sistem (član 11 Zakona o elektronskom fakturisanju), ima uloge odobravaoca, kontrolora i finalizatora, zamenu za vreme odmora i komentare koji trajno prate fakturu kroz odobravanje i arhiviranje (Interno tehničko uputstvo za SEF).

Šta Arhivix radi danas

Arhivix za firme u Srbiji prima ulazne e-fakture sa SEF-a, a prihvatate ih ili odbijate iz Arhivixa, sa SEF API ključem vaše firme; statusi se sinhronizuju sa SEF-om. Svaki arhivirani dokument upisuje se u arhivsku knjigu, sa rokom čuvanja iz vaše Liste kategorija. Dokumenta Arhivix može da šalje vašem knjigovođi odmah ili zbirno, po vrsti dokumenta (podešavanje „Slanje knjigovođi“). Arhivix upozorava na mogući duplikat (isti broj fakture, isti dobavljač i iznos ili isti fajl), a odluku ostavlja vama.

Redosled potpisa u likvidaturi, limite po iznosu i zamenu odsutnog odobravaoca uređuje vaš opšti akt, a likvidaturu potpisuju lica koja on odredi. Račun sa porudžbinom ili otpremnicom upoređuje i proknjižava vaš knjigovođa, u svom programu. Rad sa SEF fakturama opisujemo na stranici e-fakture u Arhivixu, a razlike među elektronskim arhivama i DMS programima u poređenju za firme u Srbiji.